Thủ tục Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc mới nhất 2026

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc đã có sự thay đổi sau khi Việt Nam áp dụng công ước Apostille từ 11/9/2026. Theo đó, giấy tờ công Việt Nam và Trung Quốc thuộc phạm vi Công ước có thể sử dụng chứng nhận Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống. Tuy nhiên, một số giấy tờ thương mại, hải quan và tài liệu ngoài phạm vi vẫn cần thực hiện theo quy trình riêng.

Trong bài viết dưới đây, Dịch Thuật Số 1 sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện và dịch vụ hỗ trợ Apostille & hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc theo quy định mới nhất năm 2026.

LIÊN HỆ TƯ VẤN DỊCH VỤ Gửi tin nhắn qua Messenger

Phân biệt Apostille, Chứng nhận & Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc

Để thực hiện đúng thủ tục giấy tờ giữa Việt Nam và Trung Quốc, bạn cần phân biệt rõ chứng nhận Apostille, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc là gì.

• Chứng nhận Apostille Trung Quốc: Là hình thức chứng nhận theo Công ước La Hay 1961, giúp giấy tờ công được sử dụng tại quốc gia thành viên khác mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
• Chứng nhận lãnh sự Trung Quốc: Là việc cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc xác nhận chữ ký, chức danh của người ký và con dấu trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan Trung Quốc cấp để sử dụng ở nước ngoài, nhằm đáp ứng yêu cầu xác thực theo quy định của nước tiếp nhận.
• Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc: Là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu để giấy tờ được sử dụng tại Trung Quốc hoặc Việt Nam theo quy định của nước tiếp nhận. 

Nếu bạn chưa biết giấy tờ của mình cần làm Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc, hãy liên hệ Dịch Thuật Số 1 qua hotline 0934.888.768 – 0779.088.868 để được tư vấn thủ tục phù hợp và hỗ trợ xử lý hồ sơ nhanh chóng!

Giấy tờ nào thuộc diện Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc?

Không phải mọi giấy tờ Việt Nam – Trung Quốc đều áp dụng cùng một thủ tục xác thực. Tùy theo loại tài liệu, nơi cấp và mục đích sử dụng, hồ sơ có thể thuộc diện cần xin Apostille, phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc hoặc được miễn cả hai thủ tục.

Việc xác định chính xác giấy tờ của bạn thuộc diện nào được căn cứ dựa trên các văn bản pháp lý và hướng dẫn hiện hành, bao gồm:

• Công ước La Hay 1961 về bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài.
• Nghị định 293/2026/NĐ-CP của Chính phủ về hướng dẫn thi hành Công ước Apostille tại Việt Nam.
• Thông báo ngày 10/09/2026 của Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải về việc áp dụng Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự

Dưới đây là chi tiết phân loại từng nhóm giấy tờ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí:

1. Nhóm giấy tờ thuộc diện xin Apostille 

Nhiều loại giấy tờ phục vụ nhu cầu cá nhân, du học, lao động và hoạt động kinh doanh giữa Việt Nam và Trung Quốc có thể sử dụng Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Các nhóm giấy tờ thường thuộc diện xem xét cấp Apostille gồm:

• Giấy tờ cá nhân và hộ tịch: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân,…
• Giấy tờ giáo dục và tư pháp: Bằng tốt nghiệp đại học, THPT; bảng điểm, học bạ, phiếu lý lịch tư pháp, bản án hoặc quyết định của tòa án…
• Giấy tờ doanh nghiệp và thương mại: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, tài liệu đăng ký thuế, báo cáo kiểm toán và văn bằng bảo hộ sở hữu trí tuệ…

DỊCH VỤ XIN CHỨNG NHẬN APOSTILLE TRỌN GÓI

2. Giấy tờ vẫn bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc

Một số tài liệu không thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille hoặc không đủ điều kiện cấp Apostille vẫn có thể phải thực hiện thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc theo quy định hiện hành.

Các trường hợp cần kiểm tra gồm:

• Chứng từ thương mại & Hải quan đặc thù: Tờ khai hải quan, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Chứng nhận kiểm dịch, Hóa đơn thương mại (Invoice,… 
• Giấy tờ tư nhân chưa qua chứng thực công: Hợp đồng kinh tế tư nhân, giấy ủy quyền cá nhân, thư giới thiệu… chưa được Công chứng viên hoặc Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký/con dấu. 
• Tài liệu do Lãnh sự/Ngoại giao lập: Các văn bản, xác nhận trực tiếp do Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán lập/cấp. 

3. Giấy tờ được miễn cả Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự

Không phải giấy tờ nào sử dụng ở nước ngoài cũng bắt buộc phải có Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Trong một số trường hợp, giấy tờ được miễn hoàn toàn cả hai thủ tục trên và có thể đem dịch thuật công chứng để sử dụng trực tiếp. 

Các loại giấy tờ áp dụng:

• Giấy tờ dùng trong hoạt động Tương trợ tư pháp: Các tài liệu, bản án, quyết định, hồ sơ triệu tập… được chuyển giao trực tiếp giữa Cơ quan Trung ương hai nước (Bộ Tư pháp/Viện Kiểm sát) để giải quyết các vụ án Dân sự, Hôn nhân gia đình, Lao động hoặc Hình sự.
• Giấy tờ hộ tịch khu vực biên giới: Giấy tờ dùng để đăng ký khai sinh, kết hôn, nhận cha/mẹ/con, khai tử cho công dân hai nước cư trú ổn định tại khu vực biên giới Việt – Trung (do cơ quan có thẩm quyền khu vực biên giới cấp). 
• Giấy tờ thuộc thẩm quyền viên chức lãnh sự: Các giấy tờ do viên chức lãnh sự của Việt Nam tại Trung Quốc (hoặc ngược lại) thực hiện cấp/chứng nhận trực tiếp cho công dân nước mình.

Quy trình cấp Apostille cho tài liệu Việt Nam – Trung Quốc

Giấy tờ công giữa Việt Nam và Trung Quốc thuộc phạm vi Công ước Apostille có thể sử dụng tem Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống. Quy trình các bước như sau:

Đối với giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Trung Quốc: 

• Bước 1: Kiểm tra giấy tờ đảm bảo thuộc diện áp dụng Apostille và đã được chuẩn bị, hoàn thiện đúng quy định.
• Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu chính đến Cục Lãnh sự (Hà Nội) / Sở Ngoại vụ TP.HCM (hoặc cơ quan ngoại vụ được ủy quyền) để dán tem Apostille.
• Bước 3: Dịch thuật tài liệu sang tiếng Trung hoặc tiếng Anh và thực hiện công chứng/chứng thực chữ ký người dịch theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Đối với giấy tờ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam: 

• Bước 1: Kiểm tra giấy tờ đảm bảo thuộc phạm vi áp dụng Apostille và hoàn thiện các thủ tục công chứng, chứng nhận cơ sở tại Trung Quốc (nếu có).
• Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị cấp tem Apostille tại Bộ Ngoại giao Trung Quốc hoặc các Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
• Bước 3: Mang tài liệu đã dán tem Apostille hợp lệ về Việt Nam, thực hiện dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực chữ ký người dịch theo quy định.

Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc

Đối với các tài liệu không thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille, việc thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự là bắt buộc để giấy tờ do Việt Nam cấp có đầy đủ giá trị pháp lý khi sử dụng tại Trung Quốc.

Tùy thuộc vào vị trí lưu giữ tài liệu thực tế, thủ tục HPHLS có thể được triển khai theo 2 trường hợp cụ thể dưới đây:

Trường hợp 1. Làm Hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

Nếu tài liệu gốc đang ở Việt Nam, quý khách nên thực hiện theo quy trình này. Ưu điểm lớn nhất của Trường hợp 1 là thời gian xử lý nhanh, rút ngắn được nhiều công đoạn và chi phí thấp hơn rất nhiều so với việc làm HPHLS tại Trung Quốc.

1. Quy trình thực hiện:

Để giấy tờ từ Việt Nam có giá trị pháp lý tại Trung Quốc, bạn cần thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự với 5 bước:

• Bước 1: Sao y bản chính
• Bước 2: Dịch nội dung sao y từ tiếng Việt sang tiếng Trung Quốc (lưu ý: Phải đính kèm bản sao vào bản dịch, nội dung dịch cần thể hiện đầy đủ con dấu và lời chứng sao y).
• Bước 3: Thực hiện công chứng bản dịch tại Phòng Tư pháp Quận/Huyện hoặc Văn phòng công chứng.
• Bước 4: Tiến hành chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM
• Bước 5: Thực hiện tại hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán / Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại Việt Nam đối với giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận.

Sau khi thực hiện xong 5 bước này, bạn hoàn toàn yên tâm có thể sử dụng tại bất kỳ cơ quan nào trên lãnh thổ của Trung Quốc Đại Lục.

Mẫu dấu và tem sau khi hợp pháp hóa lãnh sự

2. Bảng giá:

Bảng giá cho dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự Trung Quốc trọn gói tại Dịch Thuật Số 1 để Hợp pháp hóa giấy tờ cấp tại Việt Nam cần sử dụng tại Trung Quốc:

Lưu ý: Khách hàng có thể linh hoạt lựa chọn làm đến bất kỳ bước nào và tự hoàn thiện các bước còn lại. Dịch Thuật Số 1 sẽ chỉ thu phí tương ứng với các bước mà quý khách yêu cầu hỗ trợ.

3. Hồ sơ thủ tục yêu cầu:

Người nộp hồ sơ cần chuẩn bị:

• Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự: Bản gốc và 01 bản sao giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận.
• Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự: 01 bản theo mẫu của Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại Việt Nam.
• Giấy tờ tùy thân: Bản gốc và bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc căn cước của người nộp hồ sơ.
• Giấy tờ bổ sung (nếu được yêu cầu): Văn bản ủy quyền, giấy tờ tùy thân của người có tên trên tài liệu hoặc giấy đăng ký kinh doanh và giấy tờ chứng minh tư cách đại diện đối với hồ sơ doanh nghiệp.

Tùy từng loại giấy tờ và trường hợp cụ thể, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc đề nghị người nộp hồ sơ trực tiếp đến làm việc.

4. Thời gian hoàn thành: Từ 1 – 2 tuần làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật và các ngày lễ theo quy định).

Trường hợp 2. Làm Hợp pháp hóa lãnh sự tại Trung Quốc:

Trường hợp giấy tờ gốc của quý khách hiện đã ở Trung Quốc và không tiện chuyển phát về lại Việt Nam (để tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển quốc tế), quý khách có thể thực hiện thủ tục trực tiếp theo quy trình dưới đây.

1. Quy trình thực hiện:

Để giấy tờ từ Việt Nam có giá trị pháp lý tại Trung Quốc, bạn cần thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự. Quy trình này sẽ gói gọn trong 4 bước:

• Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM nhằm xác nhận chữ ký và con dấu trên các giấy tờ gốc do Việt Nam cấp.
• Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Trung Quốc.
• Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao Trung Quốc tại Trung Quốc.
• Bước 4: Dịch toàn bộ văn bản gốc đã có đầy đủ tem và con dấu Hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Trung Quốc.
• Bước 5: Thực hiện công chứng bản dịch tại cơ quan công chứng hợp pháp tại Trung Quốc.

2. Bảng giá:

Dịch Thuật Số 1 cung cấp phí trọn gói cho dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc cho các giấy tờ Việt Nam cấp nhưng tài liệu đang ở Trung Quốc dao động khoảng 6.500.000đ / 1 tài liệu.

3. Hồ sơ thủ tục yêu cầu:

Hồ sơ thủ tục yêu cầu

• Bản gốc giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự và bản sao theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
• 01 tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định.
• Bản gốc và bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc CCCD của người nộp hồ sơ.
• Văn bản ủy quyền của cá nhân hoặc pháp nhân đứng tên trên tài liệu. (Trường hợp khách hàng ủy quyền cho Dịch Thuật Số 1 thực hiện thủ tục).
• Đối với hồ sơ cá nhân, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung hộ chiếu của người có tên trên tài liệu. Đối với hồ sơ doanh nghiệp, có thể yêu cầu giấy đăng ký kinh doanh và giấy tờ chứng minh tư cách đại diện theo pháp luật.
• Các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận

4. Thời gian hoàn thành: từ 7 tới 10 ngày làm việc.

Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ được cấp tại Trung Quốc:

Đối với các giấy tờ do Trung Quốc cấp không thuộc diện áp dụng Công ước Apostille, bạn bắt buộc phải thực hiện theo quy trình Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam

1. Quy trình thực hiện:

Để giấy tờ của Trung Quốc cấp được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, bạn cần thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự với 5 bước:

• Bước 1: Thực hiện sao y hoặc chứng thực chữ ký/con dấu trên bản gốc tại các Văn phòng Công chứng hợp pháp tại Trung Quốc.
• Bước 2: Nộp bản sao y/công chứng đến Bộ Ngoại giao Trung Quốc (hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền) để xác thực con dấu của Văn phòng công chứng.
• Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Trung Quốc. Đại sứ quán / LSQ Việt Nam sẽ chứng nhận các giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao Trung Quốc đóng dấu, cho phép sử dụng chúng tại Việt Nam.
• Bước 4: Sau khi hoàn thành các bước xác thực tại Trung Quốc, giấy tờ được chuyển về Việt Nam để dịch toàn bộ nội dung (bao gồm cả các con dấu, tem HPHLS) từ tiếng Trung sang tiếng Việt.
• Bước 5: Thực hiện công chứng bản dịch tại Phòng Tư pháp Quận/Huyện hoặc Văn phòng công chứng hợp pháp tại Việt Nam.

Sau khi hoàn tất 5 bước trên, bản dịch công chứng kèm hồ sơ đã HPHLS sẽ có đầy đủ giá trị pháp lý để nộp cho bất kỳ cơ quan, tổ chức nào trên lãnh thổ Việt Nam.

2. Bảng giá:

Giá dịch vụ trọn gói tại Dịch Thuật Số 1 để Hợp pháp hóa giấy tờ cấp tại Trung Quốc cần sử dụng tại Việt Nam: 6.500.000đ / 1 tài liệu + Phí dịch thuật và công chứng sang tiếng Việt

Lưu ý: Trường hợp hồ sơ gốc của quý khách hiện đã có mặt tại Việt Nam, Dịch Thuật Số 1 vẫn hỗ trợ tiếp nhận và thực hiện trọn gói quy trình HPHLS theo đúng quy định.

3. Hồ sơ thủ tục yêu cầu:

• Bản gốc tài liệu, giấy tờ cần Hợp pháp hóa lãnh sự.
• Bản sao Hộ chiếu còn hạn của người đứng tên trên tài liệu (đối với hồ sơ cá nhân) hoặc Giấy phép kinh doanh/Đăng ký doanh nghiệp (đối với hồ sơ công ty).
• Văn bản ủy quyền cho Dịch Thuật Số 1 đại diện thực hiện thủ tục (nếu dùng dịch vụ).

4. Thời gian hoàn thành:

Dự kiến khoảng 2 tuần làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật và các ngày nghỉ lễ theo quy định của cả hai nước).

Một số lưu khi Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc cho các văn bản của Việt Nam cấp:

• Nội dung của giấy tờ, văn bản và trình tự, thủ tục cần chân thực, hoàn chỉnh, hợp pháp. Không được có nội dung vi phạm luật pháp Trung Quốc. Hoặc làm tổn hạn đến lợi ích quốc gia và lợi ích công chúng xã hội Trung Quốc.
• Trường hợp giấy tờ, văn bản xin chứng nhận gồm 02 (hai) trang trở lên. Cần đóng thành tập, bảo đảm không dễ bị tháo và thay đổi bằng cách niêm phong sáp. Hoặc đóng dấu giáp lai và dấu nổi để bảo đảm sự hoàn hảo của giấy tờ, văn bản.
• Đại sứ quán sẽ không chứng nhận nếu có các trường hợp như: trình tự không hoàn chỉnh, quy cách không quy phạm, có nội dung không hợp pháp, giấy tờ và văn bản bị xóa và sửa, bị tháo, đổi…
• Giấy tờ, văn bản có dấu của Đại sứ quán không được tháo hoặc xóa, sửa tùy tiện. Người yêu cầu chứng nhận / hợp pháp hóa lãnh sự chịu trách nhiệm về các vấn đề và trách nhiệm pháp lý phát sinh do người yêu cầu chứng nhận tự tháo hoặc xóa, sửa đổi văn kiện.

Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc tại Dịch Thuật Số 1

Bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc (hoặc ngược lại) nhưng chưa rõ thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị hay chi phí thực hiện? Dịch Thuật Số 1 sẵn sàng hỗ trợ bạn từ khâu kiểm tra giấy tờ, tư vấn phương án xử lý đến hoàn tất thủ tục theo yêu cầu.

Khi sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc tại Dịch Thuật Số 1, khách hàng được hỗ trợ:

• Tư vấn đúng thủ tục: Kiểm tra loại giấy tờ, mục đích sử dụng và hướng dẫn quy trình phù hợp với từng trường hợp.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ: Hướng dẫn các giấy tờ cần thiết, hạn chế tình trạng thiếu hồ sơ hoặc phải bổ sung nhiều lần.
• Xử lý hồ sơ chuyên nghiệp: Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ các bước cần thiết, theo dõi tiến độ và cập nhật tình trạng hồ sơ.
• Chi phí minh bạch: Báo giá trước khi thực hiện, giúp khách hàng chủ động dự trù ngân sách.
• Tiết kiệm thời gian: Hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuẩn bị và xử lý hồ sơ, hạn chế việc đi lại nhiều lần.
• Bảo mật thông tin: Quản lý và bảo vệ thông tin, tài liệu của khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ.
• Chính sách hỗ trợ rõ ràng: Tư vấn phương án xử lý khi phát sinh vướng mắc; áp dụng chính sách hoàn phí theo điều kiện đã thỏa thuận nếu hồ sơ bị từ chối do lỗi từ phía Dịch Thuật Số 1.

Đừng để những thủ tục phức tạp làm gián đoạn kế hoạch học tập, làm việc, kinh doanh hoặc định cư tại Trung Quốc của bạn. Hãy gửi bản scan giấy tờ qua Zalo hoặc liên hệ trực tiếp với Dịch Thuật Số 1 để được kiểm tra hồ sơ, tư vấn quy trình và báo giá trước khi thực hiện.

• Hotline Hà Nội: 0779 088 868
• Hotline TP.HCM: 0934 888 768
• Email Hà Nội: hanoi@dichthuatso1.com
• Email TP.HCM: saigon@dichthuatso1.com
• Website: dichthuatso1.com

Việc nắm rõ quy trình Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, tiết kiệm thời gian và hạn chế phát sinh thủ tục. Nếu chưa xác định được giấy tờ của mình thuộc diện Apostille hay vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự theo thủ tục truyền thống, bạn có thể liên hệ Dịch Thuật Số 1 để được kiểm tra hồ sơ, tư vấn phương án phù hợp và báo giá trọn gói.