Theo quy định, giấy tờ công của Việt Nam sử dụng tại Tây Ban Nha (hoặc ngược lại) bắt buộc phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha hoặc chứng nhận Apostille, trừ một số điều khoản miễn trừ đặc biệt. Đây là bước xác thực quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp lệ của con dấu, chữ ký và thẩm quyền của người ký phát hành văn bản.
Để giúp bạn cập nhật những thay đổi mới nhất, bài viết dưới đây của No.1 Translation sẽ giải thích khái niệm, phân loại giấy tờ theo từng trường hợp và hướng dẫn chi tiết hồ sơ, quy trình Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha.
CONTACT FOR SERVICE CONSULTANCY Gửi tin nhắn qua Messenger
Phân biệt Apostille, chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha
Từ ngày 11/09/2026, chứng nhận Apostille được áp dụng giữa Việt Nam và Tây Ban Nha, thay thế quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống. Việc phân biệt rõ 3 khái niệm dưới đây sẽ giúp bạn xác định đúng thủ tục cần thực hiện, tiết kiệm thời gian và chi phí:
- Chứng nhận Apostille Tây Ban Nha (Tem Apostille): Là hình thức xác thực quốc tế theo Công ước Hague. Giấy tờ đã dán tem Apostille (do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Tây Ban Nha cấp) sẽ được MIỄN 100% bước nộp qua Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán và có giá trị pháp lý sử dụng trực tiếp tại quốc gia còn lại.
- Chứng nhận Lãnh sự: Là bước cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ xác minh tính hợp lệ của con dấu, chữ ký và chức danh người ký trên văn bản trước khi đưa ra nước ngoài.
- Hợp pháp hóa Lãnh sự Tây Ban Nha: Là bước cơ quan đại diện của nước tiếp nhận giấy tờ tiếp tục xác minh con dấu và chữ ký của cán bộ lãnh sự đã thực hiện ở bước chứng nhận trước đó.
Bạn cần Apostille, hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự Tây Ban Nha? Dịch Thuật Số 1 cung cấp dịch vụ trọn gói, tiết kiệm thời gian, chi phí cạnh tranh chỉ từ 2,500,000 VND/bộ tài liệu. Liên hệ ngay hotline 0934.888.768 or 0779.088.868 for consultation and support!
>>> See more: Khi nào cần Apostille?
Giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha?
Việc lựa chọn thủ tục Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha phụ thuộc vào loại giấy tờ, mục đích sử dụng và quy định áp dụng giữa hai quốc gia. Dưới đây là 3 nhóm giấy tờ bạn cần quan tâm:
1. Giấy tờ chỉ cần cấp tem Apostille, miễn hợp pháp hóa
Apostille thường áp dụng cho giấy tờ công được cấp tại Việt Nam hoặc Tây Ban Nha, đáp ứng điều kiện của Công ước và được sử dụng tại quốc gia còn lại. Các loại giấy tờ phổ biến gồm:
- Giấy tờ hộ tịch và cá nhân: Birth certificate, marriage certificate, giấy khai tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, phiếu lý lịch tư pháp.
- Hồ sơ giáo dục và hành chính: Graduation certificates, bảng điểm, chứng chỉ học tập, giấy xác nhận và các tài liệu hành chính khác đáp ứng điều kiện cấp Apostille.
- Giấy tờ tư pháp: Bản án, quyết định của tòa án và các văn bản do cơ quan tư pháp có thẩm quyền ban hành.
- Văn bản công chứng và chứng thực: Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng; văn bản chứng thực và các xác nhận chính thức về chữ ký trên giấy tờ tư nhân..
Nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện của Công ước Apostille, người sở hữu có thể xin cấp Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước phát hành. Khi Apostille được cấp hợp lệ, giấy tờ không phải thực hiện thêm consular legalization procedures qua cơ quan đại diện ngoại giao.
DỊCH VỤ XIN CHỨNG NHẬN APOSTILLE TRỌN GÓI
2. Giấy tờ bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha
Một số giấy tờ bị loại trừ khỏi Công ước Apostille vẫn cần thực hiện thủ tục chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha theo quy định hiện hành, Các nhóm giấy tờ cần lưu ý gồm:
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự lập.
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan (như tờ khai hải quan, chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O…).
3. Tài liệu tư nhân (Cần xử lý tiền kỳ trước khi Apostille)
Các văn bản do cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức tư nhân lập (như hợp đồng kinh tế, giấy ủy quyền tư nhân, tài liệu nội bộ công ty…) thường chưa đủ điều kiện xin Apostille trực tiếp.
Tùy từng loại giấy tờ và quy định của nước phát hành, người sở hữu có thể cần công chứng văn bản, chứng thực chữ ký hoặc xin xác nhận chính thức của cơ quan có thẩm quyền trước khi đề nghị cấp Apostille.
Procedure for: Tài liệu tư nhân → Công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu → Xin Apostille nếu đủ điều kiện → Sử dụng tại nước tiếp nhận.
Consular legalization of Vietnamese documents for use in Spain
Đối với giấy tờ Việt Nam không thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille hoặc thuộc trường hợp ngoại lệ được cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha. Thủ tục thường gồm các bước sau:
Bước 1: Dịch thuật và công chứng bản dịch
Dịch thuật tài liệu sang tiếng Tây Ban Nha (hoặc English, tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận). Sau đó chứng thực tại Phòng Tư pháp (cấp quận/huyện) hoặc Văn phòng Công chứng.
>>> See more: Dịch vụ dịch thuật công chứng trọn gói, phí rẻ
Step 2: Consular certification at the Vietnamese Ministry of Foreign Affairs
Hồ sơ chuẩn bị:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự (Model LS/HPH-2012/TK hoặc khai trực tuyến tại lanhsuvietnam.gov.vn).
- Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa + 01 bản photocopy.
- Bản dịch thuật công chứng + 01 bản photocopy.
- Bản gốc giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) + 01 bản photocopy.
Submit the dossier to the Consular Department in Hanoi, the Department of Foreign Affairs in Ho Chi Minh City, or other agencies authorized by the Ministry of Foreign Affairs.
>>> See more: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao
Step 3: Consular legalization at the Spanish Embassy in Hanoi
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha không yêu cầu đặt lịch hẹn trước. Người nộp có thể đến trực tiếp trong khung giờ 9:00-10:00 từ thứ Hai đến thứ Sáu.
Trước khi đến, nên kiểm tra thành phần hồ sơ và lệ phí qua website chính thức hoặc liên hệ Bộ phận Lãnh sự qua email emb.hanoi.vis@maec.es để tránh thiếu giấy tờ.
Hồ sơ nộp trực tiếp:
- Đơn xin Hợp pháp hóa Lãnh sự (theo mẫu của Đại sứ quán).
- Bản gốc tài liệu đã được Bộ Ngoại giao VN dán tem Chứng nhận Lãnh sự ở Bước 2 + 01 bản photocopy.
- Bản gốc Hộ chiếu/CCCD của người nộp + 01 bản photocopy.
- Lệ phí đóng bằng tiền mặt (VND) trực tiếp tại cửa tiếp khách của Bộ phận Lãnh sự.
Consular legalization of Spanish documents for use in Vietnam
Để hợp pháp hóa giấy tờ Tây Ban Nha đưa về Việt Nam sử dụng (đối với các trường hợp ngoài phạm vi Apostille), bạn cần thực hiện theo quy trình sau:
- Bước 1 (Chứng nhận tại Tây Ban Nha): Nộp giấy tờ gốc tại Bộ Ngoại giao Tây Ban Nha (MAUC) để xác thực con dấu và chữ ký của cơ quan phát hành.
- Bước 2 (Hợp pháp hóa Lãnh sự): Nộp giấy tờ đã chứng nhận ở Bước 1 đến Đại sứ quán Việt Nam tại Madrid để dán tem Hợp pháp hóa Lãnh sự.
- Bước 3 (Dịch thuật công chứng): Mang giấy tờ đã dán tem về Việt Nam và thực hiện dịch thuật công chứng sang tiếng Việt tại Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng Công chứng.
- Bước 4 (Sử dụng hồ sơ): Nộp bản gốc kèm bản dịch thuật công chứng cho cơ quan, tổ chức tiếp nhận tại Việt Nam.
Full-package Spanish consular legalization and certification services at No.1 Translation
Do you need consular legalization and certification of Spanish documents for use in Vietnam? Don’t struggle with complicated procedures—No.1 Translation offers a full-package solution, helping you save maximum time, effort, and cost.
Why choose the full-package service of No.1 Translation?
- Simple and fast procedure: Customers only need to provide complete information and documents for consular legalization/certification, and No.1 Translation will handle everything else.
- Maximum time and effort savings: No need to travel to related agencies or wait for unexpected issues to be resolved, helping you save valuable time and effort.
- Transparent and most favorable pricing: We are committed to offering the best rates on the market, with all costs clearly and transparently communicated, without any hidden fees.
- Professional legal consultation: The team of specialists at No.1 Translation will advise you on the most suitable consular legalization/certification option for your intended use.
- Thorough document review: We carefully check customers’ documents to ensure all information and papers are complete and accurate, preventing cases of returned dossiers due to omissions.
- Professional and dedicated service: Our team of experienced professionals will provide attentive and thorough support, ensuring you feel completely confident throughout the entire process.
Liên hệ ngay để nhận được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tận tâm!
Full-package Spanish consular legalization cost quotation
Below is the detailed service pricing from No.1 Translation, helping you understand the costs and plan accordingly:
1. Spanish translation fee
- Translation from Spanish to Vietnamese: From 162,000 VND/page
- Translation from Vietnamese to Spanish: From 171,000 VND/page
2. Notarization fee for translated documents
- Notarization in Hanoi and Northern provinces: From 50,000 – 60,000 VND per document.
- Notarization in Ho Chi Minh City and Southern provinces: 50,000 VND per document.
3. Consular certification fee at MAEUEC
The fee for consular certification at the Spanish Ministry of Foreign Affairs, European Union, and Cooperation may vary depending on the type of document and specific requirements.
4. Embassy fee
Phí Hợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Tây Ban Nha: 2.500.000 VND/bộ tài liệu.
Note:
- The above price applies to one set of documents covering all four steps: translation, notarization, consular certification, and embassy (if needed).
- Completion time: 7–10 working days for all four steps.
Additionally, No.1 Translation also provides supplementary services such as:
- Assistance in preparing documents and translating other types of papers.
- Legal consultation on Spanish consular legalization procedures.
- Support in tracking progress and notifying clients of results.
Spanish consular legalization is a necessary procedure to ensure the validity and authenticity of documents when used in Vietnam. However, completing all the procedures requires understanding of the law, processes, and complex steps.
No.1 Translation, with its full-package Spanish Consular Legalization service, will help you handle everything quickly and easily while saving maximum time, effort, and cost.
