Công ước Apostille (Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài) chính thức có hiệu lực tại Việt Nam từ ngày 11/09/2026. Sự kiện này nâng tổng số thành viên của Công ước lên 129 quốc gia, mở ra thời kỳ đơn giản hóa tối đa các thủ tục hành chính, giúp việc sử dụng giấy tờ giữa Việt Nam và các nước thành viên trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Bài viết dưới đây của Dịch Thuật Số 1 sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ quy định áp dụng, những thay đổi quan trọng và hướng dẫn thủ tục thực hiện Apostille chi tiết nhất.
>>> Xem thêm: Khi nào cần Apostille?
LIÊN HỆ TƯ VẤN DỊCH VỤ HOTLINE: 0934.888.768
Công ước Apostille là gì?
Công ước Apostille (Công ước La Hay 1961) là điều ước quốc tế gồm 15 khoản quy định, được thiết lập nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông và sử dụng giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên.
Tại Việt Nam, quy trình thi hành Công ước Apostille được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 293/2026/NĐ-CP. Theo đó, thay vì phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự rườm rà, Công ước cho phép thay thế toàn bộ quy trình bằng việc cấp 01 tem Apostille duy nhất ngay tại nước gốc. Giấy tờ sau khi dán tem Apostille sẽ có giá trị pháp lý sử dụng trực tiếp tại tất cả các quốc gia thành viên.
Là thành viên của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế (HCCH) từ năm 2013, sự kiện này là dấu mốc quan trọng, thể hiện nỗ lực tham gia ngày càng sâu rộng, thực chất hơn vào hoạt động của HCCH nói riêng và quá trình hội nhập quốc tế nói chung của đất nước.
Dù quy trình đã được đơn giản hóa, việc tự chuẩn bị hồ sơ vẫn có thể phát sinh kéo dài thời gian nếu giấy tờ chưa đúng chuẩn. Nếu bạn cần xử lý gấp hoặc muốn tối ưu thời gian, Dịch Thuật Số 1 cung cấp dịch vụ đại diện nộp và lấy kết quả tem Apostille trọn gói trong 24h – 48h trên toàn quốc. Liên hệ chúng tôi qua hotline 0934.888.768 hoặc hệ thống văn phòng để được tư vấn.
Quy định chứng nhận Apostille tại Việt Nam
Chứng nhận Apostille là hình thức xác thực chữ ký, chức danh và con dấu trên văn bản của giấy tờ công, giúp tài liệu được công nhận và sử dụng tại quốc gia thành viên thuộc công ước mà không phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Để chuẩn bị hồ sơ đúng quy định pháp lý, cá nhân và doanh nghiệp nên nắm rõ danh mục tài liệu được cấp tem Apostille cũng như các trường hợp ngoại lệ theo Công ước La Hay 1961 và Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Chi tiết danh mục được tổng hợp cụ thể ngay dưới đây.
Giấy tờ nào Được và Không được chứng nhận Apostille?
Không phải mọi loại giấy tờ đều có thể được chứng nhận Apostille. Theo Điều 1 Công ước Apostille và quy định tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ được cấp Apostille phải thuộc phạm vi giấy tờ công và đáp ứng các điều kiện theo quy định.
1. Các loại giấy tờ ĐƯỢC cấp chứng nhận Apostille
Theo Điều 1 Công ước Apostille và quy định chi tiết tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP, các loại giấy tờ công của Việt Nam được thẩm định và dán tem Apostille bao gồm:
Giấy tờ tố tụng và thi hành án:
- Bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra.
- Quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, thi hành án hình sự.
- Vi bằng và các văn bản do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.
Giấy tờ hành chính công:
- Giấy tờ hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi (khai sinh, kết hôn, độc thân…).
- Phiếu lý lịch tư pháp.
- Văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu.
- Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa.
- Các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp/chứng nhận.
Văn bản công chứng: Hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng viên thực hiện theo pháp luật công chứng qua các thời kỳ.
Văn bản chứng thực:
- Bản sao chứng thực từ bản chính.
- Văn bản chứng thực chữ ký (bao gồm chữ ký người dịch).
- Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.
Các giấy tờ công khác: Toàn bộ giấy tờ do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện nhiệm vụ, miễn không rơi vào các trường hợp bị loại trừ.
2. Các loại giấy tờ KHÔNG ĐƯỢC cấp chứng nhận Apostille
Cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối cấp tem Apostille đối với các trường hợp sau:
- Giấy tờ ngoại giao/lãnh sự: Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự.
- Giấy tờ thương mại, hải quan đặc thù: Các giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan (Trừ các giấy tờ đã thuộc diện được chứng nhận lãnh sự trước ngày Công ước có hiệu lực tại Việt Nam, theo danh mục cụ thể do Bộ Ngoại giao ban hành).
- Tài liệu cá nhân chưa qua xác thực: Giấy tờ không do cơ quan, người có thẩm quyền lập/cấp trong khi thực hiện nhiệm vụ và chưa được công chứng, chứng thực theo quy định.
- Giấy tờ công của nước ngoài: Cơ quan thẩm quyền Việt Nam không cấp tem Apostille cho giấy tờ do nước ngoài phát hành (các giấy tờ này phải xin tem Apostille tại chính quốc gia phát hành).
Lưu ý: Mặc dù giấy tờ thương mại/hải quan thuộc nhóm loại trừ chung của Công ước, trên thực tế một số quốc gia thành viên vẫn linh hoạt áp dụng tem Apostille đối với các tài liệu giao thương quan trọng như: Giấy phép xuất/nhập khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận an toàn và sức khỏe. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại nước đến.
Các nước thành viên thuộc Công ước Apostille
Tính đến thời điểm hiện tại, đã có 129 quốc gia và vùng lãnh thổ là thành viên chính thức của Công ước Apostille. Danh sách dưới đây được cập nhật chính thức tại Cổng thông tin của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH)
A: Albania, Algeria, Andorra, Antigua và Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Áo, Azerbaijan.
B: Bahamas, Bahrain, Bangladesh, Barbados, Belarus, Bỉ, Belize, Bolivia, Bosnia và Herzegovina, Botswana, Brazil, Brunei Darussalam, Bulgaria, Burundi.
C: Canada, Cabo Verde, Chile, Trung Quốc (bao gồm Đặc khu hành chính Hồng Kông và Ma Cao), Colombia, Quần đảo Cook, Costa Rica, Croatia, Cyprus, Cộng hòa Séc.
D: Đan Mạch, Dominica, Cộng hòa Dominica.
E: Ecuador, El Salvador, Estonia.
F: Fiji, Phần Lan, Pháp.
G: Georgia, Đức, Hy Lạp, Grenada, Guatemala, Guyana.
H: Honduras, Hungary.
I: Iceland, Ấn Độ, Indonesia, Ireland, Israel, Italy.
J: Jamaica, Nhật Bản.
K: Kazakhstan, Hàn Quốc, Kosovo, Kyrgyzstan.
L: Latvia, Lesotho, Liberia, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg.
M: Malawi, Malta, Quần đảo Marshall, Mauritius, Mexico, Moldova, Monaco, Mông Cổ, Montenegro, Morocco.
N: Namibia, Hà Lan, New Zealand, Nicaragua, Niue, Bắc Macedonia, Na Uy, Oman.
P: Pakistan, Palau, Panama, Paraguay, Peru, Philippines, Ba Lan, Bồ Đào Nha.
R: Romania, Liên bang Nga, Rwanda.
S: Saint Kitts và Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent và Grenadines, Samoa, San Marino, São Tomé và Príncipe, Saudi Arabia, Senegal, Serbia, Seychelles, Singapore, Slovakia, Slovenia, Nam Phi, Tây Ban Nha, Suriname, Eswatini, Thụy Điển, Thụy Sĩ.
T: Tajikistan, Tonga, Trinidad và Tobago, Tunisia, Thổ Nhĩ Kỳ.
U: Ukraine, Vương quốc Anh, Uruguay, Uzbekistan.
V: Vanuatu, Venezuela, Việt Nam.
Xin chứng nhận Apostille ở đâu tại Việt Nam?
Theo quy định tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Bộ Ngoại giao là cơ quan quản lý nhà nước về chứng nhận Apostille tại Việt Nam.
Hiện công dân có thể thực hiện thủ tục cấp chứng nhận Apostille tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao ở Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh bằng hình thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính.
Trong thời gian tới, việc cấp Apostille có thể tiếp tục được phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo tiêu chí, điều kiện và lộ trình do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định. Vì vậy, khi thực hiện thủ tục, người dân nên kiểm tra cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm nộp hồ sơ.
Song song với hình thức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện (VNPost), người dân có thể thực hiện kê khai tờ khai điện tử và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ thông qua:
- Cổng dịch vụ công Bộ Ngoại giao: dichvucong.mofa.gov.vn
- Hệ thống xác thực e-Apostille
Việc Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille từ ngày 11/09/2026 đánh dấu bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính, giúp đơn giản hóa tối đa quy trình xác thực giấy tờ công giữa Việt Nam và 128 quốc gia thành viên. Nếu Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về danh mục giấy tờ, dịch thuật công chứng hay dịch vụ Apostille nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với Dịch Thuật Số 1 qua hotline 0934.888.768 để được hỗ trợ chuyên nghiệp nhất!
