Hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình cần thiết để giấy tờ, tài liệu được công nhận và sử dụng hợp pháp tại quốc gia khác. Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Vậy cơ quan nào được phép thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam? Cùng Dịch Thuật Số 1 tìm hiểu quy định mới nhất về thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong bài viết dưới đây.
>>> Xem thêm: Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự
Cơ quan nào có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự?
Kể từ ngày 03/8/2025, Nghị định 196/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 5 Nghị định 111 về hợp pháp hóa lãnh sự, chuyển cơ chế từ “ủy quyền” sang “phân cấp thẩm quyền”, qua đó xác định rõ trách nhiệm trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa. Theo đó cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự được quy định như sau:
1. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam
Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong nước bao gồm Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao tại Hà Nội), Sở Ngoại vụ Tp.HCM và Sở Ngoại vụ một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được phân cấp thẩm quyền giải quyết.
Theo đó, các cơ quan này được phân chia phạm vi địa lý và nhiệm vụ xử lý chuyên môn như sau:
- Cục Lãnh sự: Tiếp nhận và giải quyết toàn diện các hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự của cá nhân, tổ chức thuộc địa bàn từ tỉnh Thừa Thiên Huế trở ra phía Bắc.
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: Tiếp nhận và giải quyết toàn diện các hồ sơ tương tự Cục Lãnh sự cho các cá nhân, tổ chức thuộc địa bàn từ tỉnh Quảng Nam trở vào phía Nam.
- Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được phân cấp: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ tùy theo phạm vi quy định cụ thể của Bộ Ngoại giao (thường tập trung mảng chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam).
>>> Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự từ A-Z
>>> Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự Sở Ngoại vụ TPHCM
2. Cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài
Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thực hiện ngoài lãnh thổ Việt Nam, thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự thuộc về các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, bao gồm Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán và các cơ quan khác được Nhà nước Việt Nam giao thực hiện chức năng lãnh sự tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ sở tại.
Tùy theo nguồn gốc và mục đích sử dụng của giấy tờ, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ thực hiện các thủ tục khác nhau:
- Đối với giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam: Cơ quan đại diện Việt Nam sẽ thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự để xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan có thẩm quyền nước sở tại. Sau đó, giấy tờ mới được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
- Đối với giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài: Cơ quan đại diện Việt Nam có thể thực hiện chứng nhận lãnh sự đối với giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp, với điều kiện có đủ mẫu con dấu và chữ ký để đối chiếu, xác minh.
>>> Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự có thời hạn bao lâu?
3. Bảng tóm tắt nộp hồ sơ ở đâu tùy tình huống
| Bạn đang ở | Giấy tờ cần xử lý | Nộp hồ sơ tại |
| Việt Nam | Giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam | Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ được phân cấp |
| Việt Nam | Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài (CNLS) | Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ được phân cấp |
| Nước ngoài | Giấy tờ nước sở tại dùng tại Việt Nam | ĐSQ/Tổng LSQ Việt Nam tại nước đó |
| Bất kỳ đâu | Giấy tờ thuộc diện miễn HPHLS | Không cần nộp |
Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự điện tử (online) từ 01/01/2026
Từ 01/01/2026, thủ tục HPHLS có thể thực hiện hoàn toàn trực tuyến theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP mà không cần đến trực tiếp Cục Lãnh sự hay Sở Ngoại vụ.
Cách thực hiện:
- Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử
- Điền biểu mẫu, đính kèm bản điện tử giấy tờ cần HPHLS (kèm bản dịch tiếng Việt/Anh nếu có)
- Nhận mã số hồ sơ để theo dõi tiến độ
- Nhận kết quả là bản điện tử có tem chứng nhận và ký số qua email hoặc tài khoản định danh số
Lưu ý: Hình thức này chỉ áp dụng với giấy tờ điện tử có chữ ký số hợp lệ. Giấy tờ bản giấy thông thường vẫn nộp theo hình thức trực tiếp hoặc bưu điện.
Thủ tục hợp pháp hóa /Chứng nhận lãnh sự đầy đủ
1. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài bao gồm 4 bước chính:
Bước 1: Chứng thực tài liệu
Tài liệu cần được công chứng hoặc xác nhận bởi cơ quan công chứng có thẩm quyền tại quốc gia phát hành tài liệu.
Bước 2: Xin chứng nhận của cơ quan ngoại giao
Mang tài liệu đã được công chứng đến:
- Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước phát hành.
- Bộ phận ngoại giao tại Việt Nam (nếu tài liệu đã được công chứng và có mặt tại Việt Nam).
Bước 3: Xin chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam
Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo yêu cầu. Nộp bộ hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam, như:
- Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam.
- Các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nếu tài liệu không ở Việt Nam.
Bước 4: Dịch thuật công chứng tài liệu
Sau khi tài liệu được hợp pháp hóa, cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài
Thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ Việt Nam để có hiệu lực ở nước ngoài bao gồm 3 bước:
Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu
- Dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia nơi tài liệu sẽ được sử dụng.
- Công chứng bản dịch tại cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự từ cơ quan ngoại giao Việt Nam
Nộp hồ sơ gồm bản dịch và tài liệu cần hợp pháp hóa tại:
- Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam, hoặc
- Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài (nếu tài liệu không có sẵn ở Việt Nam).
Sau khi có chứng nhận lãnh sự, người nộp có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện các bước tiếp theo.
>>> Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự
Bước 3: Xin chứng nhận từ cơ quan ngoại giao nước tiếp nhận
Nộp hồ sơ đã được chứng nhận lãnh sự tại:
- Cơ quan ngoại giao của quốc gia nơi tài liệu sẽ được sử dụng, hoặc
- Bộ phận ngoại giao nước đó tại Việt Nam (nếu có).
Lưu ý: Tùy vào từng quốc gia, cơ quan ngoại giao thẩm quyền có thể khác nhau. Người nộp cần tìm hiểu rõ quy định của nước đó để hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
>>> Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh
Dịch vụ hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói
Hợp pháp hóa lãnh sự là một quy trình quan trọng, yêu cầu tuân thủ đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam và nước ngoài. Việc hoàn thiện các thủ tục này đòi hỏi sự chính xác và hiểu biết rõ ràng về quy trình pháp lý.
Dịch Thuật Số 1 tự hào cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói, thay mặt khách hàng thực hiện mọi bước từ chứng nhận, hợp pháp hóa đến dịch thuật công chứng.
Bảng giá cho dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói tại Dịch Thuật Số 1 để Hợp pháp hóa giấy tờ cấp tại Việt Nam cần sử dụng tại nước ngoài:
| Nội dung: | Giá: |
| Giá sao y bản chính: | 10.000đ / 1 trang |
| Giá dịch thuật từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài: | Từ 49.000đ / 1 trang tài liệu gốc / 300 từ |
| Giá công chứng bản dịch: | 50.000đ / tài liệu |
| Giá chứng nhận lãnh sự (dán tem bộ ngoại giao Việt Nam): | 300.000đ / 1 tem (Giá giảm còn 250.000đ / 1 tem nếu khách hàng làm từ 2 tài liệu trở lên) |
| Giá Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán: | từ 2.500.000đ đến 4.500.000đ tuỳ từng tài liệu |
Lưu ý: Khách hàng có thể lựa chọn làm tới bất kỳ bước nào và tự hoàn thiện các bước còn lại. Dịch Thuật Số 1 sẽ chỉ thu phí tới bước nào mà khách hàng cần chúng tôi làm.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Cơ quan nào có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở Việt Nam?
Tại Việt Nam, thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự thuộc Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh. Một số Sở Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
Sở Ngoại vụ tỉnh nào được phân cấp thực hiện HPHLS?
Bộ Ngoại giao ủy quyền cho một số Sở/Phòng Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố đủ điều kiện tiếp nhận hồ sơ HPHLS. Danh sách này được cập nhật định kỳ trên Cổng thông tin lãnh sự của Bộ Ngoại giao.
Có thể nộp hồ sơ HPHLS online không?
Có. Người dân có thể khai tờ khai điện tử và đặt lịch hẹn trực tuyến qua hệ thống dịch vụ công của Bộ Ngoại giao. Tuy nhiên, nhiều trường hợp vẫn cần nộp bản gốc hoặc bản giấy theo yêu cầu.
Phí HPHLS là bao nhiêu?
Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay thường là 30.000 đồng/chứng nhận/dấu theo quy định của Nhà nước. Ngoài ra có thể phát sinh phí dịch thuật, công chứng hoặc chuyển phát nếu sử dụng dịch vụ tại Dịch Thuật Số 1.
Mất bao lâu để hoàn thành thủ tục HPHLS?
Thông thường, hồ sơ hợp lệ được giải quyết trong 1 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh thêm thông tin hoặc số lượng giấy tờ lớn, thời gian có thể kéo dài hơn.
Giấy tờ đã có Apostille có cần HPHLS nữa không?
Phụ thuộc vào quốc gia sử dụng. Việt Nam hiện chưa tham gia Công ước Apostille, vì vậy giấy tờ nước ngoài có Apostille vẫn thường phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.
Việc xác định cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và bảo đảm hồ sơ được xử lý đúng quy định. Nếu bạn cần hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng hoặc xử lý hồ sơ sử dụng tại nước ngoài, hãy liên hệ Dịch Thuật Số 1 qua hotline 0934.888.768 để được tư vấn và hỗ trợ thủ tục nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
