Từ 11/9/2026, hợp pháp hóa lãnh sự Costa Rica được thay bằng Apostille đối với giấy tờ công đủ điều kiện sử dụng giữa Việt Nam và Costa Rica. Theo Điều 2 và Điều 3 Công ước La Hay, tài liệu có Apostille hợp lệ được miễn bước xác nhận lãnh sự tiếp theo. Vì vậy, trước khi consular legalization, No.1 Translation hỗ trợ bạn kiểm tra diện áp dụng, điều kiện miễn và thực hiện thủ tục trọn gói, tránh xác nhận thừa hoặc thiếu bước.
LIÊN HỆ DỊCH VỤ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
1. Apostille khác gì hợp pháp hóa lãnh sự Costa Rica?
Hợp pháp hóa lãnh sự Costa Rica xác thực chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ dùng giữa Việt Nam và Costa Rica. Apostille xác thực các yếu tố này theo Công ước La Hay ngày 5/10/1961, thay thế thủ tục hợp pháp hóa tại cơ quan ngoại giao, lãnh sự.
Từ 11/9/2026, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước được áp dụng Apostille giữa hai nước. Sự khác biệt nằm ở thẩm quyền cấp và yêu cầu xác nhận tiếp theo:
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự có thẩm quyền của nước sử dụng thực hiện bước hợp pháp hóa sau các xác nhận cần thiết tại nước cấp. Vì vậy, người nộp cần hoàn thành đúng chuỗi xác nhận, thay vì chỉ xin dấu của Bộ Ngoại giao nước cấp.
- Apostille Costa Rica: Bộ Ngoại giao và Tôn giáo Costa Rica cấp Apostille cho giấy tờ Costa Rica đủ điều kiện. Theo Điều 2 và Điều 3 Công ước, giấy tờ có Apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa thêm tại cơ quan đại diện Việt Nam. Ngược lại, giấy tờ Việt Nam được cấp Apostille tại Việt Nam để sử dụng ở Costa Rica.
Cả hai hình thức đều không chứng nhận nội dung tài liệu. Vì vậy, giấy tờ đã có Apostille hoặc dấu hợp pháp hóa vẫn phải đáp ứng yêu cầu về bản dịch, thời hạn và điều kiện của thủ tục đang giải quyết. Chẳng hạn, việc xác thực văn bằng không thay thế thủ tục công nhận văn bằng nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Nếu bạn còn phân vân hồ sơ cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, Dịch Thuật Số 1 có thể hỗ trợ kiểm tra và giải đáp trước khi bạn thực hiện. Bạn chỉ cần chia sẻ giấy tờ và mục đích sử dụng để được hướng dẫn cách chuẩn bị phù hợp.
>> Xem thêm: Quy trình, hồ sơ xin cấp chứng nhận Apostille
2. Phân loại giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự Costa Rica
Một bộ hồ sơ có thể gồm giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp, văn bản công chứng và tài liệu doanh nghiệp tự lập. Mỗi loại cần được xem xét riêng để xác định có thuộc phạm vi Apostille hay phải hợp pháp hóa lãnh sự.
2.1. Giấy tờ áp dụng Apostille Costa Rica
Điều 1 Công ước La Hay 1961 quy định phạm vi Apostille đối với giấy tờ công. Trong hồ sơ dùng giữa Việt Nam và Costa Rica, các nhóm thường gặp gồm:
- Hộ tịch và nhân thân: Giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử và xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Tư pháp: Chứng nhận lý lịch tư pháp, bản án, quyết định của tòa án và giấy tờ do cơ quan tư pháp phát hành.
- Education: Bằng tốt nghiệp, bảng điểm và chứng nhận học tập có đủ xác nhận theo quy định tại nước cấp.
- Notarization: Giấy ủy quyền, hợp đồng, bản sao công chứng và các văn bản công chứng hợp lệ.
- Chứng nhận chính thức trên tài liệu tư: Phần chứng thực chữ ký hoặc xác nhận chính thức gắn với giấy cam kết, thỏa thuận và tài liệu do cá nhân, doanh nghiệp ký.
Danh mục hướng dẫn của Costa Rica phân biệt riêng giấy tờ giáo dục phổ thông, đại học, tư pháp, hộ tịch và văn bản công chứng. Vì vậy, hai tài liệu cùng thuộc diện Apostille vẫn có thể cần những xác nhận ban đầu khác nhau, tùy cơ quan cấp và chữ ký trên tài liệu.
Với tài liệu tự lập, bạn cần phân biệt chữ ký của cá nhân, doanh nghiệp với phần chứng nhận của notary hoặc cơ quan có thẩm quyền. Bản ký riêng chưa mặc nhiên thuộc diện Apostille; cơ sở để xem xét có thể là phần chứng nhận chính thức được bổ sung trên tài liệu đó.
>> Xem thêm: Danh sách các quốc gia thành viên thuộc công ước Apostille
2.2. Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự Costa Rica
Không phải giấy tờ ngoài phạm vi Apostille đều bắt buộc hợp pháp hóa. Bạn chỉ thực hiện khi tài liệu không thuộc trường hợp được miễn và nơi tiếp nhận yêu cầu xác nhận phù hợp với quy định áp dụng.
Hai nhóm bị loại trừ tại Điều 1 Công ước La Hay 1961 cần được kiểm tra riêng:
- Tài liệu do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập: Ví dụ, văn bản xác nhận hoặc công chứng được viên chức lãnh sự thực hiện trong phạm vi chức năng của mình.
- Giấy tờ hành chính trực tiếp liên quan đến hoạt động thương mại hoặc hải quan: Ví dụ, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc giấy phép xuất nhập khẩu khi có tính chất thuộc nhóm loại trừ.
Điểm dễ nhầm là hồ sơ kinh doanh không đồng nghĩa với chứng từ thương mại, hải quan bị loại trừ. Chẳng hạn, giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc hợp đồng được công chứng vẫn có thể thuộc phạm vi Apostille. Do đó, cần xét chức năng pháp lý của từng giấy tờ, thay vì xếp toàn bộ hồ sơ doanh nghiệp vào cùng một thủ tục.
>> See more: Quy Định Về Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự/ Chứng Nhận Lãnh Sự Chi Tiết
3. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Costa Rica
Quy trình dưới đây áp dụng cho giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, không thuộc diện miễn hoặc sử dụng Apostille. Bạn cần xác nhận yêu cầu đối với tài liệu và bản dịch trước khi nộp để chuẩn bị đúng ngay từ đầu.
3.1. Giấy tờ Việt Nam dùng tại Costa Rica
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ và xác định yêu cầu dịch thuật
Bạn trao đổi với cơ quan Costa Rica giải quyết hồ sơ để xác định:
- Hình thức tài liệu được chấp nhận: bản chính, bản sao chứng thực hoặc văn bản công chứng.
- Chữ ký, con dấu cần được xác nhận trên tài liệu.
- Yêu cầu về bản dịch tiếng Tây Ban Nha, người dịch và hình thức chứng nhận bản dịch.
Nếu hồ sơ cần công chứng hoặc chứng thực, bạn hoàn thành phần này trước khi xin chứng nhận lãnh sự. Với bản chính do cơ quan nhà nước cấp, chỉ thực hiện thêm khi cần thiết; việc tự chuyển sang bản sao có thể không đáp ứng yêu cầu xác thực chữ ký trên bản gốc.
Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam
Bạn khai trên Hệ thống dịch vụ công Bộ Ngoại giao và chuẩn bị:
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu hiện hành.
- Tài liệu đề nghị chứng nhận, kèm 01 bản chụp để lưu.
- Giấy tờ tùy thân theo phương thức nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính.
Hồ sơ được nộp theo hướng dẫn tại cơ quan tiếp nhận, trong đó hai đầu mối ở Hà Nội và TP.HCM gồm:
- Consular Department: 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội.
- Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs: 6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, TP.HCM.
Khi nhận kết quả, bạn kiểm tra phần chữ ký được chứng nhận có đúng yêu cầu sử dụng hay không. Chứng nhận trên bản sao chứng thực xác nhận phần chứng thực tương ứng, không đồng nghĩa với việc xác nhận chữ ký của người cấp bản chính.
Bước 3: Xin hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Costa Rica
Đầu mối liên hệ là Đại sứ quán Costa Rica tại Singapore, kiêm nhiệm Việt Nam:
- Address: 138 Robinson Road, #07-01, Oxley Tower, Singapore 068906.
- Phone: +65 6467 1355.
- E-mail: embcr-sg@rree.go.cr.
Bạn gửi bản quét tài liệu đã được chứng nhận phía Việt Nam để xác nhận khả năng tiếp nhận chữ ký, yêu cầu bản dịch và cách nộp. Sau khi được hướng dẫn, bạn chuẩn bị bản gốc, giấy tờ kèm theo và thanh toán lệ phí theo yêu cầu. Nếu cần xác nhận trung gian, phải hoàn thành trước bước lãnh sự.
Bước 4: Hoàn tất xác nhận tại Costa Rica và dịch sang tiếng Tây Ban Nha
Tài liệu đã có xác nhận của viên chức lãnh sự Costa Rica được trình Departamento de Autenticaciones, Bộ Ngoại giao và Tôn giáo Costa Rica, để xác thực chữ ký lãnh sự. Bạn đặt lịch trước qua hệ thống tiếp nhận.
Contact Information:
- Locations: Lối vào phía Bắc Bộ Ngoại giao và Tôn giáo, giữa đại lộ 7–9 và đường 11–13, San José.
- E-mail: autenticaciones@rree.go.cr.
- Phone: +506 2539 5383 / +506 2539 5391.
Sau đó, bạn hoàn thiện bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng Tây Ban Nha, gồm nội dung tài liệu và các phần xác nhận. Costa Rica hướng dẫn sử dụng người dịch chính thức trong danh sách của Bộ; bản dịch chính thức dùng tại Costa Rica không cần mang đến Bộ để xác thực thêm.
>> Xem thêm: Dịch Vụ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Giấy Bảo Lãnh Thương Mại Reputation
3.2. Giấy tờ Costa Rica dùng tại Việt Nam
Bước 1: Hoàn thiện xác nhận ban đầu tại Costa Rica
Bạn kiểm tra tài liệu theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao và Tôn giáo Costa Rica, gồm cơ quan phát hành, tên người ký và điều kiện đối chiếu chữ ký. Giấy tờ giáo dục, tư pháp và công chứng có yêu cầu riêng, nên không mặc định mọi tài liệu đều cần công chứng trước.
Riêng văn bản do công chứng viên thực hiện, bạn xin xác nhận chữ ký công chứng viên tại Dirección Nacional de Notariado trước khi chuyển đến Bộ Ngoại giao và Tôn giáo. Bước này xác nhận chữ ký công chứng viên, khác với việc công chứng lại nội dung tài liệu.
Bước 2: Xin xác nhận tại Bộ Ngoại giao và Tôn giáo Costa Rica
Sau khi hoàn thiện xác nhận ban đầu, bạn đặt lịch và nộp tài liệu tại Departamento de Autenticaciones. Với hồ sơ đã được xác định ngoài phạm vi Apostille, cần đề nghị xử lý theo hình thức legalización và kiểm tra yêu cầu của cơ quan đại diện Việt Nam trước khi nộp.
Tài liệu phải đáp ứng điều kiện về chữ ký của người có thẩm quyền được đăng ký tại bộ phận xác thực. Khi nhận kết quả, bạn kiểm tra thông tin chứng nhận và giữ nguyên các trang, dấu hoặc phần đính kèm với tài liệu.
Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự phía Việt Nam
Bạn liên hệ Đại sứ quán Việt Nam tại Cuba, kiêm nhiệm Costa Rica, để xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ:
- Address: 5ta Ave. esq. a 18, Miramar, Playa, La Habana, Cuba.
- Phone: +53 7 204 1501.
- E-mail: embavicu@gmail.com.
Theo Điều 15 Decree 111/2011/ND-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP, hồ sơ cơ bản gồm:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tài liệu đã được cơ quan có thẩm quyền phía Costa Rica xác nhận.
- 01 bản chụp tài liệu để lưu.
- Giấy tờ tùy thân theo phương thức nộp.
- Bản dịch theo yêu cầu ngôn ngữ tiếp nhận.
- Phong bì chuyển trả nếu gửi và nhận kết quả qua bưu chính.
Đối với giấy tờ tiếng Tây Ban Nha, bạn hỏi rõ cơ quan đại diện có tiếp nhận trực tiếp hay cần dịch sang tiếng Việt hoặc English. Bạn nên gửi bản quét để kiểm tra trước, sau đó mới chuyển bản gốc theo hướng dẫn về nộp hồ sơ, thanh toán và nhận kết quả.
Bước 4: Dịch tài liệu sang tiếng Việt để sử dụng
Khi hoàn tất hợp pháp hóa, bạn dịch từ tiếng Tây Ban Nha sang tiếng Việt toàn bộ giấy tờ, kể cả các dấu và chứng nhận. Nếu đã dịch trước bước lãnh sự, cần bổ sung phần xác nhận mới để bản dịch khớp với tài liệu hoàn chỉnh.
Bạn thực hiện notarized translation hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo yêu cầu của cơ quan Việt Nam tiếp nhận. Trước khi nộp, cần đối chiếu họ tên, số giấy tờ, ngày cấp và các trang đính kèm để hạn chế việc phải chỉnh sửa, bổ sung.
Nếu việc liên hệ nhiều cơ quan khiến bạn khó sắp xếp, Dịch Thuật Số 1 có thể hỗ trợ làm rõ các bước cần thiết và phần được thực hiện thay. Bạn có thể lựa chọn hỗ trợ từng công đoạn hoặc trọn gói, từ dịch thuật, chuẩn bị hồ sơ đến nộp và nhận kết quả theo điều kiện tiếp nhận.
>> Xem thêm: Dịch Vụ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Hà Nội Nhanh Chóng, Phí Rẻ
4. Thời gian và phí hợp pháp hóa lãnh sự Costa Rica
Thời gian và chi phí được tính theo từng công đoạn xác nhận. Bạn cần dự trù thêm translation, công chứng và chuyển phát nếu hồ sơ phải gửi qua nước thứ ba.
4.1. Thời gian xử lý hồ sơ
- Việt Nam → Costa Rica: Bước chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam mất 1–4 ngày làm việc khi hồ sơ hợp lệ. Thời gian xử lý tại cơ quan đại diện Costa Rica cần xác nhận khi đặt hẹn; bước xác thực tiếp theo tại Bộ Ngoại giao và Tôn giáo Costa Rica có thời gian trả kết quả công bố từ 1–10 ngày làm việc.
- Costa Rica → Việt Nam: Ngoài thời gian hoàn thiện xác nhận ban đầu, bước xử lý tại Bộ Ngoại giao và Tôn giáo Costa Rica mất 1–10 ngày làm việc. Sau đó, cơ quan đại diện Việt Nam giải quyết hợp pháp hóa trong 1–4 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Phía Việt Nam xử lý trong 1 ngày với 1–4 giấy tờ, 2 ngày với 5–9 giấy tờ và 4 ngày với từ 10 giấy tờ, tính theo ngày làm việc. Nếu cần xác minh chữ ký, chức danh hoặc con dấu, thời gian giải quyết phụ thuộc kết quả xác minh.
Các mốc trên chưa bao gồm thời gian chờ lịch hẹn, dịch thuật và vận chuyển. Với hồ sơ gửi đến cơ quan đại diện Costa Rica tại Singapore hoặc Đại sứ quán Việt Nam tại Cuba, bạn cần tính thêm chuyển phát hai chiều và xác nhận cách nhận, trả bản gốc trước khi gửi.
>> See more: Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Mất Bao Lâu? Thời Gian Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự
4.2. Lệ phí và giá dịch vụ
Lệ phí tại cơ quan có thẩm quyền
| Category | Mức thu |
| Chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự trong nước tại Việt Nam | 30.000 đồng/lần chứng nhận |
| Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài | 10 USD/bản |
| Tem thuế phục vụ xác nhận tại Costa Rica | Mức công bố gồm 500 CRC tem Công viên quốc gia và 125 CRC tem tài chính/tài liệu |
| Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Costa Rica | Theo biểu phí và loại tài liệu được tiếp nhận |
| Công chứng, xác nhận ban đầu hoặc xác nhận trung gian nếu cần | Theo cơ quan thực hiện |
Mức 30.000 đồng và 10 USD áp dụng cho các bước phía Việt Nam. Khoản 625 CRC là tổng hai loại tem được hướng dẫn cho hồ sơ xác nhận tại Costa Rica, không phải tổng chi phí hoàn tất chuỗi hợp pháp hóa; lệ phí lãnh sự và dịch vụ bưu chính được tính riêng nếu có.
Giá dịch vụ tại Dịch Thuật Số 1
| Category | Giá tham khảo |
| Spanish to Vietnamese Translation | Từ 165.000 đồng/trang |
| Dịch tiếng Việt sang tiếng Tây Ban Nha | Từ 175.000 đồng/trang |
| Dịch tiếng Tây Ban Nha ↔ tiếng Anh | Từ 330.000 đồng/trang |
| Notarized translation | Từ 60.000 đồng/bản |
| Certified copy | Từ 8.000 đồng/trang |
| Hỗ trợ chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam | Từ 300.000 đồng/tem |
| Hỗ trợ xác nhận phía Costa Rica và chuyển phát quốc tế | Báo giá theo hồ sơ |
Chi phí dịch thuật thay đổi theo chiều dịch, chuyên ngành và khối lượng tài liệu. Với phần hỗ trợ lãnh sự, báo giá cần xác định số bước thực hiện và lệ phí đã bao gồm; mức từ 300.000 đồng/tem không phải giá trọn bộ hồ sơ Costa Rica.
Để bạn dễ dự trù ngân sách, Dịch Thuật Số 1 có thể tư vấn chi phí từng bước hoặc báo giá trọn gói theo hồ sơ thực tế. Bạn chỉ cần cung cấp giấy tờ và yêu cầu của nơi tiếp nhận; đội ngũ sẽ làm rõ các khoản cần thanh toán để bạn lựa chọn phạm vi hỗ trợ phù hợp.
5. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Costa Rica trọn gói
Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự và Apostille cho giấy tờ sử dụng giữa Việt Nam và Costa Rica. Khách hàng có thể lựa chọn hỗ trợ từng công đoạn hoặc trọn gói, tùy tình trạng hồ sơ và phần thủ tục đã hoàn thành.
Các hạng mục hỗ trợ gồm:
- Tư vấn hình thức xác nhận: Kiểm tra cơ quan cấp, tính chất tài liệu và yêu cầu sử dụng để xác định trường hợp được miễn, áp dụng Apostille hoặc cần hợp pháp hóa lãnh sự.
- Dịch thuật và công chứng: Dịch tiếng Việt sang tiếng Tây Ban Nha, tiếng Tây Ban Nha sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo yêu cầu; hỗ trợ công chứng, chứng thực và dịch bổ sung các dấu xác nhận.
- Consular Legalization Support Chuẩn bị tờ khai, rà soát các xác nhận ban đầu và phối hợp nộp, nhận kết quả trong phạm vi từng cơ quan tiếp nhận cho phép.
- Hỗ trợ Apostille: Kiểm tra điều kiện tài liệu, hướng dẫn hoàn thiện xác nhận cần thiết và phối hợp thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ.
- Theo dõi và kiểm tra kết quả: Cập nhật tiến độ, thông báo yêu cầu bổ sung và đối chiếu thông tin trên chứng nhận với tài liệu trước khi bàn giao.
- Giao nhận hồ sơ tận nhà: Sắp xếp nhận giấy tờ, chuyển phát và trả kết quả theo địa chỉ, khu vực phục vụ đã thống nhất; tài liệu được quản lý theo chính sách bảo mật.
Với hồ sơ cần chuyển qua Singapore, Cuba hoặc Costa Rica, Dịch Thuật Số 1 trao đổi trước về đầu mối xử lý, cách giao nhận bản gốc và thời gian dự kiến. Báo giá thể hiện các khoản dịch thuật, công chứng, lệ phí, phí hỗ trợ và chuyển phát đã bao gồm để khách hàng dự trù ngân sách.
Nếu bạn đã hoàn thành một phần thủ tục, Dịch Thuật Số 1 có thể rà soát và tư vấn các bước còn lại. Bạn có thể liên hệ đội ngũ tư vấn để được giải đáp theo hồ sơ thực tế, từ đó chọn phương án hỗ trợ từng bước hoặc trọn gói phù hợp với nhu cầu.
