Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là quy trình xác nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng tại Nhật Bản hoặc do Nhật Bản cấp để sử dụng tại Việt Nam. Từ ngày 11/9/2026, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước chuyển sang Apostille, còn hợp pháp hóa lãnh sự áp dụng với tài liệu ngoài phạm vi. Bài viết dưới đây của Dịch Thuật Số 1 sẽ hướng dẫn bạn cách phân loại và xử lý đúng từng hồ sơ.
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản áp dụng cho giấy tờ nào?
Từ ngày 11/9/2026, hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản chỉ áp dụng với tài liệu không thuộc phạm vi Công ước Apostille và được xác nhận theo thủ tục truyền thống. Các trường hợp có thể gồm:
- Giấy tờ do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự lập: Văn bản, xác nhận hoặc chứng nhận do Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán hay viên chức lãnh sự cấp.
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan: Một số giấy phép xuất nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, văn bản hải quan hoặc tài liệu chuyên ngành không được cấp Apostille.
- Tài liệu không đủ điều kiện cấp Apostille: Giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp xác định nằm ngoài phạm vi Công ước và phải chứng nhận theo tuyến lãnh sự.
Đối với giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam, tài liệu thuộc các nhóm trên phải được cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản chứng nhận trước, sau đó thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam ở Nhật Bản.
Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp, bằng cấp, bảng điểm, bản án và giấy đăng ký doanh nghiệp đủ điều kiện Apostille không thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Việc một tài liệu có thuộc phạm vi Công ước La Hay hay không được xác định theo pháp luật của quốc gia nơi giấy tờ được lập.
Nếu chưa xác định hồ sơ cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, khách hàng có thể gửi bản scan qua hotline 0934.888.768 hoặc 0779.088.868 để Dịch Thuật Số 1 kiểm tra loại giấy tờ và hướng dẫn đúng thủ tục.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản
Đối với giấy tờ Việt Nam nằm ngoài phạm vi Apostille nhưng cần sử dụng tại Nhật Bản, người nộp thực hiện chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Việc có phải xác nhận thêm tại cơ quan đại diện Nhật Bản hay không được xác định theo loại tài liệu và yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Bước 1: Xác nhận yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản
Trước khi dịch hoặc xin chứng nhận lãnh sự, người nộp cần hỏi trường học, doanh nghiệp hoặc cơ quan tiếp nhận tại Nhật về:
- Yêu cầu sử dụng bản chính hay bản sao chứng thực.
- Thời hạn cấp của giấy tờ.
- Ngôn ngữ của bản dịch.
- Bản dịch có cần công chứng hoặc xác nhận của người dịch hay không.
- Giấy tờ có phải được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự.
- Có yêu cầu xác thực bổ sung sau khi chứng nhận hay không.
Không phải mọi giấy tờ Việt Nam đều phải trải qua toàn bộ các bước lãnh sự. Kiểm tra trước giúp người nộp xác định đúng quy trình và tránh phát sinh công đoạn không cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị và dịch thuật công chứng tiếng Nhật
Người nộp chuẩn bị bản chính hoặc bản sao được chứng thực hợp lệ. Giấy tờ phải có chữ ký, con dấu rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc có thông tin mâu thuẫn.
Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu, tài liệu được dịch thuật công chứng tiếng Nhật. Trước khi công chứng, cần đối chiếu họ tên, ngày sinh, số giấy tờ và cách phiên âm với hộ chiếu để tránh phải sửa lại bản dịch.
Bản dịch không phải lúc nào cũng bắt buộc phải công chứng tại Việt Nam. Một số cơ quan tại Nhật có thể chấp nhận bản dịch kèm tuyên bố về năng lực và độ chính xác của người dịch.
Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Nếu phía Nhật yêu cầu xác thực giấy tờ, người nộp chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm:
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự. Có thể tham khảo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc truy cập trang khai tờ khai chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến.
- Bản chính giấy tờ tùy thân như CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế nếu nộp trực tiếp.
- Một bản chụp giấy tờ tùy thân nếu gửi hồ sơ qua bưu điện.
- Bản chính giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự và một bản chụp để lưu hồ sơ.
- Bản dịch tiếng Nhật nếu đề nghị chứng nhận bản dịch hoặc cần sử dụng để đối chiếu.
- Bản chính và bản chụp tài liệu liên quan nếu cơ quan xử lý yêu cầu xác minh.
- Phong bì ghi rõ địa chỉ và số điện thoại nếu đăng ký trả kết quả qua bưu điện.
Theo hướng dẫn cập nhật của Bộ Ngoại giao, người nộp nên khai hồ sơ và đặt lịch trên Cổng Dịch vụ công Bộ Ngoại giao bằng tài khoản định danh điện tử. Mẫu LS/HPH-2012/TK và trang khai cũ nên được sử dụng để tham khảo; thông tin trên Cổng Dịch vụ công là căn cứ cần ưu tiên khi thực hiện.
Nơi nộp hồ sơ:
- Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
- Sở Ngoại vụ TP.HCM: 6 Alexandre de Rhodes, TP.HCM.
- Cơ quan ngoại vụ địa phương: Áp dụng với các đơn vị đã được phân cấp hoặc ủy quyền tiếp nhận.
- Qua bưu điện: Gửi đến cơ quan tiếp nhận phù hợp theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công.
Thời gian giải quyết thông thường là một ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp con dấu, chữ ký hoặc chức danh cần xác minh, thời gian trả kết quả có thể kéo dài.
Bước 4: Nộp giấy tờ tại Nhật Bản và hoàn thiện yêu cầu bổ sung
Sau khi được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự, người nộp gửi giấy tờ cùng bản dịch cho cơ quan tiếp nhận tại Nhật. Nếu đơn vị này yêu cầu thêm xác nhận từ Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam, người nộp thực hiện theo đúng hướng dẫn được cung cấp.
Không nên mặc định đây là bước bắt buộc đối với mọi hồ sơ. Trang thông tin lãnh sự của Đại sứ quán Nhật Bản hiện không công bố một quy trình hợp pháp hóa chung áp dụng cho tất cả giấy tờ Việt Nam. Vì vậy, chỉ nên thực hiện xác nhận bổ sung khi cơ quan tiếp nhận tại Nhật yêu cầu rõ ràng.
*Lưu ý: Letterpack (レターパック) chỉ dùng để gửi và nhận hồ sơ trong lãnh thổ Nhật Bản. Đây không phải thành phần hồ sơ chứng nhận lãnh sự nộp tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ ở Việt Nam.
>> Xem thêm: Dịch Vụ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Thư Bổ Nhiệm Nhật Bản Nhanh Chóng, Trọn Gói
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam
Sau khi xác định giấy tờ thuộc diện hợp pháp hóa lãnh sự, người nộp cần kiểm tra tuyến xác nhận phù hợp tại Nhật Bản. Không phải tài liệu nằm ngoài Apostille đều được Bộ Ngoại giao Nhật Bản xác nhận trực tiếp; thẩm quyền còn phụ thuộc vào cơ quan phát hành và tính chất giấy tờ.
Bước 1: Kiểm tra tuyến xác nhận tại Nhật Bản
Nếu giấy tờ đủ điều kiện xin Authentication of Official Seals – 公印確認, người nộp chuẩn bị tài liệu theo hình thức sau:
- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp: Sử dụng bản chính được cấp trong vòng ba tháng, có ngày cấp, tên và chức danh người cấp cùng con dấu chính thức.
- Tài liệu do cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức tư nhân lập: Phải được công chứng tại Nhật Bản và có xác nhận con dấu công chứng viên của Cục Pháp vụ địa phương.
- Bản sao giấy tờ: Bản photocopy thông thường không được xác nhận. Nếu cần sử dụng bản sao, tài liệu phải hoàn thành thủ tục công chứng dành cho giấy tờ tư và được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.
Đối với giấy tờ thương mại, hải quan hoặc tài liệu do cơ quan ngoại giao, lãnh sự lập, người nộp cần hỏi cơ quan phát hành và cơ quan đại diện Việt Nam về tuyến xác nhận riêng. Một số tài liệu không thuộc Apostille nhưng cũng không được Bộ Ngoại giao Nhật Bản cấp Authentication theo thủ tục thông thường.
Bước 2: Xin Authentication tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản
Authentication là bước xác nhận con dấu chính thức để giấy tờ tiếp tục được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam. Hồ sơ cơ bản gồm:
- Bản chính giấy tờ đủ điều kiện xác nhận;
- Tờ khai xin Authentication of Official Seals;
- Giấy tờ tùy thân có ảnh nếu nộp trực tiếp;
- Giấy ủy quyền có chữ ký nếu nộp qua người đại diện;
- Phong bì có mã theo dõi, ghi địa chỉ nhận kết quả tại Nhật Bản.
Hồ sơ có thể nộp qua bưu điện hoặc tại quầy tiếp nhận ở Tokyo và Osaka. Bộ Ngoại giao Nhật Bản không thu lệ phí, không nhận hồ sơ gửi từ nước ngoài và chỉ chuyển kết quả đến địa chỉ trong lãnh thổ Nhật Bản. Nếu hồ sơ hợp lệ, kết quả gửi qua bưu điện thường được xử lý sau khoảng ba ngày làm việc.
Từ ngày 5/10/2026, người nộp trực tiếp tại Tokyo phải đặt lịch trực tuyến và kết quả chỉ được gửi trả qua bưu điện. Vì cách tiếp nhận có thể thay đổi, nên kiểm tra hướng dẫn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản trước khi gửi bản chính.
Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam
Sau khi nhận Authentication, người nộp thực hiện hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam phụ trách khu vực cư trú. Hồ sơ thường gồm:
- Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
- Bản chính giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao Nhật Bản xác nhận;
- Một bản chụp đầy đủ của giấy tờ;
- Bản chụp hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân;
- Lệ phí và phong bì chuyển trả kết quả theo hướng dẫn.
Hồ sơ có thể được nộp tại cơ quan đại diện Việt Nam ở Tokyo, Osaka hoặc Fukuoka. Hình thức nộp, cách thanh toán và yêu cầu chuyển phát không hoàn toàn giống nhau, vì vậy người nộp cần kiểm tra hướng dẫn của nơi tiếp nhận trước khi gửi giấy tờ gốc.
Giấy tờ đã được cấp Apostille hợp lệ không thực hiện bước này. Theo thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, cơ quan đại diện chỉ tiếp tục hợp pháp hóa những tài liệu nằm ngoài phạm vi Công ước và được xác nhận theo tuyến truyền thống.
Bước 4: Dịch giấy tờ sang tiếng Việt
Sau khi hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự, tài liệu tiếng Nhật cần được dịch sang tiếng Việt nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu. Bản dịch phải thể hiện đầy đủ:
- Nội dung của giấy tờ gốc;
- Chữ ký, chức danh và con dấu;
- Phần Authentication của Bộ Ngoại giao Nhật Bản;
- Dấu hợp pháp hóa của cơ quan đại diện Việt Nam;
- Ghi chú hoặc thông tin ở mặt sau tài liệu.
Người nộp có thể dịch và chứng nhận bản dịch tại Nhật Bản hoặc thực hiện tại Việt Nam sau khi nhận lại giấy tờ đã hợp pháp hóa. Hình thức công chứng hoặc chứng thực bản dịch cần tuân theo yêu cầu của cơ quan sử dụng hồ sơ tại Việt Nam.
Dịch vụ Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói
Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ xử lý giấy tờ Việt Nam – Nhật Bản theo đúng hình thức Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Trước khi nhận bản chính, chuyên viên sẽ kiểm tra bản scan, cơ quan cấp và mục đích sử dụng để xác định tài liệu thuộc phạm vi Công ước hay phải đi theo tuyến chứng nhận truyền thống.
Phạm vi hỗ trợ gồm:
- Kiểm tra hình thức xử lý: Xác định giấy tờ cần Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thuộc trường hợp được miễn.
- Hỗ trợ Apostille: Chuẩn hóa hồ sơ và thực hiện thủ tục Apostille đối với giấy tờ công đủ điều kiện của Việt Nam hoặc Nhật Bản.
- Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản: Xác định cơ quan chứng nhận, hoàn thiện Authentication và xử lý tại cơ quan đại diện có thẩm quyền.
- Công chứng và xác nhận giấy tờ tư: Hướng dẫn xử lý hợp đồng, giấy ủy quyền hoặc tài liệu doanh nghiệp trước khi xin chứng nhận.
- Dịch thuật hồ sơ: Dịch đầy đủ giấy tờ, Apostille, Authentication và dấu hợp pháp hóa sang tiếng Việt hoặc tiếng Nhật.
- Theo dõi và bàn giao kết quả: Cập nhật tiến độ từng công đoạn và hỗ trợ chuyển trả hồ sơ theo yêu cầu.
Mỗi khoản lệ phí nhà nước, phí dịch thuật, chuyển phát và phí dịch vụ được thông báo riêng sau khi kiểm tra hồ sơ. Khách hàng biết trước tài liệu cần bổ sung, cơ quan xử lý và thời gian dự kiến trước khi gửi bản chính.
Để được xác định giấy tờ cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, khách hàng có thể gửi bản scan kèm thông tin nơi cấp và mục đích sử dụng qua hotline 0934.888.768 hoặc 0779.088.868. Dịch Thuật Số 1 sẽ kiểm tra và đề xuất đúng tuyến xử lý cho từng hồ sơ.
Báo giá dịch vụ hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự Nhật Bản
Dưới đây là chi tiết báo giá dịch vụ của chúng tôi
Phí dịch thuật tiếng Nhật
- Dịch từ tiếng Nhật sang tiếng Việt: Từ 85.000 – 95.000 VNĐ/Trang
- Dịch từ tiếng Việt sang tiếng Nhật: Từ 95.000 – 104.000 VNĐ/Trang
Phí công chứng bản dịch
- Công chứng tại Hà Nội và các tỉnh thành phía Bắc: Từ 50.000 – 60.000 VNĐ/Bản.
- Công chứng tại Hồ Chí Minh và các tỉnh thành phía Nam: 50.000 VNĐ/Bản
Phí dấu cục lãnh sự – Sở Ngoại vụ bộ Ngoại giao Việt Nam
Đây là khoản chi phí cần thiết để cơ quan này xác nhận tính hợp pháp và xác thực của các tài liệu, giấy tờ do các cơ quan Việt Nam cấp trước khi sử dụng tại Nhật Bản
- Phí dịch vụ: 300.000 VNĐ / tem và 250.000 VNĐ / tem nếu làm từ 2 tem trở lên
>>> Xem thêm: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Phí Đại sứ quán
Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam là 2.500.000 VND/bộ tài liệu.
Lưu ý:
- Mức giá trên áp dụng cho 1 bộ tài liệu bao gồm cả 4 bước: dịch thuật, công chứng, dấu lãnh sự và Đại sứ quán.
- Thời gian hoàn thành: 7-10 ngày làm việc cho cả 4 bước trên.
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý của cả hai quốc gia. Việc nắm rõ và thực hiện đúng các bước trong quá trình này sẽ đảm bảo rằng giấy tờ của bạn được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam và Nhật Bản.
Dịch Thuật Số 1 cam kết cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự Nhật Bản trọn gói, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và uy tín. Chúng tôi hỗ trợ toàn bộ quy trình từ dịch thuật, công chứng đến hợp pháp hóa lãnh sự, giúp bạn yên tâm và thuận tiện trong mọi giao dịch. Liên hệ ngay với Dịch Thuật Số 1 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
