Italian Consular Legalization không còn bắt buộc với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước đã có Apostille hợp lệ từ ngày 11/9/2026. Tuy nhiên, tài liệu ngoài phạm vi này vẫn cần kiểm tra yêu cầu consular legalization và căn cứ miễn trước khi nộp. Vì vậy, No.1 Translation đã cập nhật cách phân loại giấy tờ, quy trình, nơi tiếp nhận, thời gian và chi phí để bạn chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu, tránh thực hiện bước không cần thiết.
CONTACT FOR SERVICE CONSULTANCY
1. Hợp pháp hóa lãnh sự Ý hay Apostille: Khi nào cần thực hiện?
Hợp pháp hóa lãnh sự Ý là thủ tục xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ để sử dụng giữa Việt Nam và Ý. Tuy nhiên, từ ngày 11/9/2026, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước có Apostille hợp lệ không cần tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự. Vì vậy, cần xác định đúng hình thức xác nhận trước khi thực hiện.
Hai thủ tục khác nhau ở trình tự và cơ quan cấp dấu:
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Áp dụng khi tài liệu ngoài phạm vi Apostille, không được miễn và nơi tiếp nhận yêu cầu hợp pháp hóa. Giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp xác nhận trước, rồi chuyển đến cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự của nước tiếp nhận. Riêng tại Ý, cơ quan xác nhận ban đầu phụ thuộc loại tài liệu; không mặc định mọi giấy tờ đều phải qua Bộ Ngoại giao Ý.
- Apostille: Thay thế chuỗi hợp pháp hóa đối với giấy tờ đủ điều kiện, bằng dấu cấp tại nước phát hành. Tại Ý, tài liệu hành chính thường thuộc thẩm quyền Prefettura, còn tài liệu tư pháp và công chứng thuộc Procura della Repubblica. Giấy tờ Ý có Apostille hợp lệ không cần xin thêm dấu tại Đại sứ quán Việt Nam.
Dù thực hiện theo hình thức nào, dấu xác nhận không chứng minh nội dung giấy tờ chính xác và không thay thế yêu cầu về bản dịch tiếng Ý khi sử dụng tài liệu tại Ý. Với giấy tờ đã được hợp pháp hóa trước ngày 11/9/2026, không cần làm lại Apostille chỉ vì Công ước bắt đầu áp dụng.
Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ và muốn biết những dấu xác nhận hiện có đã đủ hay chưa, Dịch Thuật Số 1 có thể cùng bạn kiểm tra trước khi làm thủ tục. Bạn hãy liên hệ để được tư vấn các bước cần thiết và lựa chọn hình thức hỗ trợ phù hợp.
>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục Hợp pháp hoá / Chứng nhận lãnh sự
2. Giấy tờ sử dụng giữa Việt Nam và Ý: Diện Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy tờ hộ tịch, học tập, tư pháp, công chứng và đăng ký doanh nghiệp đủ điều kiện được Apostille; văn bản lãnh sự và giấy tờ hành chính trực tiếp phục vụ thương mại, hải quan cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa và căn cứ miễn.
2.1. Các loại giấy tờ đủ điều kiện Apostille Việt Nam – Ý
Những giấy tờ được Apostille phải là giấy tờ công hoặc có phần xác nhận chính thức thuộc phạm vi Công ước. Các nhóm thường gặp gồm:
- Giấy tờ hộ tịch: Giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử và xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan hộ tịch có thẩm quyền cấp.
- Giấy tờ học tập: Văn bằng, bảng điểm và chứng chỉ đủ điều kiện xác nhận. Tại Ý, một số tài liệu trường học cần được cơ quan quản lý giáo dục xác nhận trước khi nộp Prefettura; không mặc định mọi văn bằng đều được xin dấu trực tiếp.
- Giấy tờ tư pháp: Phiếu lý lịch tư pháp, bản án, quyết định và tài liệu do cơ quan tư pháp ban hành. Tại Ý, giấy tờ tư pháp thuộc thẩm quyền Apostille của Procura della Repubblica.
- Văn bản công chứng hoặc chứng thực: Giấy ủy quyền, hợp đồng công chứng, bản sao chứng thực và phần xác nhận chữ ký trên tài liệu cá nhân. Hợp đồng tự ký chưa có xác nhận phù hợp không mặc nhiên đủ điều kiện Apostille.
- Giấy tờ đăng ký doanh nghiệp: Trích lục đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thương mại do cơ quan có thẩm quyền cấp. Tài liệu của Phòng Thương mại Ý thuộc phạm vi Công ước được xin Apostille tại Prefettura.
Lưu ý về hình thức tài liệu: Bản photocopy thông thường không tương đương bản sao được chứng thực. Nếu xin Apostille trên bản sao hoặc phần công chứng, dấu xác nhận gắn với chữ ký và tư cách người chứng thực, không trực tiếp xác nhận chữ ký trên giấy tờ gốc.
>> Xem thêm: Quy trình, hồ sơ xin cấp chứng nhận Apostille
2.2. Các loại giấy tờ còn cần hợp pháp hóa lãnh sự Ý
Trong quan hệ Việt Nam – Ý, những giấy tờ cần hợp pháp hóa là tài liệu ngoài phạm vi Apostille, không được miễn và được nơi tiếp nhận yêu cầu hợp pháp hóa. Hai nhóm loại trừ tại Điều 1 Công ước gồm:
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập: Văn bản do viên chức đại sứ quán hoặc cơ quan lãnh sự lập và ký. Riêng văn bản do cơ quan lãnh sự Việt Nam tại Ý cấp để sử dụng tại Ý, việc xác nhận chữ ký có thể thuộc thẩm quyền Prefettura, tùy căn cứ miễn và điều kiện tiếp nhận. Vì vậy, không áp dụng nguyên quy trình dành cho giấy tờ cấp trong nước.
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại hoặc hải quan: Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu có thể thuộc nhóm này. Tuy nhiên, hợp đồng thương mại có công chứng và trích lục đăng ký doanh nghiệp không bị loại trừ chỉ vì phục vụ hoạt động kinh doanh.
Với tài liệu do Phòng Thương mại Ý cấp, cần phân biệt trích lục đăng ký doanh nghiệp với chứng từ phục vụ xuất nhập khẩu: cùng cơ quan cấp nhưng có thể áp dụng hình thức xác nhận khác nhau. Tại Ý, Phòng Thương mại được giao hợp pháp hóa các tài liệu thuộc thẩm quyền của mình, còn Apostille thuộc Prefettura.
>> Xem thêm: Danh Sách Các Giấy Tờ Được Miễn Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự
3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Ý theo chiều sử dụng giấy tờ
Quy trình dưới đây áp dụng cho tài liệu ngoài phạm vi Apostille, không được miễn và được yêu cầu hợp pháp hóa. Giấy tờ cần hoàn thành xác nhận tại nước cấp trước khi chuyển đến cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận.
3.1. Thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Ý
Giấy tờ Việt Nam cần được chứng nhận lãnh sự trong nước trước khi xin hợp pháp hóa phía Ý. Đồng thời, nên thống nhất hình thức bản dịch với nơi sử dụng để tránh phải dịch hoặc xác nhận lại.
- Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Hoàn thành công chứng, chứng thực hoặc xác nhận chuyên môn nếu tài liệu yêu cầu. Chuẩn bị tờ khai LS/HPH-2025/TK, tài liệu đề nghị chứng nhận và 01 bản chụp để lưu; xuất trình giấy tờ tùy thân khi nộp trực tiếp hoặc gửi bản chụp khi nộp bưu chính.
- Bước 2 – Xin chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam: Nộp tại Cục Lãnh sự hoặc Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs. Chữ ký, con dấu và chức danh trên tài liệu được đối chiếu với mẫu đã thông báo; nếu chưa đủ căn cứ, cơ quan giải quyết cần xác minh trước khi cấp chứng nhận.
- Bước 3 – Xin hợp pháp hóa phía Ý: Nộp tài liệu đã được phía Việt Nam chứng nhận tại cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự Ý có thẩm quyền. Với hồ sơ nộp tại Đại sứ quán Ý ở Hà Nội, liên hệ consolare.hanoi@esteri.it để đặt lịch và xác nhận giấy tờ kèm theo trước khi đến.
- Bước 4 – Hoàn thiện bản dịch tiếng Ý: Thực hiện bản dịch theo hình thức được nơi tiếp nhận chấp nhận. Nếu cần chứng nhận bản dịch phù hợp với bản gốc tại cơ quan lãnh sự Ý, phải xuất trình cả tài liệu gốc và bản dịch; không mặc định bản dịch công chứng tại Việt Nam đã thay thế chứng nhận này.
Thủ tục phía Việt Nam thực hiện theo Decree 111/2011/ND-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP; biểu mẫu theo Thông tư 11/2025/TT-BNG.
3.2. Thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ Ý sử dụng tại Việt Nam
Với tài liệu còn thuộc diện hợp pháp hóa, cần chọn đúng cơ quan xác nhận tại Ý trước khi nộp Đại sứ quán Việt Nam. Đặc biệt, tài liệu do Phòng Thương mại cấp có đầu mối xác nhận riêng.
- Bước 1 – Xác định cơ quan xác nhận tại Ý: Kiểm tra cơ quan cấp, người ký và hình thức tài liệu. Với giấy tờ của Phòng Thương mại thuộc diện hợp pháp hóa, Phòng Thương mại có thẩm quyền xác nhận tài liệu của mình; không mặc định phải chuyển qua Prefettura hoặc Bộ Ngoại giao Ý.
- Bước 2 – Hoàn thành xác nhận phía Ý: Nộp tài liệu đầy đủ, kèm phụ lục nếu có, tại cơ quan đã xác định. Phần xác nhận phải có chữ ký, con dấu phù hợp để phía Việt Nam kiểm tra; nếu cần bổ sung mẫu chữ ký, hồ sơ có thể phải chờ xác minh.
- Bước 3 – Xin hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam: Chuẩn bị tờ khai, tài liệu đã được phía Ý xác nhận, bản chụp để lưu và giấy tờ tùy thân theo hình thức nộp. Tài liệu tiếng Ý cần kèm bản dịch tiếng Việt or English, trừ trường hợp được chấp nhận ngôn ngữ đó theo quy định. Đại sứ quán tiếp tục xử lý tài liệu ngoài phạm vi Apostille theo thủ tục truyền thống.
- Bước 4 – Hoàn thiện bản dịch sử dụng tại Việt Nam: Sau khi nhận kết quả, dịch nội dung giấy tờ và các phần xác nhận, rồi công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của nơi nộp. Bản dịch phục vụ bước hợp pháp hóa không phải chứng thực, nên không mặc nhiên đáp ứng yêu cầu của hồ sơ cuối cùng.
Lưu ý với văn bản lãnh sự: Giấy tờ do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam tại Ý lập để sử dụng tại Ý có thể được Prefettura hợp pháp hóa chữ ký, nếu không được miễn. Trường hợp này cần kiểm tra đầu mối riêng, thay vì áp dụng quy trình dành cho giấy tờ cấp tại Việt Nam.
Nếu bạn muốn có một đơn vị hỗ trợ xuyên suốt từ chuẩn bị giấy tờ đến dịch thuật và hoàn thiện các bước xác nhận, hãy liên hệ Dịch Thuật Số 1. Đội ngũ tư vấn sẽ trao đổi phương án trọn gói phù hợp với hồ sơ, cùng thời gian dự kiến và chi phí để bạn thuận tiện sắp xếp.
>> See more: Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Hợp Đồng Kinh Tế Ý (Italy, Italia) Nhanh Chóng, Trọn Gói
4. Địa chỉ tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự Ý
Bạn có thể tra cứu địa chỉ và kênh liên hệ dưới đây để sắp xếp việc nộp hồ sơ. Với cơ quan lãnh sự, cần xác nhận lịch hẹn trước khi đến.
4.1. Các đầu mối tiếp nhận tại Việt Nam
| Cơ quan | AddressRoom 05.02, 5th Floor, Newton Residences, 38 Truong Quoc Dung, Ward 8, Phu Nhuan District, HCMC | Kênh liên hệ |
| Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao | 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội | Cổng dịch vụ công Bộ Ngoại giao |
| Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs | 6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, TP.HCM | Website Sở Ngoại vụ |
| Đại sứ quán Ý tại Việt Nam | 9 Lê Phụng Hiểu, Hà Nội | consolare.hanoi@esteri.it |
| Tổng Lãnh sự quán Ý tại TP.HCM | Tầng 10, President Place, 93 Nguyễn Du, TP.HCM | hochiminh.consolato@esteri.it |
Địa chỉ được đối chiếu từ thông tin của Bộ Ngoại giao Việt Nam và các cơ quan đại diện Ý. Khi đặt lịch với phía Ý, nên nêu loại tài liệu và mục đích sử dụng để được hướng dẫn đúng bộ phận tiếp nhận.
4.2. Các đầu mối tiếp nhận tại Ý
| Cơ quan | Cách tra cứu hoặc liên hệ |
| Prefettura tại địa phương | Tra cứu mục "Legalizzazione documenti” trên cổng thông tin Prefettura |
| Procura della Repubblica tại địa phương | Tra cứu mục "Apostille e legalizzazioni” trên website cơ quan tư pháp phụ trách |
| Phòng Thương mại Ý | Liên hệ bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu hoặc xác nhận tài liệu của Phòng Thương mại đã cấp giấy tờ |
| Đại sứ quán Việt Nam tại Ý | Via di Bravetta 156, 00164 Roma, Italia; email: lanhsuitaly@gmail.com; điện thoại: +39 0666160726 |
Các cơ quan địa phương tại Ý có lịch và cách nhận hồ sơ riêng. Trước khi đi, cần kiểm tra yêu cầu đặt lịch, hình thức nộp và việc nhận hồ sơ qua người được ủy quyền hoặc bưu chính trên website của đúng cơ quan phụ trách.
5. Hợp pháp hóa lãnh sự Ý mất bao lâu và chi phí bao nhiêu?
Thời gian và chi phí hợp pháp hóa lãnh sự Ý phụ thuộc vào chiều sử dụng giấy tờ và các bước xác nhận cần thực hiện. Bạn có thể tham khảo các mốc xử lý và mức giá dưới đây để dự trù trước khi nộp.
5.1. Thời gian xử lý hồ sơ Việt Nam – Ý
- Giấy tờ Việt Nam dùng tại Ý: Bước chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam mất 1–4 ngày làm việc khi hồ sơ hợp lệ. Thời gian hợp pháp hóa phía Ý tính riêng; Đại sứ quán Ý tại Hà Nội yêu cầu liên hệ đặt lịch trước ít nhất một tuần, đây không phải thời hạn trả kết quả.
- Giấy tờ Ý dùng tại Việt Nam: Thời gian xác nhận tại Ý tùy cơ quan phụ trách. Chẳng hạn, Prefettura Terni công bố thời gian thông thường khoảng một tuần, tối đa 30 ngày; mốc này không áp dụng chung cho mọi cơ quan tại Ý. Bước hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam tại Ý mất 1–4 ngày làm việc, trừ trường hợp cần xác minh.
Các mốc trên chưa gồm chờ lịch hẹn, xác nhận bổ trợ, dịch thuật và chuyển phát. Giấy tờ thuộc phạm vi Công ước có Apostille hợp lệ không phải thực hiện thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự.
>> See more: Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Mất Bao Lâu? Thời Gian Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự
5.2. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự Ý
Chi phí gồm phí tại cơ quan có thẩm quyền và giá dịch vụ hỗ trợ nếu sử dụng dịch thuật, công chứng hoặc nhờ thực hiện thủ tục. Mỗi hồ sơ chỉ phát sinh chi phí cho những bước cần làm.
Phí tại cơ quan có thẩm quyền
| Category | Mức thu |
| Chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự trong nước tại Việt Nam | 30.000 đồng/lần |
| Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam tại Ý | 10 USD/bản |
| Hợp pháp hóa văn bản, chữ ký tại cơ quan lãnh sự Ý theo Điều 69 | 24 EUR/lần |
| Chứng nhận bản dịch sang tiếng Ý phù hợp với bản gốc theo Điều 72 | 13 EUR/đơn vị foglio |
| Thuế tem tại Prefettura đối với tài liệu thuộc diện chịu thuế | 16 EUR/tem, nếu áp dụng |
| Xác nhận tại Phòng Thương mại Ý | Theo biểu phí của cơ quan phụ trách |
Phí hợp pháp hóa và phí chứng nhận bản dịch là hai khoản riêng, chỉ phát sinh khi hồ sơ cần thực hiện. Đơn vị foglio được tính theo quy cách của biểu phí lãnh sự; 16 EUR là thuế tem, không áp dụng đồng loạt cho mọi giấy tờ.
Giá dịch vụ hỗ trợ trọn gói tham khảo tại Dịch Thuật Số 1
| Category | Giá tham khảo |
| Dịch tiếng Ý ↔ tiếng Việt | Từ 162.000 đồng/trang |
| Dịch tiếng Ý ↔ tiếng Anh | Từ 310.000 đồng/trang |
| Công chứng bản dịch tại văn phòng công chứng | 40.000 đồng/bản |
| Chứng thực bản dịch tại cơ quan tư pháp | 60.000 đồng/bản |
| Certified copy | 8.000–10.000 đồng/trang, tùy số lượng |
| Hỗ trợ xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam | 250.000 đồng/tem |
| Hỗ trợ hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Ý tại Việt Nam | 2.700.000 đồng/dấu |
| Hỗ trợ xác nhận tại Ý hoặc Đại sứ quán Việt Nam tại Ý | Báo giá theo hồ sơ |
| Chuyển phát, bổ sung xác nhận hoặc xin cấp lại giấy tờ | Theo nhu cầu thực tế |
Giá dịch thuật được xác định theo chiều dịch, chuyên ngành và khối lượng tài liệu; công chứng, chứng thực tính theo số bản cần dùng. Các khoản hỗ trợ xin dấu trong bảng là giá dịch vụ tham khảo, khác với lệ phí tại cơ quan có thẩm quyền.
Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ trọn gói hoặc từng hạng mục, với chi phí tính theo phần việc bạn lựa chọn và báo giá minh bạch trước khi thực hiện. Khi cần dự trù cho hồ sơ cụ thể, bạn hãy liên hệ Dịch Thuật Số 1 để được tư vấn các khoản cần thiết và phương án phù hợp với kế hoạch sử dụng giấy tờ.
Để hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự Ý, bạn cần xác định đúng diện giấy tờ, thứ tự xác nhận và yêu cầu bản dịch của nơi tiếp nhận. Khi nắm rõ các bước này, việc sắp xếp thời gian và dự trù chi phí sẽ thuận tiện hơn. Nếu muốn có người đồng hành trong quá trình chuẩn bị, hãy liên hệ Dịch Thuật Số 1. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ từng phần hoặc trọn gói theo nhu cầu của bạn.
