Thủ tục Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Úc (Australia) mới nhất

Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam, kéo theo các thủ tục xác thực giấy tờ công giữa Việt Nam và Úc đã có nhiều thay đổi. Thay vì phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Úc (Australia) truyền thống, các giấy tờ thuộc phạm vi công ước chỉ cần tem Apostille theo quy định là đã hoàn tất giá trị pháp lý.

Phân biệt Apostille, chứng nhận & Hợp pháp hóa lãnh sự Úc (Australia)

Sau khi Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn dễ bị nhầm lẫn giữa 3 khái niệm: Chứng nhận Apostille, Consular certification and Australian Consular Legalization. Dưới đây hướng dẫn phân biệt giúp bạn chọn đúng thủ tục: 

• Chứng nhận Apostille: Là con dấu/tem chứng nhận áp dụng giữa các nước thành viên Công ước La Hay (bao gồm Việt Nam và Úc). Giấy tờ chỉ cần dán tem Apostille tại nước cấp là có giá trị sử dụng ngay, bỏ hoàn toàn khâu hợp pháp hóa lãnh sự ở đại sứ quán Úc​.
• Chứng nhận lãnh sự : Là bước xác minh chữ ký, con dấu của Bộ Ngoại giao nước cấp giấy tờ. Bước này chưa làm cho giấy tờ có hiệu lực ngay, mà chỉ là điều kiện cần để chuyển sang bước Hợp pháp hóa lãnh sự Úc.
• Hợp pháp hóa lãnh sự Úc: Là việc Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán (hoặc Cơ quan ngoại giao của nước tiếp nhận) xác thực lại con dấu, chữ ký trên giấy tờ nhằm đảm bảo giấy tờ đó có hiệu lực pháp lý để sử dụng tại quốc gia tiếp nhận. 

Note: Từ ngày 11/09/2026, giấy tờ Úc đã được dán tem Apostille sẽ được công nhận trực tiếp tại Việt Nam mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Úc. Tương tự, giấy tờ Việt Nam sau khi được Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ cấp tem Apostille cũng sẽ có giá trị sử dụng trực tiếp tại Úc.

Các loại giấy tờ Úc cần Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự

Phần lớn giấy tờ công giữa Việt Nam và Úc đều có thể dán tem Apostille. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp giấy tờ bị từ chối Apostille và bắt buộc phải xử lý theo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Úc. 

1. Giấy tờ Úc có thể xin chứng nhận Apostille 

Giấy tờ do Úc cấp muốn sử dụng tại Việt Nam có thể được chứng nhận Apostille nếu đáp ứng điều kiện của Công ước La Hay và quy định của cơ quan có thẩm quyền. Tùy loại tài liệu, thủ tục được chia thành hai nhóm chính

Nhóm 1: Giấy tờ công do cơ quan chính quyền Úc cấp 

• Giấy tờ hộ tịch: Birth certificate, Giấy kết hôn, Death certificate, Certificate of marital status,…
• Giấy tờ tư pháp & thuế: Criminal record liên bang (AFP National Police Certificate), Phán quyết ly hôn của Tòa án Úc, Xác nhận cư trú thuế (ATO).
• Giấy tờ doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do ASIC cấp,…

Nhóm 2: Giấy tờ tư nhân, học thuật 

• Hồ sơ giáo dục: University degree, chứng chỉ nghề, bảng điểm của các trường tại Úc,…
• Giấy tờ cá nhân & thương mại: Giấy ủy quyền , hợp đồng mua bán, financial report, di thư/hồ sơ thừa kế,…

DỊCH VỤ XIN CHỨNG NHẬN APOSTILLE TRỌN GÓI

2. Trường hợp KHÔNG THỂ Apostille mà PHẢI Hợp pháp hóa lãnh sự Úc 

Giấy tờ Úc sẽ không được cấp tem Apostille mà buộc phải Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nếu thuộc các trường hợp sau:

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập: Văn bản, giấy chứng nhận hoặc tài liệu được lập bởi viên chức ngoại giao, lãnh sự trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chính thức.
• Chứng từ thương mại và hải quan: Một số hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), tờ khai hải quan và chứng từ xuất nhập khẩu.
• Một số chứng từ thương mại chuyên ngành: Chẳng hạn giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis) hoặc giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin), tùy cơ quan phát hành và tính chất tài liệu.

Note: Khách hàng cần kiểm tra bản chất tài liệu, cơ quan phát hành và yêu cầu của đơn vị tiếp nhận tại Việt Nam để xác định chính xác thủ tục.

Procedure for Consular Legalization of Vietnamese Documents for Use in Australia

Đối với giấy tờ Việt Nam không thuộc diện cấp Apostille, người làm hồ sơ cần xác định yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Úc trước khi thực hiện các bước sau:

Step 1: Translation and Notarization

Dịch thuật tài liệu sang tiếng Anh and notarized translation tại Phòng Tư pháp Quận/Huyện hoặc các Văn phòng Công chứng.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan Ngoại vụ 

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Consular legalization application form: Điền theo mẫu LS/HPH-01/TK or khai trực tuyến theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.
2. Identification Documents:: Xuất trình bản chính CCCD/hộ chiếu khi nộp trực tiếp hoặc chuẩn bị bản sao theo yêu cầu nếu gửi hồ sơ qua bưu điện.
3. Giấy tờ cần hợp pháp hóa: Chuẩn bị bản gốc hoặc bản chính có chữ ký, con dấu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền.
4. English Translation: Chuẩn bị bản dịch đã được công chứng hoặc chứng thực nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
5. Bản sao tài liệu: Nộp 01 bản chụp giấy tờ cần hợp pháp hóa để cơ quan chức năng lưu hồ sơ.

Nơi nộp hồ sơ tại:

• Cục Lãnh sự (Hà Nội): Số 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
• Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs Số 6 Alexander de Rhodes, Quận 1, TP.HCM.

Hoặc các Sở/Phòng Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền.

Processing time: Từ 1 – 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. 

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Úc tại Việt Nam 

Sau khi giấy tờ Việt Nam đã được Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ dán tem chứng nhận lãnh sự, bạn thực hiện nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Úc tại Việt Nam.

Cơ quan đại diện ngoại giao Úc không tiếp nhận hồ sơ vãng lai không có đặt lịch trước. Bạn phải truy cập hệ thống đặt lịch trực tuyến chính thức của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Úc để đăng ký ngày, giờ nộp hồ sơ. 

Documents to prepare:

• Tờ khai hồ sơ: Điền đầy đủ thông tin theo mẫu đơn do cơ quan có thẩm quyền cung cấp.
• Giấy tờ nhân thân: Bản gốc hộ chiếu hoặc CCCD của người nộp hồ sơ và 01 bản photocopy.
• Giấy tờ cần hợp pháp hóa: Bản gốc giấy tờ Việt Nam cùng bản dịch tiếng Anh (nếu được yêu cầu), đã hoàn tất bước chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam; kèm 01 bộ photocopy.
• Power of attorney: Nếu nộp thay, chuẩn bị văn bản ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ nhân thân của người ủy quyền, người được ủy quyền.

Cơ quan đại diện ngoại giao Úc sẽ xác thực chữ ký/con dấu của Bộ Ngoại giao Việt Nam và dán Tem Hợp pháp hóa lãnh sự Úc.

Procedure for Consular Legalization of Australian Documents for Use in Vietnam

Trường hợp giấy tờ Úc thuộc nhóm không thể cấp tem Apostille, bạn phải thực hiện quy trình Australian Consular Legalization qua 3 bước:

Bước 1: Công chứng giấy tờ tại Úc

Mang giấy tờ đến Công chứng viên (Notary Public) được công nhận tại Úc để xác thực chữ ký hoặc chứng thực bản sao đúng với bản gốc. 

Bước 2: Xác thực tại Bộ Ngoại giao & Thương mại Úc (DFAT) 

Bộ Ngoại giao và Thương mại Úc (DFAT) là cơ quan có thẩm quyền thực hiện xác thực giấy tờ tại Úc. Tùy loại tài liệu, DFAT sẽ kiểm tra chữ ký, chức danh và con dấu của công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền trước khi cấp chứng nhận.

Người nộp hồ sơ có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện hoặc nộp theo hướng dẫn tại các văn phòng tiếp nhận của DFAT. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, DFAT cấp chứng nhận xác thực.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự & Dịch thuật sang tiếng Việt 

Khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Úc tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

1. Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự: Điền theo mẫu và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
2. Giấy tờ nhân thân: Bản sao hộ chiếu hoặc CCCD của người nộp hồ sơ.
3. Giấy tờ Úc cần xử lý: Bản chính hoặc bản sao hợp lệ đã được DFAT xác thực, kèm bản dịch nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
4. Bản photocopy: 01 bộ bản sao các giấy tờ nộp kèm để cơ quan chức năng lưu hồ sơ.

Ở bước cuối cùng này, bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách thực hiện sau: 

Phương án 1: Nộp tại các cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại Úc (Trước khi mang về nước) 

Nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam có thẩm quyền, chẳng hạn Đại sứ quán Việt Nam tại Canberra hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam phụ trách khu vực tương ứng. Hình thức tiếp nhận trực tiếp hoặc qua bưu điện tùy quy định của từng cơ quan.

Phương án 2: Nộp tại cơ quan ngoại giao tại Việt Nam (Sau khi mang giấy tờ đã có dấu DFAT về nước) 

Mang giấy tờ đã được DFAT xác thực về Việt Nam và nộp tại cơ quan có thẩm quyền (Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM). Cần kiểm tra địa chỉ và phạm vi tiếp nhận hồ sơ hiện hành trước khi nộp.

Cuối cùng, mang giấy tờ đã dán tem tiến hành dịch thuật công chứng sang tiếng Việt tại Phòng Tư pháp/Văn phòng công chứng là sử dụng được ngay.

Comprehensive Australian consular legalization/certification services at No.1 Translation

The process of Australian consular legalization and certification can be quite complex and time-consuming. To help you save time and costs, No.1 Translation offers a COMPREHENSIVE Australian consular legalization and certification service starting from 2,500,000 VND per document set.

Why should you choose the comprehensive service of No.1 Translation?

• Time-saving: You only need to provide the necessary documents and information, and we will handle the entire process, freeing you from cumbersome procedures.
• Simple procedure: You don’t need to worry about understanding the process or traveling to various offices. The team at No.1 Translation will guide you step by step, ensuring everything is done accurately and efficiently.
• Reasonable cost: We guarantee the most competitive prices on the market, with all costs fully transparent and no additional fees.
• Legal consultation: Our team of specialists will advise you on the most suitable consular legalization/certification options based on your intended use.
• Thorough document review: We carefully check all information and documents to ensure the file is complete and accurate, preventing any returns due to omissions.
• Professional service: Our experienced, dedicated, and attentive staff will support you throughout the process, offering free file tracking and timely result notifications.

Pricing for Australian Consular Legalization and Certification Services

Do you need to legalize documents for use in Australia? No.1 Translation offers comprehensive, professional, and reasonably priced services. Below is a reference price list:

1. Notarized Translation:

• Translation from Vietnamese to English: From 55,000 VND/page + notarization fee from 50,000 VND
• Translation from English to Vietnamese: From 49,000 VND/page + notarization fee from 50,000 VND

2. Consular Certification:

Stamp from the Consular Department – Ministry of Foreign Affairs of Vietnam: 300,000 VND/stamp (applies for 1 stamp) or 250,000 VND/stamp if processing 2 or more stamps

3. Embassy Fee:

Consular legalization at the Australian Embassy in Vietnam: 2,500,000 VND/document set

Note:

• Prices may vary depending on document complexity, number of pages, additional requirements, and processing time.
• The processing time is 5–7 working days for the entire procedure. 

Hiểu rõ các bước, thủ tục và thông tin liên quan về Australian Consular Legalization sẽ giúp bạn hoàn thành các thủ tục một cách thuận lợi và hiệu quả. Tuy nhiên, việc thực hiện có thể gặp nhiều khó khăn do các quy định phức tạp, thời gian xử lý lâu và chi phí phát sinh. Để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, bạn có thể lựa chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói của Dịch Thuật Số 1. Chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn hoàn thành mọi thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác, chuyên nghiệp và giá cả hợp lý nhất.