Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản đã có nhiều thay đổi sau khi Việt Nam áp dụng Công ước Apostille trong quan hệ giữa 2 nước. Theo đó, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước có thể sử dụng Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.
Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng thuộc phạm vi Apostille. Bài viết dưới đây của Dịch Thuật Số 1 sẽ giúp bạn xác định trường hợp cần Apostille, chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự, đồng thời hướng dẫn hồ sơ và quy trình thực hiện giữa Việt Nam và Nhật Bản theo quy định 2026.
LIÊN HỆ TƯ VẤN DỊCH VỤ Gửi tin nhắn qua Messenger
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và Apostille Nhật Bản là gì?
Để sử dụng giấy tờ giữa Việt Nam và Nhật Bản, người dân và doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Chứng nhận Apostille Nhật Bản tùy thuộc vào loại giấy tờ và quy định áp dụng.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là quy trình chứng nhận chữ ký, con dấu trên các giấy tờ do Nhật Bản hoặc Việt Nam cấp, nhằm giúp các giấy tờ này được công nhận pháp lý và sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giữa Việt Nam và Nhật Bản sẽ bao gồm hai trường hợp:
- Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam.
- Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản.
Trước khi Việt Nam áp dụng Công ước Apostille, nhiều giấy tờ phải trải qua nhiều bước xác nhận tại cơ quan có thẩm quyền và cơ quan ngoại giao của hai nước mới có thể được chấp nhận sử dụng ở quốc gia còn lại.
2. Chứng nhận Apostille Nhật Bản là gì?
Apostille là cơ chế chứng nhận đặc biệt được thiết lập theo Công ước La Haye năm 1961 (Công ước Apostille) về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài.
Theo đó, sau khi được cấp Apostille, giấy tờ có thể được sử dụng trực tiếp tại các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với nước cấp mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại quốc gia tiếp nhận tài liệu.
Việc thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hay cấp dấu Apostille giữa Việt Nam và Nhật Bản sẽ còn phụ thuộc vào loại giấy tờ và mục đích sử dụng của tài liệu. Vì vậy, cá nhân và doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xin Apostille theo quy định.
Phân biệt giấy tờ cần Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Tùy thuộc vào loại giấy tờ, cơ quan ban hành và mục đích sử dụng, tài liệu của bạn sẽ thuộc diện Chỉ cần tem Apostille, Bắt buộc Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, hoặc Được miễn trừ.
1. Giấy tờ chỉ cần tem Apostille
Với giấy tờ công do cơ quan nhà nước, tổ chức tư pháp hoặc cơ sở giáo dục cấp, nếu đủ điều kiện có thể chứng nhận Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản. Các giấy tờ phổ biến gồm:
- Giấy tờ hộ tịch & Nhân thân: Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (độc thân), Giấy khai tử, Trích lục hộ tịch,…
- Hồ sơ tư pháp & Hành chính: Phiếu lý lịch tư pháp (Số 1 và Số 2), Bản án/Quyết định của Tòa án, Giấy xác nhận không tiền án tiền sự…
- Bằng cấp & Giấy tờ giáo dục: Bằng tốt nghiệp (THPT, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ), Bảng điểm, Học bạ, Chứng chỉ ngoại ngữ (JLPT, IELTS…), Giấy xác nhận sinh viên…
- Văn bản công chứng & Chứng thực: Văn bản ủy quyền, Bản dịch công chứng, Tờ khai tuyên thệ, Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc đã qua công chứng tư pháp.
DỊCH VỤ XIN CHỨNG NHẬN APOSTILLE TRỌN GÓI
2. Giấy tờ bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Theo quy định điều khoản loại trừ của Công ước La Haye (Apostille), những giấy tờ không thuộc thẩm quyền công hoặc liên quan trực tiếp đến thương mại/ngoại giao không được áp dụng Apostille mà bắt buộc phải trải qua thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự 3 bước (qua Bộ Ngoại giao và Đại sứ quán/Lãnh sự quán):
- Chứng từ thương mại & Hải quan: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Bảng kê hàng hóa (Packing List), Tờ khai hải quan, Vận đơn (Bill of Lading)…
- Tài liệu doanh nghiệp tự lập: Hợp đồng kinh tế, Báo cáo tài chính nội bộ, Biên bản họp HĐQT, Thỏa thuận hợp tác không có xác nhận của cơ quan quản lý nhà nước.
- Văn bản do viên chức Ngoại giao/Lãnh sự lập trực tiếp.
Việc xác định Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản phụ thuộc vào từng loại giấy tờ và cách chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền. Chỉ một khác biệt về chữ ký, con dấu hoặc bước chứng thực cũng có thể làm thay đổi quy trình.
Để tránh nộp sai thủ tục, bị trả hồ sơ hoặc mất thêm thời gian, bạn có thể gửi bản scan giấy tờ qua Zalo/Hotline 0934.888.768. Đội ngũ Dịch Thuật Số 1 sẽ kiểm tra miễn phí và tư vấn chính xác phương án xử lý phù hợp với từng hồ sơ.
DỊCH VỤ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TRỌN GÓI
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản
Đối với các giấy tờ Việt Nam nằm ngoài phạm vi Công ước Apostille, người nộp cần thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Việc có cần xác nhận bổ sung tại Cơ quan đại diện Ngoại giao Nhật Bản hay không sẽ tùy thuộc vào loại tài liệu và yêu cầu cụ thể của nơi tiếp nhận.
Quy trình các bước như sau:
Bước 1: Xác nhận yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản
Trước khi tiến hành dịch thuật hay nộp hồ sơ xin chứng nhận, người nộp cần liên hệ trực tiếp với trường học, doanh nghiệp hoặc cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản để làm rõ các tiêu chuẩn:
- Loại bản sao: Yêu cầu bản chính hay bản sao chứng thực tư pháp.
- Thời hạn giấy tờ: Giấy tờ gốc có quy định thời hạn cấp (ví dụ: trong vòng 3 hoặc 6 tháng) hay không.
- Ngôn ngữ bản dịch: Tiếp nhận bản dịch tiếng Nhật hay tiếng Anh.
- Chứng thực bản dịch: Bản dịch có cần công chứng tư pháp hay chỉ cần bản dịch kèm tuyên bố cam kết của biên dịch viên.
- Cấp độ xác thực: Có bắt buộc chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hay yêu cầu thêm dấu xác nhận của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản.
Việc kiểm tra trước giúp bạn xác định đúng quy định, tránh phát sinh công đoạn dịch thuật hoặc chứng nhận không cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và dịch thuật công chứng tiếng Nhật
Người nộp cần kiểm tra kỹ giấy tờ gốc, đảm bảo văn bản có chữ ký và con dấu rõ ràng của cơ quan có thẩm quyền, không bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc có thông tin mâu thuẫn.
Sau đó, tiến hành dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh. Nếu cần Bộ Ngoại giao chứng nhận cả bản dịch, bản dịch phải được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch theo quy định.
Cuối cùng, nên rà soát toàn bộ thông tin trước khi công chứng, đặc biệt là họ tên, ngày sinh, số giấy tờ và cách phiên âm Katakana/Rōmaji theo hộ chiếu để hạn chế sai sót và tránh phải đính chính bản dịch.
Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Người nộp hồ sơ chuẩn bị 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm:
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự: Ưu tiên kê khai và đặt lịch hẹn trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Bộ Ngoại giao (đăng nhập bằng tài khoản VNeID). (Mẫu LS/HPH-2012/TK có thể dùng để tham khảo).
- Giấy tờ tùy thân: Bản chính CCCD/Hộ chiếu (nộp trực tiếp) hoặc 01 bản chụp (nộp qua bưu điện).
- Giấy tờ cần chứng nhận: Bản chính + 01 bản chụp để lưu hồ sơ.
- Bản dịch công chứng: Bản chính + 01 bản chụp (nếu đề nghị chứng nhận cả bản dịch).
- Phong bì trả kết quả: Ghi rõ địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu đăng ký nhận kết quả qua bưu điện).
Địa điểm nộp hồ sơ:
- Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
- Sở Ngoại vụ TP.HCM: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM.
- Cơ quan ngoại vụ địa phương / Bộ phận Một cửa cấp tỉnh: Đối với các tỉnh/thành phố đã được phân cấp tiếp nhận.
- Nộp qua Bưu điện: Theo hướng dẫn chi tiết trên Cổng Dịch vụ công.
Thời gian xử lý thông thường là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (có thể kéo dài hơn nếu cần xác minh thêm con dấu, chữ ký).ợp con dấu, chữ ký hoặc chức danh cần xác minh, thời gian trả kết quả có thể kéo dài.
Bước 4: Nộp giấy tờ tại Nhật Bản và hoàn thiện yêu cầu bổ sung
Sau khi hoàn tất chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn gửi hồ sơ kèm bản dịch cho cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản. Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ Nhật Bản không phải bước bắt buộc với mọi loại giấy tờ mà phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Vì vậy, bạn chỉ thực hiện bước xác thực bổ sung này khi được yêu cầu cụ thể.
Ngoài ra, Letterpack (レターパック) chỉ dùng để chuyển phát hồ sơ trong nội địa Nhật Bản, không sử dụng để nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Việt Nam. Do đó, cần lựa chọn đúng hình thức nộp hồ sơ khi thực hiện thủ tục tại Việt Nam.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam
Quy trình dưới đây áp dụng cho các giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước Apostille. Đối với các giấy tờ công, bạn chỉ cần xin tem Apostille tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) và mang về Việt Nam dịch thuật công chứng, bỏ hoàn toàn bước qua Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán.
Bước 1: Kiểm tra tuyến xác nhận tại Nhật Bản
Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần kiểm tra hình thức và thẩm quyền cấp giấy tờ tại Nhật Bản để chuẩn bị đúng tuyến xác nhận:
- Giấy tờ do cơ quan nhà nước Nhật Bản cấp: Bắt buộc sử dụng bản chính được cấp trong vòng 03 tháng gần nhất, có đầy đủ ngày cấp, tên, chức danh người ký và con dấu chính thức của cơ quan.
- Tài liệu do cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức tư nhân lập: Phải được công chứng viên (Notary Public) tại Nhật Bản chứng thực chữ ký, sau đó xin xác nhận con dấu công chứng viên tại Cục Pháp vụ địa phương (Legal Affairs Bureau) trước khi gửi Bộ Ngoại giao.
- Bản sao giấy tờ: Bản photocopy thông thường không được chấp nhận. Nếu sử dụng bản sao, tài liệu phải hoàn thành thủ tục công chứng tư theo quy định của Nhật Bản.
- Chứng từ thương mại, hải quan đặc thù: Cần hỏi trước cơ quan phát hành và Cơ quan đại diện Ngoại giao Việt Nam tại Nhật Bản về tuyến xác nhận riêng, vì một số tài liệu thương mại sẽ có quy trình chứng thực theo ngành.
Bước 2: Xin Authentication tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản
Authentication of Official Seals (公印確認 – Kōin Kakunin) là bước Bộ Ngoại giao Nhật Bản xác thực con dấu và chữ ký chính thức trên văn bản, làm cơ sở để Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tiếp nhận hợp pháp hóa.
1. Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:
- Bản chính giấy tờ đủ điều kiện xác nhận.
- Tờ khai đề nghị cấp Authentication (sử dụng mẫu chuẩn của MOFA).
- Giấy tờ tùy thân có ảnh (CCCD/Hộ chiếu) nếu nộp trực tiếp hoặc Giấy ủy quyền có chữ ký nếu nộp qua người đại diện.
- Phong bì có mã theo dõi (Letterpack), ghi sẵn địa chỉ và số điện thoại người nhận tại Nhật Bản.
2. Địa điểm và hình thức nộp:
Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Quầy tiếp nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản tại Tokyo hoặc Osaka. Riêng từ ngày 05/10/2026, người nộp trực tiếp tại văn phòng Tokyo bắt buộc phải đặt lịch hẹn trực tuyến trước khi đến, kết quả sau đó được trả qua đường bưu điện.
Bộ Ngoại giao Nhật Bản không thu lệ phí cho thủ tục này nhưng không tiếp nhận hồ sơ gửi từ nước ngoài và chỉ trả kết quả đến địa chỉ trong lãnh thổ Nhật Bản. Thời gian xử lý thông thường khoảng 3 ngày làm việc, chưa bao gồm thời gian chuyển phát.
Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam
Sau khi nhận lại giấy tờ đã có con dấu Authentication, bạn tiếp tục nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự tại một trong các Cơ quan đại diện Ngoại giao của Việt Nam phụ trách khu vực cư trú:
- Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: Phụ trách khu vực Kanto và các tỉnh phía Bắc/Đông Nhật Bản.
- Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: Phụ trách khu vực Kansai và các tỉnh lân cận.
- Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: Phụ trách khu vực Kyushu, Okinawa và Nam Nhật Bản.
Hồ sơ cần nộp:
- Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (khai theo mẫu của Cơ quan đại diện).
- Bản chính giấy tờ đã có dấu Authentication của Bộ Ngoại giao Nhật Bản.
- 01 bản chụp (photocopy) đầy đủ các trang của giấy tờ cần hợp pháp hóa.
- Bản chụp Hộ chiếu/Giấy tờ tùy thân của người nộp.
- Lệ phí lãnh sự và phong bì chuyển phát kết quả ghi rõ địa chỉ theo hướng dẫn riêng của từng Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán.
Bước 4: Dịch thuật công chứng sang Tiếng Việt
Sau khi dán đầy đủ tem Hợp pháp hóa lãnh sự từ Cơ quan đại diện Việt Nam, văn bản tiếng Nhật đã hoàn tất giá trị pháp lý. Để sử dụng tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam, tài liệu cần được dịch sang Tiếng Việt và công chứng tư pháp.
Bản dịch công chứng phải thể hiện đầy đủ:
- Toàn bộ nội dung mặt trước và mặt sau của giấy tờ gốc.
- Phần dấu xác nhận Authentication (公印確認) của Bộ Ngoại giao Nhật Bản.
- Con dấu và tem Hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam.
Dịch vụ Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói
Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ xử lý giấy tờ Việt Nam – Nhật Bản theo đúng hình thức Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Trước khi nhận bản chính, chuyên viên sẽ kiểm tra bản scan, cơ quan cấp và mục đích sử dụng để xác định tài liệu thuộc phạm vi Công ước hay phải đi theo tuyến chứng nhận truyền thống.
Phạm vi hỗ trợ gồm:
- Kiểm tra hình thức xử lý: Xác định giấy tờ cần Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thuộc trường hợp được miễn.
- Hỗ trợ Apostille: Chuẩn hóa hồ sơ và thực hiện thủ tục Apostille đối với giấy tờ công đủ điều kiện của Việt Nam hoặc Nhật Bản.
- Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản: Xác định cơ quan chứng nhận, hoàn thiện Authentication và xử lý tại cơ quan đại diện có thẩm quyền.
- Công chứng và xác nhận giấy tờ tư: Hướng dẫn xử lý hợp đồng, giấy ủy quyền hoặc tài liệu doanh nghiệp trước khi xin chứng nhận.
- Dịch thuật hồ sơ: Dịch đầy đủ giấy tờ, Apostille, Authentication và dấu hợp pháp hóa sang tiếng Việt hoặc tiếng Nhật.
- Theo dõi và bàn giao kết quả: Cập nhật tiến độ từng công đoạn và hỗ trợ chuyển trả hồ sơ theo yêu cầu.
Mỗi khoản lệ phí nhà nước, phí dịch thuật, chuyển phát và phí dịch vụ được thông báo riêng sau khi kiểm tra hồ sơ. Khách hàng biết trước tài liệu cần bổ sung, cơ quan xử lý và thời gian dự kiến trước khi gửi bản chính.
Để được xác định giấy tờ cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, khách hàng có thể gửi bản scan kèm thông tin nơi cấp và mục đích sử dụng qua hotline 0934.888.768 hoặc 0779.088.868. Dịch Thuật Số 1 sẽ kiểm tra và đề xuất đúng tuyến xử lý cho từng hồ sơ.
Báo giá dịch vụ hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự Nhật Bản
Dưới đây là chi tiết báo giá dịch vụ của chúng tôi
Phí dịch thuật tiếng Nhật
- Dịch từ tiếng Nhật sang tiếng Việt: Từ 85.000 – 95.000 VNĐ/Trang
- Dịch từ tiếng Việt sang tiếng Nhật: Từ 95.000 – 104.000 VNĐ/Trang
Phí công chứng bản dịch
- Công chứng tại Hà Nội và các tỉnh thành phía Bắc: Từ 50.000 – 60.000 VNĐ/Bản.
- Công chứng tại Hồ Chí Minh và các tỉnh thành phía Nam: 50.000 VNĐ/Bản
Phí dấu cục lãnh sự – Sở Ngoại vụ bộ Ngoại giao Việt Nam
Đây là khoản chi phí cần thiết để cơ quan này xác nhận tính hợp pháp và xác thực của các tài liệu, giấy tờ do các cơ quan Việt Nam cấp trước khi sử dụng tại Nhật Bản
- Phí dịch vụ: 300.000 VNĐ / tem và 250.000 VNĐ / tem nếu làm từ 2 tem trở lên
>>> Xem thêm: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Phí Đại sứ quán
Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam là 2.500.000 VND/bộ tài liệu.
Lưu ý:
- Mức giá trên áp dụng cho 1 bộ tài liệu bao gồm cả 4 bước: dịch thuật, công chứng, dấu lãnh sự và Đại sứ quán.
- Thời gian hoàn thành: 7-10 ngày làm việc cho cả 4 bước trên.
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý của cả hai quốc gia. Việc nắm rõ và thực hiện đúng các bước trong quá trình này sẽ đảm bảo rằng giấy tờ của bạn được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam và Nhật Bản.
Dịch Thuật Số 1 cam kết cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự Nhật Bản trọn gói, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và uy tín. Chúng tôi hỗ trợ toàn bộ quy trình từ dịch thuật, công chứng đến hợp pháp hóa lãnh sự, giúp bạn yên tâm và thuận tiện trong mọi giao dịch. Liên hệ ngay với Dịch Thuật Số 1 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
