Tại Việt Nam, nghị định số 111/2011/NĐ-CP là văn bản pháp lý nền tảng, quy định chi tiết về thẩm quyền, thủ tục cũng như các trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự and consular legalization. Hãy cùng No.1 Translation tìm hiểu những nội dung quan trọng của Nghị định 111 về hợp pháp hóa lãnh sự trong bài viết dưới đây.
TẢI XUỐNG NGHỊ ĐỊNH 111 ĐẦY ĐỦ: File Word – File PDF
Nghị định 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Decree 111/2011/ND-CP được Chính phủ ban hành ngày 05/12/2011 nhằm quy định về hoạt động chứng nhận lãnh sự và consular legalization đối với giấy tờ, tài liệu sử dụng giữa Việt Nam và nước ngoài. Đây là văn bản pháp lý nền tảng điều chỉnh các thủ tục lãnh sự tại Việt Nam, đồng thời quy định rõ:
- Khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.
- Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự
- Hồ sơ, trình tự và thủ tục thực hiện.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức liên quan.
Nghị định 111 2011 còn hiệu lực không? Hiện nay, Nghị định 111/2011/NĐ-CP vẫn đang là văn bản hiệu lực cao nhất điều chỉnh hoạt động này, kết hợp cùng các cải cách về nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia để tối ưu hóa quy trình cho người dân và doanh nghiệp.
>>> See more: Hợp pháp hóa lãnh sự có thời hạn bao lâu?
CONTACT FOR SERVICE CONSULTANCY
Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
Căn cứ vào Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được định nghĩa và phân biệt rõ ràng như sau:
- Chứng nhận lãnh sự: Là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng tại nước ngoài. Đây là thủ tục bắt buộc áp dụng đối với các loại giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp nhằm mang ra nước ngoài sử dụng.
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Đây là thủ tục áp dụng đối với các loại giấy tờ do nước ngoài cấp nhằm mang vào Việt Nam sử dụng hợp pháp.
Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự theo nghị định 111
Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP), cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
1. Cơ quan có thẩm quyền ở trong nước
Bộ Ngoại giao là cơ quan đầu mối chịu trách nhiệm, trong đó các cơ quan trực thuộc được phân công thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ bao gồm:
- Cục Lãnh sự (tại Hà Nội): Thực hiện thẩm quyền giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự ở khu vực phía Bắc.
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: Thực hiện thẩm quyền giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự ở khu vực phía Nam.
- Các Sở Ngoại vụ địa phương: Được Bộ Ngoại giao ủy quyền để tiếp nhận hồ sơ từ người dân, doanh nghiệp, sau đó chuyển về Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM xử lý.
2. Cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài
Đối với các hồ sơ cần xử lý khi đang ở ngoài lãnh thổ Việt Nam, thẩm quyền thuộc về:
- Cơ quan đại diện ngoại giao: Đại sứ quán Việt Nam tại các nước sở tại.
- Cơ quan lãnh sự: Tổng Lãnh sự quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.
- Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Hiện nay, Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ đã đồng bộ hóa quy trình lên Cổng dịch vụ công Quốc gia và Cổng dịch vụ công Bộ Ngoại giao. Để thực hiện, bạn bắt buộc phải truy cập cổng dịch vụ công để điền tờ khai điện tử và tải lên (upload) bản quét (scan) tài liệu trước. Khi hồ sơ trực tuyến được hệ thống duyệt hợp lệ, bạn mới gửi bản gốc qua bưu điện công ích (VNPost) hoặc đặt lịch hẹn đến đối chiếu trực tiếp tại cơ quan thẩm quyền.
Tài liệu nào cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự?
Tất cả các loại giấy tờ, tài liệu do cơ quan/tổ chức nước ngoài cấp, nếu muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam (không thuộc diện miễn trừ) thì đều cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Một số loại tài liệu phổ biến bao gồm:
- Nhóm giấy tờ cá nhân, hộ tịch và nhân thân: Bao gồm các văn bản phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam phục vụ cho mục đích định cư, kết hôn, lao động hoặc học tập như Birth certificate, Marriage certificate, Graduation certificates (Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ), Bảng điểm, Học bạ và Driver’s license nước ngoài.
- Nhóm giấy tờ thương mại, doanh nghiệp và đầu tư: Bao gồm các tài liệu phục vụ hoạt động giao thương, đầu tư và thành lập pháp nhân tại Việt Nam như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép thành lập, Điều lệ công ty, Financial report, Giấy ủy quyền thương mại (POA), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) và Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS).
- Nhóm văn bản tư pháp và công chứng: Bao gồm các tài liệu mang tính chất tố tụng hoặc xác thực pháp lý như các bản án, phán quyết, quyết định của Tòa án nước ngoài hoặc các văn bản thỏa thuận, hợp đồng, di chúc được lập và chứng thực bởi văn phòng Công chứng viên (Notary Public) ở nước ngoài.
Documents Exempt from Consular Legalization
Căn cứ Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ, các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được quy định rõ ràng và cụ thể bao gồm 4 nhóm sau đây:
- Nhóm được miễn theo Điều ước quốc tế: Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Nhóm chuyển giao qua đường ngoại giao hoặc công vụ: Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp qua đường ngoại giao hoặc đường công vụ giữa các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Nhóm được miễn theo quy định riêng của pháp luật: Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định cụ thể của pháp luật Việt Nam.
- Nhóm được miễn theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận: Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự gồm những gì?
Căn cứ điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định.
- Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp (CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế).
- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này.
- 01 bản chụp của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và 01 bản chụp bản dịch (nếu có) để cơ quan có thẩm quyền lưu hồ sơ.
Nghị định 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự là văn bản pháp lý quan trọng quy định toàn diện về thẩm quyền, thủ tục và các trường hợp miễn thực hiện thủ tục lãnh sự tại Việt Nam. Nếu cần hỗ trợ Notarized translation, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xử lý hồ sơ quốc tế trọn gói, Dịch Thuật Số 1 sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.
