Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực tại Việt Nam. Điều này kéo theo nhiều thay đổi trong thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Việc hiểu rõ Apostille là gì sẽ giúp bạn xác định đúng loại chứng nhận cần thực hiện và tránh nhầm lẫn khi chuẩn bị giấy tờ sử dụng ở nước ngoài như hồ sơ du học, định cư, kết hôn hay giao thương quốc tế.
>>> See more: Khi nào cần chứng nhận Apostille?
Apostille là gì?
Apostille (chứng nhận Apostille) là mẫu chứng nhận quốc tế được cấp theo Công ước La Hay 1961, nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh và con dấu trên văn bản.
Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực tại Việt Nam. Theo đó, Apostille giúp miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công được sử dụng giữa Việt Nam và các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước mà không cần xin thêm bất kỳ xác nhận nào từ Đại sứ quán hay Lãnh sự quán.
Tuy nhiên, Apostille không thay thế hợp pháp hóa lãnh sự trong mọi trường hợp. Do đó, trước khi làm các hồ sơ liên quan đến yếu tố nước ngoài, khách hàng nên xác định cần xin chứng nhận Apostille hay consular legalization. Bạn cũng có thể liên hệ Dịch Thuật Số 1 để được hỗ trợ kiểm tra giấy tờ và tư vấn thủ tục hoàn toàn miễn phí (hotline: 0934.888.68)
Danh sách các nước thành viên thuộc công ước La Hay
Dưới đây là danh sách các quốc gia và vùng lãnh thổ là thành viên chính thức của Công ước Apostille có hiệu lực áp dụng. Danh sách chính thức được cập nhật tại website của Hội nghị La Haye về Tư pháp Quốc tế (HCCH)
- Châu Âu: Albania, Andorra, Armenia, Áo, Azerbaijan, Belarus, Bỉ, Bosnia và Herzegovina, Bulgaria, Croatia, Cộng hòa Séc, Đan Mạch, Estonia, Phần Lan, Pháp, Georgia, Đức, Hy Lạp, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Kazakhstan, Kosovo, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg, Malta, Moldova, Monaco, Montenegro, Bắc Macedonia, Na Uy, Hà Lan, Ba Lan, Bồ Đào Nha, Romania, Nga, San Marino, Serbia, Slovakia, Slovenia, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Thụy Sĩ, Tajikistan, Thổ Nhĩ Kỳ, Ukraine, Vương quốc Anh.
- Châu Á: Bahrain, Bangladesh, Brunei, Trung Quốc (bao gồm Đặc khu Hành chính Hồng Kông và Ma Cao), Ấn Độ, Indonesia, Israel, Nhật Bản, Hàn Quốc, Kyrgyzstan, Mông Cổ, Oman, Pakistan, Philippines, Saudi Arabia, Singapore, Sri Lanka, Uzbekistan, Vietnam.
- Châu Mỹ: Antigua và Barbuda, Argentina, Bahamas, Barbados, Belize, Bolivia, Brazil, Canada, Chile, Colombia, Costa Rica, Dominica, Cộng hòa Dominica, Ecuador, El Salvador, Grenada, Guatemala, Guyana, Honduras, Jamaica, Mexico, Nicaragua, Panama, Paraguay, Peru, Saint Kitts và Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent và Grenadines, Suriname, Trinidad và Tobago, Uruguay, Venezuela.
- Châu Phi: Algeria, Botswana, Burundi, Cabo Verde, Lesotho, Liberia, Malawi, Mauritius, Morocco, Namibia, Rwanda, São Tomé và Príncipe, Senegal, Seychelles, Nam Phi, Eswatini, Tunisia.
- Châu Đại Dương và Thái Bình Dương: Australia, Cook Islands, Fiji, Marshall Islands, New Zealand, Niue, Palau, Samoa, Tonga, Vanuatu.
(Xem nguồn: Tại đây)
Note: Việc một quốc gia là thành viên Công ước không đồng nghĩa mọi giấy tờ giữa hai nước đều được áp dụng Apostille. Cần kiểm tra thêm quan hệ áp dụng Công ước giữa Việt Nam và quốc gia tiếp nhận, loại giấy tờ và các trường hợp ngoại lệ trước khi thực hiện thủ tục.
Các loại giấy tờ được cấp Apostille
Theo quy định tại Công ước Apostille (La Haye 1961) và hướng dẫn thi hành tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP, các loại giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi được cấp chứng nhận Apostille bao gồm các nhóm chính sau:
- Giấy tờ hộ tịch & Nhân thân: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, trích lục khai tử, giấy xác nhận thông tin cư trú, Phiếu lý lịch tư pháp.
- Giấy tờ doanh nghiệp & Hành chính: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện, giấy phép đầu tư, giấy phép lao động (Work Permit), giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Văn bằng & Chứng chỉ giáo dục: Bằng tốt nghiệp đại học/cao đẳng/THPT, học bạ, bảng điểm, chứng chỉ do các cơ sở giáo dục, đào tạo công lập hoặc thuộc hệ thống giáo dục quốc dân cấp.
- Văn bản tư pháp & Tòa án: Bản án, quyết định của Tòa án, giấy tờ do Viện kiểm sát, cơ quan thi hành án hoặc thừa phát lại cấp.
Các loại giấy tờ không thuộc phạm vi cấp Apostille
Theo quy định của Công ước và Nghị định 293/2026/NĐ-CP, những loại giấy tờ sau không được cấp chứng nhận Apostille:
- Giấy tờ do cơ quan ngoại giao, lãnh sự lập: Các văn bản được lập trực tiếp bởi cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự.
- Chứng từ thương mại, hải quan: Các giấy tờ liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, như Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), Certificate of Analysis… Nhóm giấy tờ này được xác nhận theo cơ chế riêng của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
Phân biệt Apostille và Legalization
Apostille là hình thức chứng nhận quốc tế một bước theo Công ước La Haye, cho phép sử dụng giấy tờ trực tiếp giữa các quốc gia thành viên. Trong khi Legalization (Hợp pháp hóa lãnh sự) là quy trình ngoại giao nhiều bước phức tạp hơn, bắt buộc áp dụng khi làm việc với các quốc gia nằm ngoài Công ước này.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hai hình thức để bạn dễ phân biệt:
| Criteria | Apostille | Legalization |
| Cơ sở | Công ước La Hay 1961 | Pháp luật của từng quốc gia và quy định ngoại giao |
| Scope of application | Giữa các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước | Khi Công ước Apostille không được áp dụng |
| How to do it | Chỉ 1 bước chứng nhận tại Cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ. | Xác nhận tại Bộ Ngoại giao nước cấp → Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước tiếp nhận. |
| Hình thức xác nhận | Đính kèm 1 tem/tờ chứng nhận chuẩn hóa theo mẫu Công ước (Apostille stamp). | Dán tem/đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán. |
Xin dấu Apostille ở đâu?
Từ ngày 11/09/2026, khi Công ước Apostille chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam, quy trình thực hiện thủ tục xác thực giấy tờ công được đơn giản hóa đáng kể. Tùy thuộc vào nguồn gốc tài liệu và quốc gia đích sử dụng, quy trình xử lý sẽ được áp dụng cụ thể như sau:
- Giấy tờ công của Việt Nam dùng tại quốc gia áp dụng Apostille: Xin cấp Apostille Certificate tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP.HCM hoặc cơ quan được ủy quyền. Không cần tiếp tục hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước tiếp nhận.
- Giấy tờ công của quốc gia áp dụng Apostille dùng tại Việt Nam: Giấy tờ cần được cấp Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ. Không cần thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện của Việt Nam.
- Giấy tờ của quốc gia KHÔNG áp dụng Apostille: Vẫn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) theo quy trình ngoại giao truyền thống.
Tóm lại, Apostille giúp đơn giản hóa thủ tục sử dụng giấy tờ công giữa các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước La Hay. Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.
Nếu chưa chắc giấy tờ của mình cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, bạn có thể liên hệ No.1 Translation để được tư vấn miễn phí, kiểm tra loại giấy tờ và hướng dẫn thủ tục phù hợp. Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ dịch thuật, công chứng, Apostille and hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói, giúp bạn xử lý hồ sơ thuận tiện từ bước kiểm tra giấy tờ đến hoàn thiện thủ tục.
