Hợp pháp hóa lãnh sự Canada (hoặc xin chứng nhận Apostille) là thủ tục pháp lý bắt buộc để giấy tờ của Việt Nam được công nhận, sử dụng hợp pháp tại Canada và ngược lại.
Từ ngày 11/09/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille. Theo đó, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước khi lưu thông giữa Việt Nam và Canada có thể thực hiện chứng nhận Apostille thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, tùy loại tài liệu, nơi cấp, mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, giấy tờ có thể được miễn, cần tem Apostille hoặc phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Vậy chính xác:
- Hợp pháp hóa lãnh sự Canada là gì?
- Khi nào cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Canada?
- Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự Canada gồm những bước nào?
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Canada, từ hồ sơ, quy trình thực hiện đến các trường hợp áp dụng Apostille. Nếu cần hỗ trợ xử lý hồ sơ trọn gói, hãy liên hệ Dịch Thuật Số 1 qua hotline 0934.888.768 để được tư vấn miễn phí.
LIÊN HỆ TƯ VẤN DỊCH VỤ Gửi tin nhắn qua Messenger
Apostille, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Canada là gì?
Apostille, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Canada đều là thủ tục xác thực con dấu, chữ ký và chức danh trên văn bản nhằm đảm bảo tính pháp lý, giúp giấy tờ được công nhận và sử dụng hợp pháp giữa Việt Nam và Canada.
Tùy thuộc vào loại tài liệu và quy định áp dụng, 3 hình thức này sẽ có sự khác biệt như sau:
- Chứng nhận lãnh sự: Do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ thực hiện (như Bộ Ngoại giao) xác nhận tính hợp lệ của con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ trước khi mang ra nước ngoài sử dụng.
- Hợp pháp hóa lãnh sự Canada: Thủ tục xác thực pháp lý do cơ quan thẩm quyền (hoặc cơ quan đại diện ngoại giao của Canada) thực hiện, nhằm giúp tài liệu do nước ngoài cấp được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Canada (hoặc ngược lại).
- Chứng nhận Apostille (Tem Apostille): Là hình thức chứng nhận giản lược theo Công ước Hague. Giấy tờ thuộc phạm vi Công ước chỉ cần xin duy nhất 01 tem Apostille tại cơ quan thẩm quyền của nước cấp là có giá trị sử dụng trực tiếp tại nước còn lại.
>>> Xem thêm: Cơ quan nào có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự?
Danh mục giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự Canada và Apostille
Tùy thuộc vào loại văn bản, cơ quan phát hành và yêu cầu của đơn vị tiếp nhận, danh mục giấy tờ khi lưu thông giữa Việt Nam và Canada được chia thành 3 nhóm chính dưới đây:
1. Nhóm giấy tờ áp dụng thủ tục Apostille
Đa số các văn bản do cơ quan nhà nước, tổ chức công lập hoặc cơ quan tư pháp cấp đều thuộc phạm vi Công ước Apostille. Đối với nhóm này, bạn chỉ cần xin 01 tem Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước phát hành mà không cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Canada như trước đây. Một số tài liệu phổ biến gồm:
Giấy tờ cá nhân
- Giấy tờ hộ tịch: Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy chứng tử, trích lục hộ tịch.
- Hồ sơ lý lịch & Pháp lý: Phiếu lý lịch tư pháp (Số 1, Số 2) tại Việt Nam, lý lịch tư pháp do Cảnh sát Hoàng gia Canada (RCMP) cấp.
- Giấy tờ giáo dục (Trường công lập): Bằng tốt nghiệp, học bạ, bảng điểm, chứng nhận hoàn thành chương trình học do các trường học, viện nghiên cứu công lập cấp.
- Văn bản tư pháp khác: Bản án, quyết định của Tòa án, giấy xác nhận của cơ quan công an.
Giấy tờ doanh nghiệp & Thương mại
- Giấy đăng ký doanh nghiệp (ERC), giấy chứng nhận đầu tư (IRC).
- Giấy đăng ký mã số thuế, chứng nhận nộp thuế của doanh nghiệp.
- Văn bản, chứng nhận do cơ quan quản lý nhà nước (Sở Kế hoạch & Đầu tư, Bộ Công thương, Hải quan…) ban hành.
DỊCH VỤ XIN CHỨNG NHẬN APOSTILLE TRỌN GÓI
2. Nhóm giấy tờ cần Hợp pháp hóa lãnh sự Canada hoặc Công chứng tiền xử lý
Đối với các văn bản tư nhân hoặc giấy tờ thương mại (như hợp đồng, giấy ủy quyền, báo cáo tài chính…), do không phải do cơ quan nhà nước trực tiếp phát hành nên chưa được tính là văn bản công. Đối với nhóm này, bạn cần thực hiện công chứng/chứng thực chữ ký trước, sau đó mới nộp xin Apostille hoặc làm hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định đặc thù:
- Văn bản cá nhân tự lập: Giấy ủy quyền, hợp đồng cho/tặng, bản cam kết, di chúc cá nhân, đơn tự nguyện.
- Hồ sơ học tập trường dân lập/tư thục: Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm do các cơ sở giáo dục tư nhân hoặc trung tâm đào tạo quốc tế cấp.
- Văn bản nội bộ doanh nghiệp: Hợp đồng thương mại, điều lệ công ty, biên bản họp Hội đồng quản trị, quyết định bổ nhiệm, thư bổ nhiệm/ủy quyền nội bộ, báo cáo tài chính kiểm toán độc lập.
- Chứng thư y tế & Lao động: Giấy khám sức khỏe, chứng chỉ hành nghề, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc do doanh nghiệp tư nhân cấp.
Hợp pháp hóa lãnh sự Canada ở đâu?
Đối với các loại giấy tờ không thuộc diện cấp tem Apostille , thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự Canada sẽ được thực hiện tại các cơ quan có thẩm quyền theo từng chiều giấy tờ như sau:
- Giấy tờ Việt Nam mang sang Canada sử dụng: Chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao – Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh. Sau đó làm hợp pháp hóa lãnh sự Canada tại Đại sứ quán ở Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán tại TP.HCM.
- Giấy tờ Canada mang về Việt Nam sử dụng: Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Canada (Bộ Ngoại giao Canada hoặc Cơ quan ngoại vụ cấp Tỉnh/Bang). Sau đó làm hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Canada.
Lưu ý: Tất cả giấy tờ sau khi hoàn thành thủ tục chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đều bắt buộc phải được dịch thuật công chứng sang ngôn ngữ của nước tiếp nhận trước khi nộp cho cơ quan chức năng.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Canada
Để giấy tờ, văn bản do Việt Nam cấp có giá trị pháp lý và được các cơ quan chức năng, trường học hay doanh nghiệp tại Canada chấp nhận, quy trình xử lý năm 2026 được thực hiện chuẩn xác theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Tiến hành dịch toàn bộ nội dung giấy tờ gốc sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp và thực hiện công chứng bản dịch tại Phòng Tư pháp cấp quận/huyện hoặc các Phòng Công chứng có thẩm quyền.
Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Hồ sơ cần nộp:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/TK hoặc kê khai trực tuyến theo biểu mẫu điện tử LS/HPH-2025/TKĐT trên cổng dịch vụ công).
- Bản gốc + 01 bản photocopy giấy tờ cần chứng nhận.
- Bản dịch thuật công chứng tiếng Anh/Pháp + 01 bản photocopy.
- Căn cước công dân/Hộ chiếu gốc của người nộp hồ sơ (để xuất trình).
Cơ quan nộp hồ sơ:
- Hà Nội: Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao (40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội).
- TP. Hồ Chí Minh: Sở Ngoại vụ TP.HCM (số 6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh).
- Các tỉnh/thành khác: Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền tiếp nhận.
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan Đại diện Ngoại giao Canada
Bạn nộp bộ hồ sơ đã có tem chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam kèm theo các biểu mẫu yêu cầu của phía Canada, thanh toán lệ phí lãnh sự theo quy định. Giấy tờ được dán tem Hợp pháp hóa lãnh sự Canada, chính thức đủ điều kiện pháp lý để sử dụng tại Canada.
Cơ quan nộp hồ sơ:
- Đại sứ quán Canada tại Hà Nội: 31 Hùng Vương, Điện Biên, Ba Đình.
- Tổng Lãnh sự quán Canada tại TP.HCM: Tầng 10, Tòa nhà Metropolitan, 235 Đồng Khởi, Quận 1.
Lưu ý:
Trường hợp đã sang Canada nhưng mang theo giấy tờ gốc Việt Nam chưa được hợp pháp hóa trong nước, bạn có thể xử lý gián tiếp theo 2 bước:
- Gửi hồ sơ đến Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Vancouver để làm thủ tục chứng nhận lãnh sự.
- Nộp tiếp hồ sơ đã có chứng nhận của ĐSQ/TLSQ Việt Nam lên Bộ Ngoại giao Canada (Global Affairs Canada – GAC) để hoàn tất hợp pháp hóa.
Hợp pháp hóa lãnh sự Canada cho giấy tờ để sử dụng tại Việt Nam
Đối với các tài liệu do Canada cấp không thuộc diện cấp tem Apostille, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Canada được thực hiện theo 3 bước như sau:
Bước 1: Công chứng tiền xử lý tại Canada
Trước khi gửi đến cơ quan ngoại giao chứng nhận, tài liệu cần được xác minh tính hợp pháp ban đầu tùy theo bản chất văn bản:
- Văn bản tư nhân / Doanh nghiệp (Hợp đồng, giấy ủy quyền, thư bổ nhiệm, xác nhận kinh nghiệm…): Bắt buộc phải mang đến Công chứng viên (Notary Public) hoặc Ủy viên tuyên thệ tại Canada để chứng thực chữ ký và con dấu.
- Văn bản công lập (Lý lịch tư pháp RCMP, đăng ký kết hôn, giấy phép kinh doanh liên bang…): Được miễn bước công chứng và chuyển thẳng sang Bước 2.
Bước 2: Xin Chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan thẩm quyền Canada
Hồ sơ sau khi công chứng (hoặc giấy tờ công gốc) được nộp đến cơ quan ngoại giao Canada để xin dán tem chứng nhận:
- Bộ Ngoại giao Canada (Global Affairs Canada – GAC): Xử lý các giấy tờ cấp liên bang hoặc văn bản đã qua công chứng viên.
- Cơ quan ngoại vụ/Tư pháp Tỉnh/Bang: Xử lý các tài liệu do chính quyền tỉnh/bang đó cấp (như Ontario, British Columbia, Alberta, Quebec…).
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự ở Canada
Sau khi được Bộ Ngoại giao Canada xác thực, hồ sơ được dán tem Hợp pháp hóa lãnh sự chính thức để có giá trị pháp lý tại Việt Nam. Tem Hợp pháp hóa lãnh sự do Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam dán trực tiếp lên văn bản, xác nhận con dấu của GAC/Tỉnh bang Canada.
Cơ quan nộp hồ sơ: Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Vancouver
Bước 4: Dịch thuật công chứng sang Tiếng Việt
Giấy tờ sau khi đã dán tem Hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Canada sẽ được mang về Việt Nam để dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng tư pháp tại Phòng Tư pháp cấp quận/huyện hoặc các Văn phòng công chứng trước khi nộp cho cơ quan tiếp nhận.
Bảng giá phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Canada mới nhất
Bảng giá cho dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói tại Dịch Thuật Số 1 mới nhất hiện nay.
| Nội dung: | Giá: |
| Sao y bản chính | 10.000đ / 1 trang |
| Dịch thuật từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài | Từ 49.000đ / 1 trang tài liệu gốc / 300 từ |
| Công chứng bản dịch | 50.000đ / tài liệu |
| Chứng nhận lãnh sự (dán tem bộ ngoại giao Việt Nam): | 300.000đ / 1 tem (Giá giảm còn 250.000đ / 1 tem nếu khách hàng làm từ 2 tài liệu trở lên) |
| Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán | từ 2.500.000đ đến 4.500.000đ tuỳ từng tài liệu |
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Canada trọn gói tại Dịch Thuật Số 1
Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Canada là thủ tục hành chính phức tạp. Đòi hỏi bạn phải nắm vững các quy định pháp lý và trình tự thực hiện để tránh lãng phí thời gian và công sức. Bên cạnh đó, hồ sơ của bạn có thể bị thất lạc hoặc kết quả không hợp lệ nếu không thực hiện đúng quy trình.
Để giảm thiểu các rủi ro này, Dịch Thuật Số 1 tự hào cung cấp dịch vụ chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự uy tín. Giúp bạn hợp thức hóa các giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Canada hoặc ngược lại một cách nhanh chóng nhất.
Chúng tôi cam kết:
- Thay mặt khách hàng thực hiện mọi thủ tục, từ dịch thuật công chứng đến hợp thức hóa.
- Cập nhật thông tin nhanh chóng về tiến độ, quy trình từ các cơ quan chức năng.
- Tối ưu chi phí và thời gian xử lý.
- Đảm bảo tính hợp pháp, đúng hẹn theo yêu cầu của khách hàng.
- Cam kết bảo mật thông tin của khách hàng.
Để nhận báo giá và tư vấn hỗ trợ kịp thời từ đội ngũ chuyên gia của Dịch Thuật Số 1, bạn hãy liên hệ qua Hotline 0934.888.768.
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và quy trình làm việc bài bản. Dịch Thuật Số 1 cam kết sẽ hỗ trợ bạn hoàn thiện hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự Canada nhanh chóng, đúng quy định và bảo mật thông tin tuyệt đối. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ về dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại Canada. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp.
