Hồ sơ du học Đức gồm giấy tờ cá nhân, bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ, APS, thư nhập học, chứng minh tài chính, bảo hiểm và giấy tờ xin thị thực. Trong đó, hồ sơ visa Đức phải thống nhất với thông tin đã nộp cho trường và đáp ứng đúng yêu cầu về bản gốc, bản sao hoặc bản dịch. Bài viết của No.1 Translation dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách chuẩn bị từng nhóm giấy tờ.
1. Hồ sơ du học Đức gồm những gì?
Hồ sơ du học Đức gồm giấy tờ cá nhân, học tập, ngoại ngữ, APS, hồ sơ nhập học, tài chính, bảo hiểm và giấy tờ xin visa du học Đức. Thành phần cụ thể phụ thuộc vào bậc học, chương trình và yêu cầu của từng trường.
1.1. Giấy tờ cá nhân
- Hộ chiếu: Còn hiệu lực, có trang trống; chuẩn bị bản scan màu và giữ bản gốc để đối chiếu.
- Ảnh sinh trắc học: Ảnh mới chụp, nền sáng và đáp ứng tiêu chuẩn visa Đức.
- Căn cước công dân: Bản scan hoặc bản photo hai mặt.
- Giấy khai sinh: Bản trích lục hoặc bản sao chứng thực nếu được yêu cầu.
- Giấy xác nhận thay đổi thông tin: Cần có nếu họ tên, ngày sinh hoặc nơi sinh không thống nhất giữa các tài liệu.
1.2. Hồ sơ học tập
Tài liệu học tập cần được scan đầy đủ các trang, kể cả mặt sau có chữ ký, con dấu hoặc ghi chú.
Đối với bậc cử nhân:
- Bằng tốt nghiệp và học bạ THPT;
- Kết quả thi tốt nghiệp THPT;
- Giấy báo trúng tuyển hoặc xác nhận nhập học tại Việt Nam nếu được yêu cầu;
- Bảng điểm đại học đối với người đã học tại Việt Nam.
Đối với bậc thạc sĩ:
- Bằng tốt nghiệp đại học;
- Bảng điểm toàn khóa;
- Thang điểm;
- Mô tả môn học hoặc xác nhận số tín chỉ nếu chương trình yêu cầu.
Ngoài ra, ứng viên có thể phải nộp CV, thư động lực, thư giới thiệu, portfolio, đề cương nghiên cứu hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm. Các tài liệu cần được trình bày đúng ngôn ngữ, định dạng và số trang do trường quy định.
>> Xem thêm: Hướng Dẫn Chuẩn Bị Hồ Sơ Xin Visa Du Học Nghề Đức Chi Tiết
1.3. Chứng chỉ ngoại ngữ và học thuật
- Chứng chỉ tiếng Đức: Có thể gồm TestDaF, DSH, telc Deutsch C1 Hochschule hoặc chứng chỉ tương đương theo yêu cầu của chương trình.
- Chứng chỉ tiếng Anh: IELTS hoặc TOEFL; một số trường yêu cầu gửi điểm trực tiếp từ đơn vị tổ chức thi.
- Chứng nhận APS: Cần có đối với hồ sơ Việt Nam thuộc diện áp dụng; sử dụng bản gốc hoặc phiên bản điện tử có thể xác minh.
- TestAS: Nộp kết quả có thể xác minh nếu thuộc quy trình APS hoặc chương trình yêu cầu.
- GMAT hoặc GRE: Chỉ cần chuẩn bị khi ngành học quy định.
1.4. Hồ sơ nhập học
- Đơn đăng ký: Khai trên cổng tuyển sinh của trường hoặc My Assist và ký tên nếu biểu mẫu yêu cầu.
- Thư mời nhập học: Sử dụng file PDF chính thức hoặc bản giấy do trường cấp.
- Thư nhập học có điều kiện: Nộp đầy đủ các trang, bao gồm nội dung về điều kiện còn thiếu.
- Xác nhận Studienkolleg hoặc khóa tiếng: Cần thể hiện tên khóa học, thời gian và đơn vị tổ chức.
- VPD: Tải trực tiếp từ My Assist; tài liệu này không thay thế thư trúng tuyển của trường.
- Portfolio, bài luận hoặc đề cương nghiên cứu: Nộp đúng định dạng và dung lượng được quy định.
1.5. Hồ sơ tài chính, bảo hiểm và visa
- Xác nhận tài khoản phong tỏa: Sử dụng văn bản chính thức do ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp tài khoản phát hành.
- Giấy cam kết bảo lãnh: Nộp bản do cơ quan có thẩm quyền tại Đức cấp và còn giá trị sử dụng.
- Quyết định cấp học bổng: Cần ghi rõ đơn vị cấp, mức hỗ trợ và thời gian nhận học bổng.
- Xác nhận bảo hiểm nhập cảnh: Thể hiện họ tên, phạm vi bảo hiểm và ngày bắt đầu hiệu lực.
- Xác nhận bảo hiểm sinh viên: Nộp văn bản do đơn vị bảo hiểm tại Đức cấp nếu trường yêu cầu.
- Tờ khai xin thị thực quốc gia: Hoàn thành trên hệ thống và ký tên đúng vị trí được hướng dẫn.
- Hộ chiếu và ảnh sinh trắc học: Chuẩn bị bản scan để tải trực tuyến và bản gốc để nộp tại buổi hẹn.
- Thư nhập học: Sử dụng file PDF chính thức hoặc bản giấy do trường cấp.
- Bằng cấp, bảng điểm và APS: Nộp bản scan rõ ràng và giữ bản gốc để đối chiếu.
- Chứng chỉ ngoại ngữ: Sử dụng chứng chỉ chính thức còn đáp ứng yêu cầu của chương trình.
>> See more: Visa Đức Đi Được Những Nước Nào? Những Điều Cần Lưu Ý Khi Xin Visa
2. Hồ sơ du học Đức cần dịch thuật công chứng giấy tờ nào?
Các giấy tờ bằng tiếng Việt như bằng cấp, bảng điểm và giấy tờ hộ tịch thường phải translation. Hồ sơ đã được cấp hợp lệ bằng tiếng Đức, tiếng Anh hoặc song ngữ có thể không cần dịch lại.
2.1. Những giấy tờ tiếng Việt cần dịch
Người nộp cần chuẩn bị bản dịch cho các tài liệu sau nếu bản gốc chỉ có tiếng Việt:
- Bằng tốt nghiệp THPT, transcript và kết quả thi tốt nghiệp THPT.
- Giấy báo trúng tuyển, giấy xác nhận nhập học hoặc xác nhận sinh viên tại Việt Nam.
- University degree, transcript và giấy xác nhận tốt nghiệp.
- Thang điểm, mô tả môn học hoặc xác nhận số tín chỉ.
- Birth certificate và giấy xác nhận thay đổi họ tên, ngày sinh.
- Giấy xác nhận thực tập hoặc kinh nghiệm làm việc.
- Giấy tờ tài chính, bảo lãnh hoặc xác nhận thu nhập được lập bằng tiếng Việt.
- Các văn bản bổ sung khác do trường hoặc cơ quan tại Việt Nam cấp.
Mỗi tài liệu phải nộp kèm cả bản tiếng Việt và bản dịch. Bản dịch cần thể hiện đầy đủ nội dung, chữ ký, con dấu, ghi chú và thông tin ở mặt sau của giấy tờ gốc.
CV, thư động lực và bài luận không cần dịch công chứng. Ứng viên nên soạn trực tiếp các tài liệu này bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh theo yêu cầu của chương trình.
>> Xem thêm: Kinh Nghiệm Trả Lời Những Câu Hỏi Phỏng Vấn Xin Visa Đức Common
2.2. Những giấy tờ có thể không cần dịch
Các tài liệu sau thường được sử dụng trực tiếp nếu đã được cấp bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh:
- Thư mời hoặc xác nhận nhập học của trường Đức.
- VPD do Uni-Assist cấp.
- Chứng nhận APS và kết quả TestAS.
- Chứng chỉ TestDaF, DSH, telc, IELTS, TOEFL, GMAT hoặc GRE.
- Xác nhận tài khoản phong tỏa.
- Giấy cam kết bảo lãnh được cấp tại Đức.
- Quyết định cấp học bổng bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh.
- Giấy xác nhận bảo hiểm do đơn vị tại Đức cấp.
Bản song ngữ Việt – Đức hoặc Việt – Anh có thể không cần dịch nếu do chính cơ quan cấp giấy tờ phát hành và thể hiện đầy đủ nội dung. Bản song ngữ do người nộp tự soạn hoặc tự ghép thêm phần dịch không có giá trị thay thế bản dịch được chứng nhận.
2.3. Nên dịch hồ sơ sang tiếng Đức hay tiếng Anh?
Ngôn ngữ bản dịch được lựa chọn theo nơi tiếp nhận:
- Nộp qua Uni-Assist: Có thể sử dụng bản dịch German or English.
- Nộp trực tiếp cho trường: Thực hiện theo ngôn ngữ được trường chấp nhận.
- Nộp hồ sơ visa: Nên sử dụng bản dịch tiếng Đức, trừ khi danh mục hiện hành cho phép nộp bằng tiếng Anh.
- Dùng chung cho trường và visa: Bản dịch tiếng Đức thuận tiện hơn vì hạn chế phải dịch lại.
Nếu chương trình giảng dạy bằng tiếng Anh, ứng viên vẫn nên kiểm tra yêu cầu hồ sơ trước khi chọn ngôn ngữ dịch. Ngôn ngữ giảng dạy không đồng nghĩa với việc mọi giấy tờ tiếng Anh đều được chấp nhận ở tất cả các bước.
Khi nộp trực tuyến, ứng viên cần tải bản scan rõ ràng của giấy tờ gốc kèm bản dịch có chứng nhận. Bản gốc nên được giữ để đối chiếu; bản photo thông thường không thay thế bản sao chứng thực nếu trường hoặc cơ quan xét duyệt yêu cầu.
Nếu chưa xác định giấy tờ cần dịch, công chứng hay sao y, bạn có thể gửi bản chụp qua hotline 0934.888.768 để Dịch Thuật Số 1 kiểm tra và tư vấn đúng hạng mục.
>> Xem thêm: Báo Giá Dịch Thuật Công Chứng Tiếng Đức Tốt Nhất 2026
3. Quy trình chuẩn bị hồ sơ du học Đức
Quy trình chuẩn bị hồ sơ du học Đức gồm 4 bước, từ kiểm tra điều kiện tuyển sinh đến hoàn thiện thủ tục visa.
- Bước 1: Kiểm tra yêu cầu của chương trình: Truy cập website chính thức của trường, chọn đúng ngành và kỳ nhập học để kiểm tra điều kiện đầu vào, ngôn ngữ giảng dạy, thời hạn nộp và các yêu cầu riêng. Đồng thời, xác định hồ sơ được nộp trực tiếp cho trường hay thông qua Uni-Assist và có cần VPD hay không.
- Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ theo danh mục: Lập checklist riêng cho từng trường và đánh dấu những tài liệu đã có, đang chờ cấp hoặc cần xử lý thêm. Sau khi hoàn thiện, kiểm tra sự thống nhất về họ tên, ngày sinh, quá trình học tập và tên ngành; đồng thời scan rõ từng giấy tờ thành file riêng để chuẩn bị nộp trực tuyến.
- Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả: Tạo tài khoản trên hệ thống được trường chỉ định, điền đơn đăng ký và tải tài liệu vào đúng mục. Sau khi gửi hồ sơ, cần lưu mã đăng ký, biên nhận và thường xuyên kiểm tra email hoặc tài khoản để bổ sung giấy tờ đúng thời hạn nếu trường hoặc Uni-Assist yêu cầu.
- Bước 4: Hoàn thiện thủ tục visa sau khi có kết quả: Khi nhận thư nhập học chính thức hoặc có điều kiện, ứng viên chuyển sang chuẩn bị hồ sơ xin thị thực theo diện phù hợp. Các thông tin về trường, ngành, thời gian học và kế hoạch lưu trú trong hồ sơ visa phải thống nhất với nội dung đã khai trong đơn đăng ký nhập học.
>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Làm Hồ Sơ Thủ Tục Xin Visa Đi Đức Thăm Thân Chi Tiết
4. Chi phí làm hồ sơ du học Đức bao nhiêu?
Chi phí chuẩn bị hồ sơ du học Đức thường khoảng 15–30 triệu đồng, chưa bao gồm tiền trong tài khoản phong tỏa, học phí và vé máy bay. Mức thực tế thay đổi theo bậc học, số trường đăng ký và số lần thi ngoại ngữ.
| Khoản chi phí | Mức tham khảo |
| APS bậc đại học | 150 USD |
| APS bậc sau đại học | 250 USD |
| Uni-Assist – nguyện vọng đầu tiên | 75 EUR |
| Uni-Assist – mỗi nguyện vọng tiếp theo trong cùng kỳ | 30 EUR |
| Lệ phí visa quốc gia Đức | 75 EUR |
| Thi chứng chỉ tiếng Đức hoặc tiếng Anh | Khoảng 4–6 triệu đồng/lần |
| Bảo hiểm phục vụ hồ sơ và nhập cảnh | Khoảng 1–5 triệu đồng |
| Ảnh, in ấn và chuyển phát | Khoảng 300.000–1.000.000 đồng |
Năm 2026, số tiền tham khảo cần có trong tài khoản phong tỏa là 11.904 EUR cho 12 tháng, tương đương 992 EUR mỗi tháng. Khoản này được dùng làm chi phí sinh hoạt sau khi đến Đức nên không tính vào phí làm hồ sơ.
Chi phí dịch thuật và hợp pháp hóa hồ sơ tại Dịch Thuật Số 1
Chi phí xử lý giấy tờ phụ thuộc vào ngôn ngữ, số trang và hình thức mà trường hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu. Người nộp có thể tham khảo bảng giá của Dịch Thuật Số 1 dưới đây:
| Category | Mức giá tham khảo |
| Dịch tiếng Việt sang tiếng Đức – tài liệu thông thường | 80.000 đồng/trang |
| Dịch tiếng Việt sang tiếng Đức – tài liệu chuyên ngành | 85.000 đồng/trang |
| Notarized translation | 60.000 đồng/bản |
| Sao y hồ sơ dưới 20 trang | 10.000 đồng/trang |
| Sao y hồ sơ trên 20 trang | 8.000 đồng/trang |
| Hợp pháp hóa or chứng nhận lãnh sự | Từ 300.000 đồng/tem |
Không phải mọi giấy tờ trong hồ sơ du học Đức đều cần hợp pháp hóa lãnh sự. Thủ tục này chỉ nên thực hiện khi trường đại học, Uni-Assist hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu đối với tài liệu cụ thể. Người nộp cần xác định đúng loại giấy tờ và trình tự xử lý trước khi thực hiện để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ kiểm tra tài liệu, dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ sử dụng tại Đức. Khách hàng có thể gửi bản chụp qua hotline 0934.888.768 để được xác định hạng mục cần làm và nhận Quote theo số lượng thực tế.
5. Câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ du học Đức
Dưới đây là giải đáp ngắn gọn cho những vấn đề người học thường quan tâm về thời gian chuẩn bị, thủ tục APS và các lỗi cần tránh khi hoàn thiện hồ sơ du học Đức.
5.1. Làm hồ sơ du học Đức mất bao lâu?
Người học nên chuẩn bị trước khoảng 3–6 tháng. Riêng Uni-Assist thường cần khoảng 4–6 tuần để đánh giá hồ sơ và có thể lâu hơn vào mùa cao điểm.
5.2. Những lỗi nào cần tránh khi chuẩn bị hồ sơ du học Đức?
Hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc xử lý chậm nếu thông tin và hình thức giấy tờ không đúng quy định. Những lỗi thường gặp gồm:
- Thông tin cá nhân không thống nhất giữa các giấy tờ.
- Bản scan thiếu trang, mất góc, mờ chữ hoặc thiếu con dấu.
- Bản dịch không đúng ngôn ngữ và hình thức yêu cầu.
- Nộp thiếu giấy tờ hoặc gửi hồ sơ quá sát thời hạn.
5.3. Du học Đức có cần APS không?
Phần lớn sinh viên Việt Nam học đại học hoặc sau đại học tại Đức cần APS để xác minh bằng cấp. Một số đối tượng được miễn tùy theo chương trình và diện đăng ký.
5.4. Xin visa du học Đức mất bao lâu?
Thời gian xét visa du học Đức thường kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, tùy từng hồ sơ và thời điểm nộp. Ứng viên nên nộp sớm và kiểm tra hướng dẫn mới nhất của Cơ quan đại diện Đức tại Việt Nam.
Chuẩn bị hồ sơ du học Đức đúng yêu cầu giúp ứng viên hạn chế thiếu giấy tờ, tiết kiệm thời gian bổ sung và chủ động hơn trước kỳ tuyển sinh. Bên cạnh việc kiểm tra điều kiện của trường, người nộp cần bảo đảm bản dịch, bản sao chứng thực và tài liệu liên quan được xử lý đúng hình thức. Nếu cần hỗ trợ dịch thuật, công chứng hoặc hợp pháp hóa giấy tờ, hãy liên hệ Dịch Thuật Số 1 qua hotline 0934.888.768 để được kiểm tra và báo giá.
