Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản đã có nhiều thay đổi sau khi Việt Nam áp dụng Công ước Apostille trong quan hệ giữa 2 nước. Theo đó, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước có thể sử dụng Apostille thay cho consular legalization trước đây.
Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng thuộc phạm vi Apostille. Bài viết dưới đây của No.1 Translation sẽ giúp bạn xác định trường hợp cần Apostille, chứng nhận lãnh sự good consular legalization, đồng thời hướng dẫn hồ sơ và quy trình thực hiện giữa Việt Nam và Nhật Bản theo quy định 2026.
CONTACT FOR SERVICE CONSULTANCY Gửi tin nhắn qua Messenger
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và Apostille Nhật Bản là gì?
Để sử dụng giấy tờ giữa Việt Nam và Nhật Bản, người dân và doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục Consular legalization services or Chứng nhận Apostille Nhật Bản tùy thuộc vào loại giấy tờ và quy định áp dụng.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Japanese consular legalization là quy trình chứng nhận chữ ký, con dấu trên các giấy tờ do Nhật Bản hoặc Việt Nam cấp, nhằm giúp các giấy tờ này được công nhận pháp lý và sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giữa Việt Nam và Nhật Bản sẽ bao gồm hai trường hợp:
- Legalizing Japanese documents for use in Vietnam.
- Legalizing Vietnamese documents for use in Japan.
Trước khi Việt Nam áp dụng Công ước Apostille, nhiều giấy tờ phải trải qua nhiều bước xác nhận tại cơ quan có thẩm quyền và cơ quan ngoại giao của hai nước mới có thể được chấp nhận sử dụng ở quốc gia còn lại.
2. Chứng nhận Apostille Nhật Bản là gì?
Apostille là cơ chế chứng nhận đặc biệt được thiết lập theo Công ước La Haye năm 1961 (Công ước Apostille) về exempt from legalization đối với giấy tờ công của nước ngoài.
Theo đó, sau khi được cấp Apostille, giấy tờ có thể được sử dụng trực tiếp tại các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với nước cấp mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại quốc gia tiếp nhận tài liệu.
Việc thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hay cấp dấu Apostille giữa Việt Nam và Nhật Bản sẽ còn phụ thuộc vào loại giấy tờ và mục đích sử dụng của tài liệu. Vì vậy, cá nhân và doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp để thực hiện consular legalization or xin Apostille theo quy định.
Phân biệt giấy tờ cần Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Tùy thuộc vào loại giấy tờ, cơ quan ban hành và mục đích sử dụng, tài liệu của bạn sẽ thuộc diện Chỉ cần tem Apostille, Bắt buộc Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, hoặc Được miễn trừ.
1. Giấy tờ chỉ cần tem Apostille
Với giấy tờ công do cơ quan nhà nước, tổ chức tư pháp hoặc cơ sở giáo dục cấp, nếu đủ điều kiện có thể chứng nhận Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản. Các giấy tờ phổ biến gồm:
- Giấy tờ hộ tịch & Nhân thân: Birth certificate, Marriage certificate, Certificate of marital status (độc thân), Giấy khai tử, Trích lục hộ tịch,…
- Hồ sơ tư pháp & Hành chính: Judicial record certificates (Số 1 và Số 2), Bản án/Quyết định của Tòa án, Giấy xác nhận không tiền án tiền sự…
- Bằng cấp & Giấy tờ giáo dục: Graduation certificates (THPT, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ), Bảng điểm, Học bạ, Chứng chỉ ngoại ngữ (JLPT, IELTS…), Giấy xác nhận sinh viên…
- Văn bản công chứng & Chứng thực: Văn bản ủy quyền, Bản dịch công chứng, Tờ khai tuyên thệ, Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc đã qua công chứng tư pháp.
DỊCH VỤ XIN CHỨNG NHẬN APOSTILLE TRỌN GÓI
2. Giấy tờ bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Theo quy định điều khoản loại trừ của Công ước La Haye (Apostille), những giấy tờ không thuộc thẩm quyền công hoặc liên quan trực tiếp đến thương mại/ngoại giao không được áp dụng Apostille mà bắt buộc phải trải qua thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự 3 bước (qua Bộ Ngoại giao và Đại sứ quán/Lãnh sự quán):
- Chứng từ thương mại & Hải quan: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Bảng kê hàng hóa (Packing List), Tờ khai hải quan, Vận đơn (Bill of Lading)…
- Tài liệu doanh nghiệp tự lập: Hợp đồng kinh tế, Financial report nội bộ, Biên bản họp HĐQT, Thỏa thuận hợp tác không có xác nhận của cơ quan quản lý nhà nước.
- Văn bản do viên chức Ngoại giao/Lãnh sự lập trực tiếp.
Việc xác định Apostille good consular legalization Japan phụ thuộc vào từng loại giấy tờ và cách chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền. Chỉ một khác biệt về chữ ký, con dấu hoặc bước chứng thực cũng có thể làm thay đổi quy trình.
Để tránh nộp sai thủ tục, bị trả hồ sơ hoặc mất thêm thời gian, bạn có thể gửi bản scan giấy tờ qua Zalo/Hotline 0934.888.768. Team No.1 Translation sẽ kiểm tra miễn phí và tư vấn chính xác phương án xử lý phù hợp với từng hồ sơ.
DỊCH VỤ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TRỌN GÓI
Procedure for Consular Legalization of Vietnamese Documents for Use in Japan
Đối với các giấy tờ Việt Nam nằm ngoài phạm vi Công ước Apostille, người nộp cần thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Việc có cần xác nhận bổ sung tại Cơ quan đại diện Ngoại giao Nhật Bản hay không sẽ tùy thuộc vào loại tài liệu và yêu cầu cụ thể của nơi tiếp nhận.
Quy trình các bước như sau:
Bước 1: Xác nhận yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản
Trước khi tiến hành dịch thuật hay nộp hồ sơ xin chứng nhận, người nộp cần liên hệ trực tiếp với trường học, doanh nghiệp hoặc cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản để làm rõ các tiêu chuẩn:
- Loại bản sao: Yêu cầu bản chính hay bản sao chứng thực tư pháp.
- Thời hạn giấy tờ: Giấy tờ gốc có quy định thời hạn cấp (ví dụ: trong vòng 3 hoặc 6 tháng) hay không.
- Ngôn ngữ bản dịch: Tiếp nhận bản dịch tiếng Nhật hay tiếng Anh.
- Chứng thực bản dịch: Bản dịch có cần notary hay chỉ cần bản dịch kèm tuyên bố cam kết của biên dịch viên.
- Cấp độ xác thực: Có bắt buộc chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hay yêu cầu thêm dấu xác nhận của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản.
Việc kiểm tra trước giúp bạn xác định đúng quy định, tránh phát sinh công đoạn dịch thuật hoặc chứng nhận không cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và dịch thuật công chứng tiếng Nhật
Người nộp cần kiểm tra kỹ giấy tờ gốc, đảm bảo văn bản có chữ ký và con dấu rõ ràng của cơ quan có thẩm quyền, không bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc có thông tin mâu thuẫn.
Sau đó, tiến hành dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật or English. Nếu cần Bộ Ngoại giao chứng nhận cả bản dịch, bản dịch phải được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch theo quy định.
Cuối cùng, nên rà soát toàn bộ thông tin trước khi công chứng, đặc biệt là họ tên, ngày sinh, số giấy tờ và cách phiên âm Katakana/Rōmaji theo hộ chiếu để hạn chế sai sót và tránh phải đính chính bản dịch.
Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Người nộp hồ sơ chuẩn bị 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm:
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự: Ưu tiên kê khai và đặt lịch hẹn trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Bộ Ngoại giao (đăng nhập bằng tài khoản VNeID). (Mẫu LS/HPH-2012/TK có thể dùng để tham khảo).
- Giấy tờ tùy thân: Bản chính CCCD/Hộ chiếu (nộp trực tiếp) hoặc 01 bản chụp (nộp qua bưu điện).
- Giấy tờ cần chứng nhận: Bản chính + 01 bản chụp để lưu hồ sơ.
- Bản dịch công chứng: Bản chính + 01 bản chụp (nếu đề nghị chứng nhận cả bản dịch).
- Phong bì trả kết quả: Ghi rõ địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu đăng ký nhận kết quả qua bưu điện).
Submission Location:
- Consular Department – Ministry of Foreign Affairs: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hanoi.
- Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM.
- Cơ quan ngoại vụ địa phương / Bộ phận Một cửa cấp tỉnh: Đối với các tỉnh/thành phố đã được phân cấp tiếp nhận.
- Nộp qua Bưu điện: Theo hướng dẫn chi tiết trên Cổng Dịch vụ công.
Thời gian xử lý thông thường là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (có thể kéo dài hơn nếu cần xác minh thêm con dấu, chữ ký).ợp con dấu, chữ ký hoặc chức danh cần xác minh, thời gian trả kết quả có thể kéo dài.
Bước 4: Nộp giấy tờ tại Nhật Bản và hoàn thiện yêu cầu bổ sung
Sau khi hoàn tất chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn gửi hồ sơ kèm bản dịch cho cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản. Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ Nhật Bản không phải bước bắt buộc với mọi loại giấy tờ mà phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Vì vậy, bạn chỉ thực hiện bước xác thực bổ sung này khi được yêu cầu cụ thể.
Besides, Letterpack (レターパック) chỉ dùng để chuyển phát hồ sơ trong nội địa Nhật Bản, không sử dụng để nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Việt Nam. Do đó, cần lựa chọn đúng hình thức nộp hồ sơ khi thực hiện thủ tục tại Việt Nam.
Procedure for Consular Legalization of Japanese Documents for Use in Vietnam
Quy trình dưới đây áp dụng cho các giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước Apostille. Đối với các giấy tờ công, bạn chỉ cần xin tem Apostille tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) và mang về Việt Nam Notarized translation, bỏ hoàn toàn bước qua Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán.
Bước 1: Kiểm tra tuyến xác nhận tại Nhật Bản
Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần kiểm tra hình thức và thẩm quyền cấp giấy tờ tại Nhật Bản để chuẩn bị đúng tuyến xác nhận:
- Giấy tờ do cơ quan nhà nước Nhật Bản cấp: Bắt buộc sử dụng bản chính được cấp trong vòng 03 tháng gần nhất, có đầy đủ ngày cấp, tên, chức danh người ký và con dấu chính thức của cơ quan.
- Tài liệu do cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức tư nhân lập: Phải được công chứng viên (Notary Public) tại Nhật Bản chứng thực chữ ký, sau đó xin xác nhận con dấu công chứng viên tại Cục Pháp vụ địa phương (Legal Affairs Bureau) trước khi gửi Bộ Ngoại giao.
- Bản sao giấy tờ: Bản photocopy thông thường không được chấp nhận. Nếu sử dụng bản sao, tài liệu phải hoàn thành thủ tục công chứng tư theo quy định của Nhật Bản.
- Chứng từ thương mại, hải quan đặc thù: Cần hỏi trước cơ quan phát hành và Cơ quan đại diện Ngoại giao Việt Nam tại Nhật Bản về tuyến xác nhận riêng, vì một số tài liệu thương mại sẽ có quy trình chứng thực theo ngành.
Bước 2: Xin Authentication tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản
Authentication of Official Seals (公印確認 – Kōin Kakunin) là bước Bộ Ngoại giao Nhật Bản xác thực con dấu và chữ ký chính thức trên văn bản, làm cơ sở để Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tiếp nhận hợp pháp hóa.
1. Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:
- Bản chính giấy tờ đủ điều kiện xác nhận.
- Tờ khai đề nghị cấp Authentication (sử dụng mẫu chuẩn của MOFA).
- Giấy tờ tùy thân có ảnh (CCCD/Hộ chiếu) nếu nộp trực tiếp hoặc Giấy ủy quyền có chữ ký nếu nộp qua người đại diện.
- Phong bì có mã theo dõi (Letterpack), ghi sẵn địa chỉ và số điện thoại người nhận tại Nhật Bản.
2. Địa điểm và hình thức nộp:
Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Quầy tiếp nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản tại Tokyo hoặc Osaka. Riêng từ ngày 05/10/2026, người nộp trực tiếp tại văn phòng Tokyo bắt buộc phải đặt lịch hẹn trực tuyến trước khi đến, kết quả sau đó được trả qua đường bưu điện.
Bộ Ngoại giao Nhật Bản không thu lệ phí cho thủ tục này nhưng không tiếp nhận hồ sơ gửi từ nước ngoài và chỉ trả kết quả đến địa chỉ trong lãnh thổ Nhật Bản. Thời gian xử lý thông thường khoảng 3 working days, chưa bao gồm thời gian chuyển phát.
Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam
Sau khi nhận lại giấy tờ đã có con dấu Authentication, bạn tiếp tục nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự tại một trong các Cơ quan đại diện Ngoại giao của Việt Nam phụ trách khu vực cư trú:
- Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: Phụ trách khu vực Kanto và các tỉnh phía Bắc/Đông Nhật Bản.
- Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: Phụ trách khu vực Kansai và các tỉnh lân cận.
- Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: Phụ trách khu vực Kyushu, Okinawa và Nam Nhật Bản.
Documents to be submitted:
- Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (khai theo mẫu của Cơ quan đại diện).
- Bản chính giấy tờ đã có dấu Authentication của Bộ Ngoại giao Nhật Bản.
- 01 bản chụp (photocopy) đầy đủ các trang của giấy tờ cần hợp pháp hóa.
- Bản chụp Hộ chiếu/Giấy tờ tùy thân của người nộp.
- Lệ phí lãnh sự và phong bì chuyển phát kết quả ghi rõ địa chỉ theo hướng dẫn riêng của từng Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán.
Bước 4: Dịch thuật công chứng sang Tiếng Việt
Sau khi dán đầy đủ tem Hợp pháp hóa lãnh sự từ Cơ quan đại diện Việt Nam, văn bản tiếng Nhật đã hoàn tất giá trị pháp lý. Để sử dụng tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam, tài liệu cần được dịch sang Tiếng Việt và công chứng tư pháp.
Bản dịch công chứng phải thể hiện đầy đủ:
- Toàn bộ nội dung mặt trước và mặt sau của giấy tờ gốc.
- Phần dấu xác nhận Authentication (公印確認) của Bộ Ngoại giao Nhật Bản.
- Con dấu và tem Hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam.
Dịch vụ Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói
Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ xử lý giấy tờ Việt Nam – Nhật Bản theo đúng hình thức Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Trước khi nhận bản chính, chuyên viên sẽ kiểm tra bản scan, cơ quan cấp và mục đích sử dụng để xác định tài liệu thuộc phạm vi Công ước hay phải đi theo tuyến chứng nhận truyền thống.
Phạm vi hỗ trợ gồm:
- Kiểm tra hình thức xử lý: Xác định giấy tờ cần Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thuộc trường hợp được miễn.
- Hỗ trợ Apostille: Chuẩn hóa hồ sơ và thực hiện thủ tục Apostille đối với giấy tờ công đủ điều kiện của Việt Nam hoặc Nhật Bản.
- Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản: Xác định cơ quan chứng nhận, hoàn thiện Authentication và xử lý tại cơ quan đại diện có thẩm quyền.
- Công chứng và xác nhận giấy tờ tư: Hướng dẫn xử lý hợp đồng, giấy ủy quyền hoặc tài liệu doanh nghiệp trước khi xin chứng nhận.
- Dịch thuật hồ sơ: Dịch đầy đủ giấy tờ, Apostille, Authentication và dấu hợp pháp hóa sang tiếng Việt hoặc tiếng Nhật.
- Theo dõi và bàn giao kết quả: Cập nhật tiến độ từng công đoạn và hỗ trợ chuyển trả hồ sơ theo yêu cầu.
Mỗi khoản lệ phí nhà nước, phí dịch thuật, chuyển phát và phí dịch vụ được thông báo riêng sau khi kiểm tra hồ sơ. Khách hàng biết trước tài liệu cần bổ sung, cơ quan xử lý và thời gian dự kiến trước khi gửi bản chính.
Để được xác định giấy tờ cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, khách hàng có thể gửi bản scan kèm thông tin nơi cấp và mục đích sử dụng qua hotline 0934.888.768 hoặc 0779.088.868. Dịch Thuật Số 1 sẽ kiểm tra và đề xuất đúng tuyến xử lý cho từng hồ sơ.
Pricing for Japanese Consular Legalization and Certification Services
Below are the details of our service fees:
Japanese Translation Fee
- Translate from Japanese to Vietnamese: From 85,000 – 95,000 VND per page
- Translate from Vietnamese to Japanese: From 95,000 – 104,000 VND per page
Translation notarization fee
- Notarization in Hanoi and Northern provinces: From 50,000 – 60,000 VND per document.
- Notarization in Ho Chi Minh City and Southern provinces: 50,000 VND per document.
Fee for Seal at the Consular Department – Department of Foreign Affairs, Vietnam
This fee is required for the authority to verify the legality and authenticity of documents issued by Vietnamese agencies before use in Japan.
- Service fee: 300,000 VND per seal, and 250,000 VND per seal for two or more seals.
>>> See more: Consular authentication at the Ministry of Foreign Affairs of Vietnam
Embassy Service Fee
The consular legalization fee at the Embassy of Japan in Vietnam is 2,500,000 VND per document set.
Note:
- This price applies to one set of documents, covering all four steps: translation, notarization, consular seal, and embassy legalization.
- Completion time: 7–10 working days for all four steps.
Japanese consular legalization is a complex process that requires precision and strict compliance with the legal regulations of both countries. Understanding and correctly following each step in this process ensures that your documents are recognized and legally valid for use in both Vietnam and Japan.
No.1 Translation is committed to providing full-package notarized translation and Japanese consular legalization/certification services, ensuring speed, accuracy, and reliability. We support the entire process from translation and notarization to consular legalization, giving you peace of mind and convenience in all transactions. Contact No.1 Translation now for the best consultation and support.
