Japanese consular legalization là thủ tục xác thực chữ ký, con dấu trên giấy tờ Việt Nam hoặc Nhật Bản để tài liệu được tiếp nhận tại quốc gia còn lại. Nhu cầu thực hiện thủ tục này ngày càng lớn khi Bộ Ngoại giao Nhật Bản ghi nhận khoảng 630.000 người Việt Nam cư trú tại Nhật năm 2025. Vì quy trình khác nhau theo từng chiều giấy tờ, bài viết dưới đây của No.1 Translation sẽ hướng dẫn hồ sơ, trình tự và nơi thực hiện cho từng trường hợp cụ thể.
CONTACT FOR SERVICE CONSULTANCY
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản áp dụng cho giấy tờ nào?
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ do Việt Nam hoặc Nhật Bản cấp để tài liệu được cơ quan tại quốc gia còn lại xem xét, tiếp nhận. Thủ tục này chỉ xác nhận tính xác thực về hình thức của giấy tờ, không chứng nhận nội dung hoặc giá trị pháp lý của giao dịch được ghi trong tài liệu.
Tùy theo quốc gia cấp và nơi sử dụng giấy tờ, thủ tục được thực hiện theo hai chiều:
- Giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Nhật Bản: Được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận lãnh sự, sau đó tiếp tục xử lý theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản.
- Giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam: Được cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản xác nhận trước khi consular legalization tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam ở Nhật Bản.
Các tài liệu thường phải thực hiện thủ tục gồm:
- Giấy tờ nhân thân, hộ tịch: ID card/CCCD, passport, lý lịch tư pháp và giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc.
- Educational documents: University degree, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ đào tạo và transcript.
- Hồ sơ doanh nghiệp: Giấy phép kinh doanh, contract, giấy ủy quyền và tài liệu thành lập doanh nghiệp.
- Chứng từ kinh tế, thương mại: Certificate of Origin (C/O), chứng nhận chất lượng (C/Q), giấy chứng nhận kiểm dịch và chứng từ vận tải.
- Tài liệu khác: Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, giấy chứng nhận y tế và giấy khám sức khỏe đi xuất khẩu lao động.
Một số giấy tờ hộ tịch do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhật Bản cấp có thể thuộc diện miễn chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự theo nguyên tắc có đi có lại. Nhóm này thường gồm sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, sơ yếu lý lịch và giấy chứng nhận đang nuôi con.
Tuy nhiên, thuộc diện miễn không đồng nghĩa giấy tờ sẽ tự động được mọi cơ quan tiếp nhận chấp nhận. Tùy mục đích sử dụng, người nộp vẫn có thể phải translation, chứng thực bản dịch hoặc thực hiện xác nhận bổ sung. Nếu chưa xác định hồ sơ của mình cần xử lý theo chiều nào và gồm những bước gì, khách hàng có thể liên hệ Dịch Thuật Số 1 qua hotline 0934.888.768 or 0779.088.868 để được kiểm tra và hướng dẫn cụ thể.
Procedure for Consular Legalization of Vietnamese Documents for Use in Japan
Về thuật ngữ pháp lý, giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng tại Nhật Bản sẽ thực hiện chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Việc có cần xác nhận thêm từ phía Nhật Bản hay không phụ thuộc vào loại giấy tờ và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Bước 1: Xác nhận yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản
Trước khi dịch hoặc xin chứng nhận lãnh sự, người nộp cần hỏi trường học, doanh nghiệp hoặc cơ quan tiếp nhận tại Nhật về:
- Yêu cầu sử dụng bản chính hay bản sao chứng thực.
- Thời hạn cấp của giấy tờ.
- Ngôn ngữ của bản dịch.
- Bản dịch có cần công chứng hoặc xác nhận của người dịch hay không.
- Giấy tờ có phải được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự.
- Có yêu cầu xác thực bổ sung sau khi chứng nhận hay không.
Không phải mọi giấy tờ Việt Nam đều phải trải qua toàn bộ các bước lãnh sự. Kiểm tra trước giúp người nộp xác định đúng quy trình và tránh phát sinh công đoạn không cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị và dịch thuật công chứng tiếng Nhật
Người nộp chuẩn bị bản chính hoặc bản sao được chứng thực hợp lệ. Giấy tờ phải có chữ ký, con dấu rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc có thông tin mâu thuẫn.
Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu, tài liệu được dịch thuật công chứng tiếng Nhật. Trước khi công chứng, cần đối chiếu họ tên, ngày sinh, số giấy tờ và cách phiên âm với hộ chiếu để tránh phải sửa lại bản dịch.
Bản dịch không phải lúc nào cũng bắt buộc phải công chứng tại Việt Nam. Một số cơ quan tại Nhật có thể chấp nhận bản dịch kèm tuyên bố về năng lực và độ chính xác của người dịch.
Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Nếu phía Nhật yêu cầu xác thực giấy tờ, người nộp chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm:
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự. Có thể tham khảo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc truy cập trang khai tờ khai chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến.
- Bản chính giấy tờ tùy thân như CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế nếu nộp trực tiếp.
- Một bản chụp giấy tờ tùy thân nếu gửi hồ sơ qua bưu điện.
- Bản chính giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự và một bản chụp để lưu hồ sơ.
- Bản dịch tiếng Nhật nếu đề nghị chứng nhận bản dịch hoặc cần sử dụng để đối chiếu.
- Bản chính và bản chụp tài liệu liên quan nếu cơ quan xử lý yêu cầu xác minh.
- Phong bì ghi rõ địa chỉ và số điện thoại nếu đăng ký trả kết quả qua bưu điện.
Theo hướng dẫn cập nhật của Bộ Ngoại giao, người nộp nên khai hồ sơ và đặt lịch trên Cổng Dịch vụ công Bộ Ngoại giao bằng tài khoản định danh điện tử. Mẫu LS/HPH-2012/TK và trang khai cũ nên được sử dụng để tham khảo; thông tin trên Cổng Dịch vụ công là căn cứ cần ưu tiên khi thực hiện.
Submission location:
- Consular Department – Ministry of Foreign Affairs: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hanoi.
- Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs 6 Alexandre de Rhodes, TP.HCM.
- Cơ quan ngoại vụ địa phương: Áp dụng với các đơn vị đã được phân cấp hoặc ủy quyền tiếp nhận.
- Qua bưu điện: Gửi đến cơ quan tiếp nhận phù hợp theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công.
Thời gian giải quyết thông thường là một ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp con dấu, chữ ký hoặc chức danh cần xác minh, thời gian trả kết quả có thể kéo dài.
Bước 4: Nộp giấy tờ tại Nhật Bản và hoàn thiện yêu cầu bổ sung
Sau khi được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự, người nộp gửi giấy tờ cùng bản dịch cho cơ quan tiếp nhận tại Nhật. Nếu đơn vị này yêu cầu thêm xác nhận từ Embassy hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam, người nộp thực hiện theo đúng hướng dẫn được cung cấp.
Không nên mặc định đây là bước bắt buộc đối với mọi hồ sơ. Trang thông tin lãnh sự của Đại sứ quán Nhật Bản hiện không công bố một quy trình hợp pháp hóa chung áp dụng cho tất cả giấy tờ Việt Nam. Vì vậy, chỉ nên thực hiện xác nhận bổ sung khi cơ quan tiếp nhận tại Nhật yêu cầu rõ ràng.
*Lưu ý: Letterpack (レターパック) chỉ dùng để gửi và nhận hồ sơ trong lãnh thổ Nhật Bản. Đây không phải thành phần hồ sơ chứng nhận lãnh sự nộp tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ ở Việt Nam.
>> Xem thêm: Dịch Vụ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Thư Bổ Nhiệm Nhật Bản Nhanh Chóng, Trọn Gói
Procedure for Consular Legalization of Japanese Documents for Use in Vietnam
Thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam gồm bốn công đoạn: xác định giấy tờ công hay tư, xin xác nhận con dấu tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản, hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam và dịch sang tiếng Việt nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Bước 1: Xác định giấy tờ công hay giấy tờ tư
Quy trình ban đầu phụ thuộc vào cơ quan cấp tài liệu:
- Giấy tờ công: Có thể nộp trực tiếp cho Bộ Ngoại giao Nhật Bản nếu là bản chính được cấp trong vòng ba tháng, ghi rõ cơ quan và chức danh người cấp, đồng thời có con dấu chính thức của cơ quan.
- Giấy tờ tư: Tài liệu do cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức tư nhân lập phải được công chứng tại Nhật Bản. Sau đó, người nộp xin Cục Pháp vụ địa phương xác nhận con dấu của công chứng viên trước khi chuyển sang Bộ Ngoại giao Nhật Bản.
Bản sao thông thường không được Bộ Ngoại giao Nhật Bản chứng nhận. Nếu cần sử dụng bản sao, tài liệu phải được công chứng theo quy trình dành cho giấy tờ tư.
Tại Saitama, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Chiba, Nagano và Niigata, người nộp có thể nhận văn bản công chứng và xác nhận con dấu công chứng viên cùng lúc tại văn phòng công chứng, nhưng vẫn phải tiếp tục xin xác nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản.
Riêng các văn phòng công chứng thuộc Hokkaido trong phạm vi Cục Pháp vụ Sapporo, Miyagi, Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi, Osaka và Fukuoka có dịch vụ một cửa. Người nộp có thể đồng thời nhận công chứng, xác nhận con dấu notary và xác nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản tại một địa điểm.
Bước 2: Xin xác nhận con dấu tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản
Giấy tờ dùng tại Việt Nam cần xin Authentication of Official Seals – 公印確認 để tiếp tục hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam. Không sử dụng mẫu Apostille nếu hồ sơ vẫn phải qua bước hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ gửi Bộ Ngoại giao Nhật Bản gồm:
- Bản chính giấy tờ công được cấp trong vòng ba tháng hoặc tài liệu tư đã hoàn thành thủ tục công chứng.
- Tờ khai xin Authentication of Official Seals.
- Giấy tờ tùy thân có ảnh nếu nộp trực tiếp, chẳng hạn hộ chiếu, thẻ cư trú hoặc bằng lái xe.
- Giấy ủy quyền có chữ ký nếu nhờ người khác nộp, trừ trường hợp được miễn theo quy định.
- Letter Pack Light hoặc phong bì đã dán tem, ghi tên và địa chỉ nhận kết quả tại Nhật Bản.
Hồ sơ có thể gửi qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại:
- Trụ sở Bộ Ngoại giao Nhật Bản tại Tokyo: South Building 1F, 2-2-1 Kasumigaseki, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919. Giờ nhận hồ sơ trực tiếp từ 14:00–16:00; trả kết quả tại quầy từ 9:30–12:00.
- Văn phòng liên lạc Osaka: Tầng 4, Osaka National Government Building No.4, 4-1-76 Otemae, Chuo-ku, Osaka 540-0008. Quầy tiếp nhận làm việc từ 9:00–12:15 and 13:15–17:00.
Bộ Ngoại giao Nhật Bản không thu phí xác nhận. Nếu hồ sơ hợp lệ, kết quả nộp qua bưu điện thường được gửi trả sau khoảng ba ngày làm việc; hồ sơ nhận trực tiếp tại quầy Tokyo thường được trả sau bốn ngày làm việc.
Bộ Ngoại giao Nhật Bản không nhận hồ sơ gửi từ nước ngoài và chỉ trả kết quả đến địa chỉ trong lãnh thổ Nhật Bản. Người nộp nên ghi số điện thoại liên hệ ban ngày, đồng thời giữ lại mã theo dõi trên Letter Pack.
Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam ở Nhật Bản
Sau khi có xác nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, người nộp chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa gồm:
- Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bản chính giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao Nhật Bản xác nhận.
- Một bản chụp đầy đủ của giấy tờ cần hợp pháp hóa.
- Bản chụp hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
- Phí lãnh sự và hồ sơ chuyển phát theo hướng dẫn của nơi nộp.
Nếu gửi hồ sơ đến Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo qua bưu điện, cần sử dụng thư bảo đảm có tiền mặt Genkin Kakitome, đồng thời gửi kèm Letterpack hoặc bì thư Chakubarai ghi sẵn địa chỉ, số điện thoại người nhận và clear holder. Có thể tham khảo mẫu Letterpack – レターパック và giữ lại mã vận đơn để theo dõi kết quả.
Hồ sơ có thể được nộp tại cơ quan đại diện Việt Nam phụ trách khu vực cư trú:
- Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: 50-11 Motoyoyogi-cho, Shibuya-ku, Tokyo 151-0062; điện thoại +81-3-3466-3311/3313/3314.
- Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka 590-0952; điện thoại +81-72-221-6666.
- Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: Tầng 4, Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka 810-0801; điện thoại +81-92-263-7668.
Cách nộp, hình thức thanh toán và yêu cầu chuyển phát có thể khác nhau giữa Tokyo, Osaka và Fukuoka. Người nộp nên kiểm tra hướng dẫn của cơ quan phụ trách địa bàn trước khi gửi bản chính.
Bước 4: Dịch giấy tờ sang tiếng Việt
Sau khi hợp pháp hóa, giấy tờ tiếng Nhật thường phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch trước khi nộp cho cơ quan tại Việt Nam.
Nếu thực hiện tại Đại sứ quán Việt Nam ở Tokyo, hồ sơ chứng nhận bản dịch gồm:
- Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
- Hai bộ bản chụp giấy tờ cần dịch.
- Cách đọc bằng chữ Romaji đối với tên người Nhật, địa chỉ và thông tin riêng cần phiên âm.
Người nộp cũng có thể hoàn tất việc dịch thuật, chứng thực tại Việt Nam sau khi nhận lại giấy tờ đã hợp pháp hóa. Trước khi lựa chọn nơi dịch, nên hỏi cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam về hình thức bản dịch được chấp nhận để tránh phải thực hiện lại.
Dịch vụ hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự Nhật Bản trọn gói tại Dịch Thuật Số
No.1 Translation offers a comprehensive solution that helps you save time, effort, and cost. You won’t have to worry about researching procedures, traveling between offices, or dealing with unexpected issues.
You only need to provide complete information and the documents to be legalized, and No.1 Translation will take care of everything else.
Advantages of Using No.1 Translation’s Full-Service Package:
- Time-saving: We handle the entire process for you, from preparing the documents to submitting and receiving the results. You won’t need to make multiple trips between agencies, saving both time and effort.
- Simple procedure: Customers only need to provide the necessary information and documents, and we will take care of all the remaining steps. Our team of specialists will guide you through each step, ensuring that all procedures are completed correctly and efficiently.
- Most affordable cost: No.1 Translation is committed to offering the best prices on the market. All fees are clearly communicated with no hidden charges, helping you save significantly.
- Legal consultation: We will advise you on the most suitable consular legalization or certification option for your intended use.
- Thorough document review: We carefully check customers’ documents to ensure all information and papers are complete and accurate, preventing cases of returned dossiers due to omissions.
- Professional service: Our team of experienced professionals will provide dedicated and attentive support.
Let No.1 Translation help you complete all Japanese consular legalization and certification procedures quickly and efficiently. Contact us now for detailed consultation and dedicated support.
- Hotline: 0934.888.768 / 0779.088.868
- Website: www.dichthuatso1.com
Pricing for Japanese Consular Legalization and Certification Services
Below are the details of our service fees:
Japanese Translation Fee
- Translate from Japanese to Vietnamese: From 85,000 – 95,000 VND per page
- Translate from Vietnamese to Japanese: From 95,000 – 104,000 VND per page
Translation notarization fee
- Notarization in Hanoi and Northern provinces: From 50,000 – 60,000 VND per document.
- Notarization in Ho Chi Minh City and Southern provinces: 50,000 VND per document.
Fee for Seal at the Consular Department – Department of Foreign Affairs, Vietnam
This fee is required for the authority to verify the legality and authenticity of documents issued by Vietnamese agencies before use in Japan.
- Service fee: 300,000 VND per seal, and 250,000 VND per seal for two or more seals.
>>> See more: Consular authentication at the Ministry of Foreign Affairs of Vietnam
Embassy Service Fee
The consular legalization fee at the Embassy of Japan in Vietnam is 2,500,000 VND per document set.
Note:
- This price applies to one set of documents, covering all four steps: translation, notarization, consular seal, and embassy legalization.
- Completion time: 7–10 working days for all four steps.
Japanese consular legalization is a complex process that requires precision and strict compliance with the legal regulations of both countries. Understanding and correctly following each step in this process ensures that your documents are recognized and legally valid for use in both Vietnam and Japan.
No.1 Translation is committed to providing full-package notarized translation and Japanese consular legalization/certification services, ensuring speed, accuracy, and reliability. We support the entire process from translation and notarization to consular legalization, giving you peace of mind and convenience in all transactions. Contact No.1 Translation now for the best consultation and support.
