Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ (Hoa Kỳ), Apostille tài liệu 2026

Từ ngày 11/09/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille. Theo đó, giấy tờ thuộc phạm vi Công ước chỉ cần được cấp tem Apostille thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ trước đây. Với những giấy tờ nằm ngoài phạm vi, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được thực hiện theo quy định. Trong bài viết này, Dịch Thuật Số 1 sẽ giúp bạn xác định đúng thủ tục và hướng dẫn quy trình thực hiện chi tiết nhất.

LIÊN HỆ TƯ VẤN DỊCH VỤ Gửi tin nhắn qua Messenger

Quy định mới về hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ tại Việt Nam

Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực tại Việt Nam. Theo đó giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước khi sử dụng giữa Việt Nam và Mỹ chỉ cần chứng nhận Apostille thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.

Vì vậy, từ thời điểm Công ước có hiệu lực, Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ ngừng tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp.

Các giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/09/2026 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam và không cần làm lại theo hình thức Apostille. Tương tự, chứng nhận Apostille do Hoa Kỳ cấp trước ngày 11/09/2026 vẫn được Việt Nam tiếp nhận và sử dụng theo quy định.

>>> Xem thêm: Khi nào cần thực hiện Apostille?

Trường hợp vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ (Hoa Kỳ)

Dù áp dụng Công ước Apostille, một số nhóm giấy tờ/trường hợp sau vẫn bắt buộc làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ:

• Giấy tờ ngoại giao/lãnh sự: Các văn bản, xác nhận, chứng thư do Đại sứ quán/Lãnh sự quán Mỹ tại Việt Nam hoặc các viên chức ngoại giao/lãnh sự Mỹ lập. 
• Thương mại & Hải quan: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Tờ khai hải quan (Customs Declaration), Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O), Vận đơn (Bill of Lading), Phiếu đóng gói (Packing List) và các tài liệu hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu, thông quan hàng hóa. 

Bạn cần xin tem Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ hay đang thắc mắc về thủ tục? Gửi bản scan giấy tờ qua Zalo/Hotline 0934.888.768 để Dịch Thuật Số 1 kiểm tra hồ sơ, tư vấn miễn phí và cung cấp dịch vụ trọn gói. 

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ (Hoa Kỳ)

Người dân và doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ đối với các nhóm giấy tờ ngoại giao, lãnh sự và chứng từ hành chính thương mại, hải quan. Thủ tục chi tiết theo từng trường hợp như sau:

1. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ sử dụng tại Việt Nam

Với giấy tờ Mỹ thuộc trường hợp bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự, hồ sơ cần được xác thực tại Mỹ, sau đó hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam trước khi dịch sang tiếng Việt để sử dụng.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Phiếu đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ theo mẫu của cơ quan đại diện Việt Nam.
• Bản chính và bản photocopy giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao Mỹ xác nhận.
• Phong bì gửi trả nếu nộp qua bưu điện, có sẵn tem và ghi đầy đủ địa chỉ nhận. Nên sử dụng dịch vụ USPS có mã theo dõi (Tracking Number).

Quy trình thực hiện:

• Bước 1 (Xác thực giấy tờ tại Mỹ): Giấy tờ được công chứng hoặc xác thực bởi Công chứng viên, tiếp tục chứng nhận tại Lục sự tòa (nếu thuộc trường hợp yêu cầu) và xác nhận tại Bộ Ngoại giao Mỹ.
• Bước 2 (Hợp pháp hóa lãnh sự): Sau khi có xác nhận của Bộ Ngoại giao Mỹ, nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
• Bước 3 (Dịch thuật công chứng): Khi hồ sơ đã được hợp pháp hóa, tiến hành dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch tại Việt Nam để sử dụng.

Thời gian xử lý

• Thông thường: Khoảng 5 – 7 ngày làm việc.
• Trường hợp khẩn: Khoảng 2 – 3 ngày làm việc.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Mỹ

Đối với giấy tờ Việt Nam thuộc trường hợp bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự, hồ sơ cần được chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Việt Nam trước khi nộp cho cơ quan đại diện Mỹ tại Việt Nam. 

Thành phần hồ sơ nộp Cục Lãnh sự / Sở Ngoại vụ Việt Nam

• Tờ khai hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự (Mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc khai trực tuyến tại lanhsuvietnam.gov.vn).
• Giấy tờ tùy thân (bản gốc) gồm CCCD/Hộ chiếu của người nộp (xuất trình khi nộp trực tiếp hoặc gửi bản sao nếu nộp bưu điện).
• Bản chính kèm bản photocopy các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự.
• Bản dịch công chứng sang tiếng Anh kèm 01 bản photocopy.

Quy trình thực hiện:

• Bước 1 (Dịch thuật công chứng): Dịch giấy tờ sang tiếng Anh, sau đó công chứng bản dịch tại Văn phòng Công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền.
• Bước 2 (Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam): Nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ để xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam.
• Bước 3 (Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Mỹ): Sau khi được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận, nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Mỹ tại Việt Nam để thực hiện bước hợp pháp hóa theo yêu cầu.

Thời gian xử lý:

• Tại Bộ Ngoại giao Việt Nam: Khoảng 1 – 5 ngày làm việc, tùy số lượng hồ sơ.
• Tại cơ quan đại diện Mỹ: Thực hiện theo lịch hẹn và thời gian tiếp nhận hồ sơ của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Mỹ.

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ trọn gói tại Dịch Thuật Số 1

Dịch Thuật Số 1 mang đến giải pháp Hợp pháp hóa lãnh sự & Chứng nhận Apostille Mỹ trọn gói – Nhanh chóng – Chuẩn pháp lý 100%. 

Vì sao nên chọn Dịch vụ trọn gói tại Dịch Thuật Số 1?

• Đội ngũ chuyên môn cao: Với 18 năm trong ngành Dịch Thuật và Hợp pháp hóa lãnh sự, chúng tôi sở hữu đội ngũ chuyên gia pháp lý nắm rõ từng nhóm giấy tờ thuộc phạm vi Apostille và bắt buộc HPHLS truyền thống.
• Quy trình 2 chiều toàn diện: Hỗ trợ xử lý nhanh gọn cả 2 chiều: Giấy tờ do Mỹ cấp sử dụng tại Việt Nam và Giấy tờ Việt Nam muốn mang sang Mỹ sử dụng.
• Xử lý hồ sơ trực tiếp tại Mỹ & Việt Nam: Có đại diện và đối tác uy tín làm việc trực tiếp với Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao các tiểu bang Mỹ (Secretary of State), Bộ Ngoại giao Mỹ (U.S. Department of State), Cục Lãnh sự Việt Nam và Cơ quan đại diện Ngoại giao hai nước.
• Dịch thuật công chứng chuẩn xác: Là đơn vị uy tín trong ngành dịch thuật, chúng tôi thực hiện chuyển ngữ tiếng Anh – tiếng Việt đa chuyên ngành, đảm bảo bản dịch chuẩn pháp lý và được các cơ quan chức năng chấp thuận ngay lần nộp đầu tiên.
• Tiết kiệm tối đa thời gian & chi phí: Bảo lưu toàn bộ thời gian đi lại, xếp hàng, chuẩn bị Money Order/Cashier’s Check hay phong bì bưu điện USPS chuẩn quy cách.

Thông tin liên hệ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ trọn gói:

• Hệ thống văn phòng: Hà Nội, Đà Nẵng và TpHCM. Tra cứu địa chỉ tại đây
• Hotline: 0934.888.768 – 0779.088.868 

Giấy tờ không phải hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Hầu hết giấy tờ công do Mỹ (Hoa Kỳ) cấp để sử dụng tại Việt Nam không còn phải qua thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống. Các trường hợp này được chia thành 02 nhóm cụ thể như sau: 

1. Nhóm giấy tờ chuyển sang hình thức Chứng nhận Apostille

Đối với nhóm này, người dân/doanh nghiệp không cần Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ nữa, mà chỉ cần dán tem Apostille tại cơ quan có thẩm quyền.

Hầu hết các giấy tờ công, giấy tờ cá nhân và doanh nghiệp áp dụng như sau:

• Giấy tờ hộ tịch & cá nhân: Giấy khai sinh (Birth Certificate), Giấy đăng ký kết hôn (Marriage Certificate), Giấy chứng tử (Death Certificate), Quyết định ly hôn của Tòa án (Divorce Decree).
• Hồ sơ lý lịch & nhân thân: Phiếu lý lịch tư pháp (FBI Background Check hoặc State Police Clearance), 
• Bằng cấp & Chứng chỉ giáo dục: Bằng đại học/thạc sĩ/tiến sĩ, bảng điểm (Transcripts), chứng chỉ do các trường học, viện đào tạo tại Mỹ cấp.
• Giấy tờ doanh nghiệp & Pháp lý: Giấy phép thành lập công ty (Certificate of Incorporation), Điều lệ công ty (Articles of Incorporation), Giấy chứng nhận hoạt động tốt (Certificate of Good Standing), Giấy ủy quyền (Power of Attorney – POA), Hợp đồng thương mại tư nhân.

DỊCH VỤ XIN CHỨNG NHẬN APOSTILLE TRỌN GÓI

2. Nhóm giấy tờ được MIỄN HOÀN TOÀN Apostille lẫn hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Một số loại giấy tờ/tài liệu được miễn hoàn toàn cả hai thủ tục trên theo quy định pháp luật Việt Nam, Điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc đáp ứng điều kiện trực tiếp:

• Giấy tờ phục vụ trực tiếp thủ tục Lãnh sự/Ngoại giao: Các văn bản, hồ sơ do cơ quan thẩm quyền Mỹ gửi trực tiếp qua đường ngoại giao cho các cơ quan nhà nước Việt Nam để phối hợp giải quyết công việc.
• Tài liệu thuộc phạm vi Điều ước quốc tế song phương: Các giấy tờ, văn bản được quy định miễn chứng nhận/hợp pháp hóa theo các Hiệp định, Tuyên bố chung hoặc Thỏa thuận quốc tế cụ thể giữa Việt Nam và Hoa Kỳ.
• Bản chính giấy tờ tùy thân xuất trình trực tiếp: Hộ chiếu Mỹ (U.S. Passport), Thẻ thường trú nhân (Green Card) khi người sở hữu xuất trình trực tiếp bản chính tại cơ quan chức năng Việt Nam để đối chiếu (trừ trường hợp nộp bản sao công chứng từ Mỹ thì vẫn áp dụng Apostille).
• Giấy tờ được phía Việt Nam tiếp nhận theo quy định chuyên ngành riêng: Một số mẫu tờ khai, văn bản hành chính theo quy định của Luật chuyên ngành Việt Nam cho phép cơ quan tiếp nhận tự đối chiếu, xác minh thông tin mà không yêu cầu khâu chứng nhận lãnh sự.

Thời gian và chi phí hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ dao động từ vài ngày đến hơn 6 tuần, tùy chiều giấy tờ và cấp xác thực cần thực hiện.

• Giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Mỹ: Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam thường mất 1–5 ngày làm việc. Tổng thời gian có thể kéo dài nếu cơ quan tiếp nhận tại Mỹ yêu cầu thêm xác thực hoặc công chứng lãnh sự.
• Giấy tờ Mỹ sử dụng tại Việt Nam: Thời gian xác thực tại tiểu bang được quy định riêng. Nếu phải qua U.S. Department of State, thời gian xử lý khoảng 5 tuần qua bưu điện hoặc 7 ngày làm việc khi nộp trực tiếp. Sau đó, Đại sứ quán Việt Nam xử lý trong 5–7 ngày làm việc với hồ sơ thường hoặc 2–3 ngày với hồ sơ nhanh.

Lệ phí tại các cơ quan có thẩm quyền được tham khảo như sau:

Thời gian thực tế có thể kéo dài nếu hồ sơ cần bổ sung, xác minh hoặc gửi qua bưu điện. Ngoài các lệ phí trên, người nộp cần dự trù thêm chi phí dịch thuật, công chứng và chuyển phát tùy theo từng hồ sơ. 

Bảng giá dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ tại Dịch Thuật Số 1

Dịch Thuật Số 1 hiện áp dụng mức phí tham khảo như sau:

Gói trọn bộ gồm dịch thuật, công chứng, chứng nhận lãnh sự và xử lý tại cơ quan đại diện phù hợp, dự kiến hoàn thành trong 7–10 ngày làm việc. Do chi phí phụ thuộc vào loại giấy tờ, số trang, số tem và tình trạng hồ sơ, khách hàng có thể gửi bản scan cho Dịch Thuật Số 1 để được kiểm tra và nhận báo giá chi tiết trước khi thực hiện.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp trọn gói cho hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ. Dịch Thuật Số 1 là lựa chọn đáng tin nhất hiện nay. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn sự hài lòng và yên tâm. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn và hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự tại Mỹ!