Giấy tờ nước ngoài muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam bắt buộc phải thông qua thủ tục hợp pháp hóa. Hiện nay, mẫu tem hợp pháp hóa lãnh sự Bộ Ngoại Giao Hà Nội đang được áp dụng dưới hai hình thức là tem giấy và tem điện tử.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hình ảnh thực tế, hướng dẫn cách nhận diện và tra cứu mã QR nhằm giúp bạn kiểm tra hồ sơ chuẩn xác.
>> See more: Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ
1. Mẫu tem hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất đang được sử dụng tại Hà Nội
Thông tư 11/2025/TT-BNG có hiệu lực từ ngày 03/08/2025; riêng việc cấp tem theo các mẫu mới được triển khai từ ngày 01/01/2026.
Tại Hà Nội, Cục Lãnh sự sử dụng mẫu chung do Bộ Ngoại giao ban hành cho cả nghiệp vụ chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự, gồm tem giấy và tem điện tử.
1.1. Hình ảnh mẫu tem giấy LS/HPH-2025/CN
Mẫu tem giấy có những đặc điểm cơ bản sau:
- Ký hiệu mẫu: LS/HPH-2025/CN.
- Hình thức: Được cấp dưới dạng giấy.
- Ngôn ngữ: Trình bày song ngữ Việt – Anh.
- Bố cục: Thiết kế theo chiều dọc, phía trên thể hiện tên cơ quan có thẩm quyền và tiêu đề "Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự”.
- Nội dung chính: Gồm các vị trí dành cho thông tin giấy tờ, số tem, chữ ký, con dấu, ghi chú và mã QR.
1.2. Mẫu tem điện tử LS/HPH-2025/CNĐT
Mẫu tem hợp pháp hóa lãnh sự điện tử được ban hành với các đặc điểm sau:
- Ký hiệu mẫu: LS/HPH-2025/CNĐT.
- Hình thức: Được cấp dưới dạng điện tử.
- Bố cục: Giữ các trường thông tin cơ bản tương ứng với mẫu tem giấy.
- Phương thức xác nhận: Sử dụng chữ ký số và con dấu số của cơ quan cấp.
- Thông tin bổ sung: Có phần ghi chú và mã QR theo mẫu thống nhất ban hành kèm Thông tư 11/2025/TT-BNG.
>> See more: Everything About Consular Legalization: A-Z Practical Experience
2. Dấu hiệu nhận biết tem hợp pháp hóa lãnh sự
Do chứng nhận lãnh sự và consular legalization sử dụng chung mẫu tem LS/HPH-2025/CN, người dùng không nên chỉ nhìn vào tiêu đề "Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự”.
Dấu hiệu quan trọng nhất nằm ở phạm vi sử dụng ghi trên tem và nguồn gốc của giấy tờ đi kèm.
2.1. Dòng ghi chú về phạm vi sử dụng tại Việt Nam
Theo mẫu ban hành kèm Thông tư 11/2025/TT-BNG, phần ghi chú của tem hợp pháp hóa lãnh sự có dòng:
- "Tem chỉ có giá trị sử dụng tại Việt Nam”.
- Bản tiếng Anh tương ứng: "This certificate is valid for use in Viet Nam only.”
Đây là dấu hiệu rõ nhất cho biết tem được cấp cho giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để phục vụ việc công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Tuy nhiên, dòng ghi chú không có nghĩa mọi cơ quan tại Việt Nam bắt buộc phải tiếp nhận giấy tờ; cơ quan tiếp nhận vẫn có quyền xem xét theo quy định chuyên ngành và yêu cầu cụ thể của hồ sơ.
Phần cuối tem còn ghi rõ tem không chứng nhận nội dung và hình thức của tài liệu. Theo Điều 3 Decree 111/2011/ND-CP, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ nước ngoài.
2.2. Thông tin trên tem phải khớp với giấy tờ nước ngoài
Mẫu tem hợp pháp hóa lãnh sự Bộ Ngoại giao được cấp cho một giấy tờ cụ thể nên các thông tin sau phải phù hợp với tài liệu đi kèm:
- Quốc gia: Nước có cơ quan đã cấp hoặc xác nhận giấy tờ.
- Người ký: Họ tên người ký trên phần xác nhận của cơ quan nước ngoài.
- Chức danh: Chức vụ hoặc tư cách của người ký.
- Cơ quan có con dấu: Cơ quan, tổ chức có con dấu được chứng nhận.
- Số tem, ngày cấp và cơ quan cấp: Thông tin riêng của kết quả hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc một tem được gắn với giấy tờ không có nghĩa tem đó có thể tách ra để sử dụng cho tài liệu khác. Nếu tên người ký, chức danh hoặc cơ quan có con dấu không khớp, người sử dụng cần xác minh lại trước khi nộp hồ sơ.
2.3. Phân biệt mẫu tem hợp pháp hóa lãnh sự với tem chứng nhận lãnh sự
Hai nghiệp vụ có tên gần giống nhau và sử dụng chung mẫu LS/HPH-2025/CN hoặc LS/HPH-2025/CNĐT, nhưng khác nhau về chiều sử dụng của giấy tờ:
| Criteria | Tem hợp pháp hóa lãnh sự | Tem chứng nhận lãnh sự |
| Giấy tờ áp dụng | Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài | Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam |
| Mục đích | Được công nhận và sử dụng tại Việt Nam | Được công nhận và sử dụng ở nước ngoài |
| Dòng ghi chú | "Tem chỉ có giá trị sử dụng tại Việt Nam” | "Tem chỉ có giá trị sử dụng tại nước ngoài” |
Có thể hiểu ngắn gọn:
- Giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam: Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài: Thực hiện chứng nhận lãnh sự.
Vì vậy, không thể phân biệt hai loại tem chỉ bằng hình thức hoặc tiêu đề in phía trên. Cần xem đồng thời nguồn gốc giấy tờ, nơi dự kiến sử dụng và dòng ghi chú về phạm vi sử dụng trên tem.
>> See more: Guide to Consular Legalization / Certification Procedures
3. Những nội dung cần kiểm tra sau khi nhận tem
Sau khi nhận kết quả, bạn nên kiểm tra ngay tem và giấy tờ đi kèm trước khi rời nơi trả hồ sơ hoặc gửi cho cơ quan tiếp nhận. Việc kiểm tra sớm giúp phát hiện sai sót, hư hỏng hoặc dữ liệu không thống nhất để kịp thời xác minh.
3.1. Kiểm tra vị trí tem và tình trạng giấy tờ
Mẫu ban hành kèm Thông tư 11/2025/TT-BNG không ấn định tem phải nằm ở mặt trước hay mặt sau của tài liệu. Vì vậy, không nên đánh giá tính hợp lệ chỉ dựa vào vị trí dán tem. Thay vào đó, cần kiểm tra:
- Tem được gắn với đúng giấy tờ hoặc bộ tài liệu đã đề nghị hợp pháp hóa.
- Tem còn nguyên vẹn, không bong mép, rách, in đè hoặc có dấu hiệu bị bóc và dán lại.
- Giấy tờ không bị thiếu trang, tách rời, tẩy xóa hoặc sửa chữa sau khi được cấp tem.
- Chữ ký và con dấu trên tem giấy rõ ràng; đối với tem điện tử, tệp kết quả còn nguyên trạng và không bị chỉnh sửa.
3.2. Đối chiếu số tem, ngày cấp và cơ quan cấp
Ba trường thông tin cần kiểm tra trực tiếp trên kết quả gồm:
- Số tem: Được ghi tại mục 8, phải rõ ràng và không có dấu hiệu sửa chữa.
- Ngày cấp: Thể hiện tại mục 6, cần phù hợp với thời điểm hồ sơ được giải quyết.
- Cơ quan cấp: Ghi tại mục 7, phải đúng với cơ quan có thẩm quyền đã giải quyết hồ sơ.
Nếu nhận kết quả tại Cục Lãnh sự Hà Nội, người dùng nên đối chiếu các thông tin này với giấy hẹn hoặc thông báo trả kết quả. Trường hợp số tem bị mờ, ngày cấp bất thường hoặc tên cơ quan không phù hợp, chưa nên sử dụng giấy tờ để nộp hồ sơ.
3.3. Quét mã QR để xác thực kết quả
Theo mẫu tem hợp pháp hóa lãnh sự mới, mã QR được đặt ở phần cuối để phục vụ việc đối chiếu và kiểm tra tính xác thực. Người dùng thực hiện như sau:
- Mở camera hoặc ứng dụng quét mã QR trên điện thoại.
- Quét trực tiếp từ tem gốc hoặc tệp điện tử rõ nét.
- Kiểm tra đường dẫn có đưa đến hệ thống tra cứu của cơ quan có thẩm quyền hay không.
- Đối chiếu số tem, ngày cấp, cơ quan cấp và trạng thái kết quả hiển thị với tem đang sử dụng.
Mã QR không quét được chưa đủ để kết luận tem không hợp lệ vì lỗi có thể xuất phát từ ánh sáng, chất lượng in, camera hoặc kết nối mạng. Tuy nhiên, nếu dữ liệu tra cứu không khớp với tem, người dùng cần dừng sử dụng và đề nghị xác minh.
3.4. Xử lý khi tem bị sai, rách hoặc không tra cứu được
Tùy tình trạng của tem, người dùng nên xử lý như sau:
- Tem có thông tin sai: Giữ nguyên giấy tờ, không tự sửa và liên hệ cơ quan đã cấp tem để được kiểm tra.
- Tem bị rách, bong hoặc giấy tờ bị tách rời: Không tự dán lại, bóc tem hoặc chuyển sang tài liệu khác; cần mang toàn bộ giấy tờ đến cơ quan cấp để được hướng dẫn.
- Mã QR không tra cứu được: Thử quét lại tem gốc trong điều kiện đủ sáng và bằng thiết bị khác. Nếu vẫn không có kết quả, cung cấp số tem, ngày cấp và bản chụp giấy tờ cho cơ quan cấp.
- Dữ liệu QR không khớp: Tạm ngừng nộp hồ sơ và yêu cầu xác minh trước khi tiếp tục sử dụng.
Việc tự tẩy xóa hoặc sửa chữa có thể làm ảnh hưởng đến khả năng tiếp nhận giấy tờ. Điều 10 Decree 111/2011/ND-CP cũng quy định giấy tờ bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính hợp lệ thuộc trường hợp không được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
>> See more: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam
4. Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ xin tem hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội
No.1 Translation hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp xin tem hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ nước ngoài cần sử dụng tại Việt Nam. Trước khi tiếp nhận hồ sơ gốc, chuyên viên sẽ kiểm tra bản scan để xác định giấy tờ có thuộc diện miễn hợp pháp hóa hay cần hoàn thành thêm bước xác nhận tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Tư vấn đúng trình tự: Xác định các bước cần thực hiện dựa trên quốc gia cấp, loại giấy tờ và mục đích sử dụng.
- Rà soát hồ sơ trước khi nộp: Kiểm tra chữ ký, chức danh, con dấu, bản dịch và các giấy tờ kèm theo nhằm hạn chế việc phải bổ sung hoặc làm lại.
- Hỗ trợ xin tem tại Hà Nội: Chuẩn bị tờ khai, hỗ trợ nộp hồ sơ, theo dõi quá trình giải quyết và nhận kết quả tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao.
- Xử lý đồng bộ theo nhu cầu: Hỗ trợ dịch thuật, chứng thực hoặc notarized translation sau khi hợp pháp hóa nếu hồ sơ sử dụng tại Việt Nam có yêu cầu.
- Báo rõ thời gian và chi phí: Thông tin cụ thể về lệ phí nhà nước, phí dịch vụ và thời gian dự kiến được cung cấp sau khi kiểm tra tình trạng giấy tờ.
Với quy trình hỗ trợ tập trung tại Hà Nội, khách hàng không phải tự tìm hiểu từng bước hoặc đi lại nhiều lần. Việc rà soát hồ sơ từ đầu cũng giúp hạn chế sai cơ quan xác nhận, thiếu giấy tờ và chậm tiến độ xin tem.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự có thể phát sinh nhiều vướng mắc nếu hồ sơ không được chuẩn bị đúng cách từ đầu. Đừng ngại Contact Translation Number 1 để được hỗ trợ rà soát giấy tờ và đại diện thực hiện thủ tục trọn gói, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian chờ đợi.
>> See more: Dịch Vụ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Hà Nội Nhanh Chóng, Phí Rẻ
5. Các câu hỏi thường gặp về tem hợp pháp hóa lãnh sự
5.1. Người không đứng tên trên giấy tờ có thể nộp hồ sơ xin tem thay không?
Có. Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ của người khác mà không cần giấy ủy quyền, theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
5.2. Bản sao chứng thực của giấy tờ đã dán tem có được sử dụng thay bản gốc không?
Có, nếu bản sao được chứng thực đầy đủ từ bản chính, bao gồm cả tem và các trang liên quan. Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao chứng thực có giá trị sử dụng thay bản chính, trừ trường hợp pháp luật hoặc thủ tục cụ thể yêu cầu nộp bản chính.
5.3. Giấy tờ nước ngoài đã có chứng nhận Apostille có cần hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam không?
Trước ngày 11/9/2026, giấy tờ có Apostille vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Từ ngày 11/9/2026, Apostille hợp lệ của quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam được sử dụng thay cho hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP.
5.4. Có nên ép plastic giấy tờ sau khi được dán tem hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không nên. Pháp luật hiện hành không quy định việc ép plastic tự động làm giấy tờ mất giá trị, nhưng lớp nhựa có thể gây khó khăn khi kiểm tra tem, con dấu, mã QR hoặc chứng thực bản sao. Tốt nhất nên bảo quản giấy tờ trong túi đựng trong suốt, không ép trực tiếp.
>> See more: How Long Is Consular Legalization Valid?
Việc kiểm tra kỹ thông tin trên mẫu tem hợp pháp hóa lãnh sự Bộ Ngoại Giao Hà Nội là bước cần thiết để đảm bảo giấy tờ của bạn đủ điều kiện sử dụng tại Việt Nam. Tuy nhiên, quy trình xin cấp tem thực tế thường mất khá nhiều thời gian cho khâu dịch thuật và nộp hồ sơ.
Để hoàn thiện thủ tục đúng luật và tránh sai sót, hãy gọi ngay hotline 077.90888.68 cho Dịch Thuật Số 1 để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói.
