Nghị định 293/2026 là văn bản quan trọng liên quan đến việc thực hiện Công ước Apostille tại Việt Nam. Dịch Thuật Số 1 tổng hợp những quy định đáng chú ý về đối tượng áp dụng, cơ quan cấp, hồ sơ, lệ phí, thời gian giải quyết và các loại giấy tờ được hoặc không được cấp Apostille. Bài viết dưới đây giúp cá nhân, doanh nghiệp chủ động xác định thủ tục phù hợp khi sử dụng giấy tờ công Việt Nam tại nước ngoài.
Tổng quan về nghị định 293/2026 về hợp pháp hóa lãnh sự
Nghị định số 293/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 23/7/2026, hướng dẫn thực hiện Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, thường được gọi là Công ước Apostille. Văn bản chính thức có hiệu lực từ ngày 11/9/2026.
| Nội dung | Thông tin |
| Số ký hiệu | 293/2026/NĐ-CP |
| Ngày ban hành | 23/07/2026 |
| Ngày có hiệu lực | 11/09/2026 |
| Loại văn bản | Nghị định |
| Cơ quan ban hành | Chính phủ |
| Người ký | Phạm Gia Túc |
| Trích yếu | Hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) |
Theo Nghị định 293/2026, phạm vi điều chỉnh tập trung vào việc cấp chứng nhận Apostille cho giấy tờ công của Việt Nam, tiếp nhận và sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công nước ngoài đã được cấp Apostille, đồng thời quy định về xác minh và quản lý nhà nước đối với cơ chế này.
>> Xem thêm: Apostille Là Gì? Phân Biệt Apostille Và Hợp Pháp Hóa (Legalization).
Danh sách các quốc gia thành viên trong Công ước La Hay và áp dụng với Việt Nam
Từ ngày 11/9/2026, theo Nghị định 293/2026, việc áp dụng Apostille giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên cần được xác định dựa trên tình trạng hiệu lực và quan hệ áp dụng cụ thể. Số liệu tổng hợp (tính đến ngày 11/9/2026):
| Nhóm | Số lượng | Áp dụng Apostille |
| Bên ký kết Công ước Apostille, bao gồm Việt Nam | 130 | – |
| Sau khi loại Việt Nam | 129 | – |
| Sau khi loại Thái Lan | 128 | Chưa |
| Sau khi loại 03 quốc gia phản đối việc Việt Nam gia nhập | 125 | Có |
Các số liệu trên được Bộ Ngoại giao công bố trong thông báo triển khai Apostille từ ngày 11/9/2026.
Quốc gia KHÔNG có quan hệ áp dụng với Việt Nam – vẫn hợp pháp hóa lãnh sự
| TT | Quốc gia | Ngày phản đối | Căn cứ và hệ quả |
| 1 | Cộng hòa Liên bang Đức | 20/5/2026 | Phản đối theo khoản 2 Điều 12 Công ước nên Công ước không có hiệu lực giữa hai nước. Giấy tờ tiếp tục thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành. |
| 2 | Cộng hòa Áo | 19/6/2026 | Không có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam; tiếp tục thực hiện theo thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. |
| 3 | Cộng hòa Séc | 02/7/2026 | Không có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam; tiếp tục thực hiện theo thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. |
| 4 | Vương quốc Thái Lan | – | Thái Lan gia nhập Công ước ngày 30/6/2026 nhưng Công ước chỉ có hiệu lực từ 28/02/2027. Trước thời điểm này vẫn áp dụng hợp pháp hóa lãnh sự. |
| 5 | Greenland thuộc Vương quốc Đan Mạch | – | Công ước hiện không áp dụng tại Greenland nên giấy tờ từ vùng lãnh thổ này vẫn thuộc trường hợp không áp dụng Apostille. |
Thông tin trên phù hợp với danh sách quan hệ áp dụng được Bộ Ngoại giao công bố sau khi Nghị định 293/2026 bắt đầu triển khai tại Việt Nam.
Lưu ý về phạm vi lãnh thổ
Không nên chỉ căn cứ vào tên quốc gia khi xác định thủ tục Apostille. Một số quốc gia có nhiều vùng lãnh thổ với cơ quan có thẩm quyền riêng. Chẳng hạn, Vương quốc Anh có các lãnh thổ hải ngoại; Vương quốc Hà Lan có nhiều vùng lãnh thổ; Trung Quốc bao gồm Đại lục, Hồng Kông và Ma Cao. Vì vậy, cần xác định chính xác nơi giấy tờ được cấp để lựa chọn đúng cơ quan và thủ tục.
>> Xem thêm: Khi Nào Cần Apostille Và Khi Nào Không? Giải Thích Chi Tiết Từ A-Z.
Đối tượng đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo Nghị định 293/2026
Nghị định 293/2026 áp dụng đối với nhiều nhóm chủ thể có liên quan đến việc cấp và sử dụng Apostille, gồm:
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị cấp chứng nhận Apostille.
- Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc cấp Apostille.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận hoặc sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công nước ngoài đã được cấp Apostille.
- Các cơ quan, tổ chức khác liên quan đến hoạt động cấp, xác minh, quản lý nhà nước và hợp tác quốc tế về Apostille.
Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam
Nghị định 293/2026 nêu rõ Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có trách nhiệm quy định cụ thể cơ quan thực hiện việc cấp Apostille và thông báo những thay đổi liên quan theo quy định của Công ước.
Nghị định cũng đặt ra cơ chế để Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định tiêu chí, điều kiện và lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Trên thực tế, từ ngày 11/9/2026, việc tiếp nhận hồ sơ Apostille được triển khai tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Bộ Ngoại giao tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP.HCM theo thông báo của Bộ Ngoại giao.
>> Xem thêm: Công Ước La Hay Và Ý Nghĩa Trong Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự
Đối tượng đề nghị cấp chứng nhận Apostille
Cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức có thể đề nghị cấp Apostille cho giấy tờ của mình hoặc giấy tờ của người khác mà không bắt buộc phải có giấy ủy quyền.
Tuy nhiên, người nộp hồ sơ cho giấy tờ của người khác phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp và sử dụng giấy tờ, đồng thời phải tuân thủ các quy định liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Phí đối với việc cấp chứng nhận Apostille theo Nghị định 293/2026
Người đề nghị cấp Apostille phải thực hiện nghĩa vụ phí theo quy định về phí và lệ phí tại thời điểm nộp hồ sơ. Một số trường hợp cần lưu ý:
- Nộp và nhận kết quả qua bưu chính phải thanh toán thêm cước chuyển phát.
- Hồ sơ trực tuyến được thanh toán theo quy định về thủ tục hành chính điện tử.
- Nếu hồ sơ phải nộp lại sau quá trình xác minh theo quy định, phần hồ sơ và phí đã nộp được tiếp tục sử dụng để giải quyết theo trường hợp tương ứng.
Mức phí cụ thể cần được đối chiếu với quy định về phí, lệ phí đang áp dụng tại thời điểm thực hiện thủ tục.
>> Xem thêm: Thủ Tục Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Cho Giấy Tờ Nước Ngoài Tại Việt Nam
Giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille
Theo Nghị định 293/2026, phạm vi giấy tờ được cấp Apostille khá rộng, chủ yếu bao gồm các giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận. Các nhóm chính gồm:
- Giấy tờ trong hoạt động tố tụng và thi hành án: bản án, quyết định, văn bản tố tụng, giấy tờ của cơ quan thi hành án, vi bằng và các văn bản liên quan được lập đúng thẩm quyền.
- Giấy tờ hành chính: giấy tờ hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi, lý lịch tư pháp, văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, giấy tờ y tế và các giấy tờ hành chính khác.
- Văn bản công chứng: hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng theo quy định.
- Văn bản chứng thực: bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chữ ký của người dịch, hợp đồng và giao dịch.
- Các giấy tờ công khác: giấy tờ được cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo luật định.
Như vậy, Apostille không chỉ giới hạn ở một vài loại giấy tờ cá nhân mà có thể áp dụng cho nhiều nhóm tài liệu công khác nhau khi đáp ứng điều kiện của Nghị định 293/2026.
>> Xem thêm: Những Giấy Tờ Nào Cần Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự? Cập Nhật 2026
Giấy tờ không thuộc phạm vi hoặc không đủ điều kiện cấp chứng nhận Apostille
Không phải mọi giấy tờ đều có thể được cấp Apostille. Nghị định 293/2026 phân biệt giữa giấy tờ nằm ngoài phạm vi áp dụng và giấy tờ không đủ điều kiện cấp.
Giấy tờ không thuộc phạm vi cấp Apostille
Các trường hợp đáng chú ý gồm:
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự.
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ trường hợp thuộc diện được áp dụng theo quy định chuyển tiếp.
- Giấy tờ không do chủ thể có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận và chưa được công chứng, chứng thực.
- Giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.
Giấy tờ không đủ điều kiện cấp Apostille
Hồ sơ có thể bị từ chối nếu giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa trái phép, có dấu hiệu giả mạo hoặc không xác thực được chữ ký, con dấu, chức danh, thẩm quyền.
Ngoài ra, giấy tờ đã bị tuyên bố vô hiệu, thu hồi, hủy bỏ, được xác định cấp trái pháp luật hoặc thuộc diện không được đưa ra nước ngoài cũng không đủ điều kiện. Giấy tờ điện tử của Việt Nam không có chữ ký số hợp lệ hoặc không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cũng thuộc trường hợp không đủ điều kiện.
>> Xem thêm: Danh Sách Các Giấy Tờ Được Miễn Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự.
Nghị định 293/2026 quy định hồ sơ và phương thức đề nghị cấp chứng nhận Apostille
Hồ sơ được lập thành 01 bộ. Tùy phương thức thực hiện, thành phần hồ sơ có sự khác biệt.
Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính
Người đề nghị chuẩn bị:
- Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo mẫu.
- Bản chính giấy tờ công cần cấp Apostille.
- Trường hợp sử dụng bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực theo quy định thì nộp bản sao hoặc bản dịch tương ứng.
Giấy tờ phải còn nguyên vẹn, không bị tháo rời, tẩy xóa hoặc thay đổi nội dung.
Nộp trực tuyến
Theo nghị định 293/2026, người đề nghị có thể thực hiện thủ tục trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia theo quy định.
Hồ sơ điện tử gồm tờ khai điện tử và bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền. Chính phủ cũng xác nhận hai phương thức nộp hồ sơ gồm nộp trực tiếp/qua bưu chính và nộp trực tuyến toàn trình.
Thời hạn giải quyết
Thời gian cấp Apostille được tính từ khi cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Thời hạn phụ thuộc vào số lượng giấy tờ và phương thức nộp.
Hồ sơ giấy
| Số lượng giấy tờ công | Thời gian giải quyết |
| 01 – 04 giấy tờ | 01 ngày làm việc |
| 05 – 09 giấy tờ | 02 ngày làm việc |
| Từ 10 giấy tờ trở lên | 04 ngày làm việc |
Hồ sơ điện tử
| Số lượng giấy tờ công | Thời gian giải quyết |
| 01 – 04 giấy tờ | Trong ngày làm việc nếu tiếp nhận đúng thời điểm quy định |
| 05 – 09 giấy tờ | 01 ngày làm việc |
| Từ 10 giấy tờ trở lên | 03 ngày làm việc |
Các khoảng thời gian trên không bao gồm thời gian xác minh. Nếu phát sinh sự cố kỹ thuật, nguyên nhân khách quan hoặc trường hợp bất khả kháng, cơ quan cấp có thể gia hạn một lần nhưng phải thông báo cho người đề nghị theo quy định.
>> Xem thêm: Mẫu Tem Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Bộ Ngoại Giao Hà Nội Mới 2026
Giải quyết các trường hợp từ chối và lưu giữ giấy tờ theo Nghị định 293/2026
Cơ quan cấp Apostille có thể từ chối nếu giấy tờ không thuộc phạm vi áp dụng, không đáp ứng điều kiện, hồ sơ không được hoàn thiện đúng thời hạn hoặc kết quả kiểm tra cho thấy chữ ký, con dấu, chức danh hay thẩm quyền không phù hợp.
Khi từ chối, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo lý do và căn cứ áp dụng, đồng thời trả lại giấy tờ đã tiếp nhận theo quy định.
Nếu quá trình xác minh xác định giấy tờ có yếu tố giả mạo hoặc do cơ quan không có thẩm quyền cấp, giấy tờ có thể được lưu giữ và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để xử lý. Đối với trường hợp giấy tờ cần sử dụng tại quốc gia không áp dụng Apostille với Việt Nam, người đề nghị sẽ được hướng dẫn thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp.
Hủy bỏ, thu hồi và cấp đổi chứng nhận Apostille đã cấp
Nghị định 293/2026 nêu rõ chứng nhận Apostille có thể bị hủy nếu hồ sơ được xác định có yếu tố giả mạo hoặc giấy tờ công được xác định là cấp trái pháp luật, không có giá trị pháp lý tại thời điểm cấp.
Trường hợp chứng nhận có sai sót không xuất phát từ lỗi của người đề nghị và khiến giấy tờ không thể sử dụng ở nước ngoài, cơ quan đã cấp có trách nhiệm thu hồi và cấp đổi theo đề nghị.
Việc cập nhật tình trạng của chứng nhận được thực hiện trên hệ thống dữ liệu và Sổ đăng ký điện tử. Đối với trường hợp Apostille đã được sử dụng hoặc đang được xác minh tại một quốc gia thành viên, Bộ Ngoại giao có thể thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó.
Việc hủy bỏ hoặc thu hồi Apostille không tự động quyết định cách xử lý các giao dịch đã phát sinh tại quốc gia tiếp nhận giấy tờ; vấn đề này được xem xét theo pháp luật của quốc gia đó.
>> Xem thêm: Tất Tần Tật Về Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự: Kinh Nghiệm Từ A Đến Z
Mẫu chứng nhận Apostille của Việt Nam theo Nghị định 293/2026
Mẫu Apostille của Việt Nam phải thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết để nhận diện giấy tờ và xác minh chứng nhận, gồm:
- Quốc gia cấp Apostille.
- Họ tên và chức danh của người ký giấy tờ công.
- Cơ quan có con dấu hoặc dấu trên giấy tờ trong trường hợp tương ứng.
- Nơi và ngày cấp Apostille.
- Tên cơ quan cấp.
- Số Apostille và số quản lý.
- Con dấu hoặc dấu của cơ quan cấp.
- Chữ ký của người có thẩm quyền.
Một điểm đáng chú ý là chứng nhận Apostille được tích hợp mã QR liên kết với kho dữ liệu để hỗ trợ tra cứu, xác minh thông tin thông qua Sổ đăng ký điện tử.
Đối với Apostille điện tử, chứng nhận còn phải đáp ứng các yêu cầu về chữ ký số chuyên dùng công vụ, dấu thời gian và tính toàn vẹn của dữ liệu. Các yêu cầu này giúp tăng khả năng kiểm tra, xác thực chứng nhận trong quá trình sử dụng quốc tế.
Nghị định 293 2026 tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai cơ chế Apostille tại Việt Nam từ ngày 11/9/2026, đồng thời quy định rõ phạm vi giấy tờ, hồ sơ, thời hạn và điều kiện cấp chứng nhận. Khi thực hiện thủ tục, cần kiểm tra quốc gia tiếp nhận và tình trạng áp dụng thực tế. Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ dịch thuật, công chứng và các thủ tục giấy tờ liên quan, giúp khách hàng chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu. Liên hệ ngay 0934.888.768 – 0779.088.868 để được check hồ sơ miễn phí và tư vấn quy trình thực hiện.
