Các loại giấy tờ thuộc diện Apostille là vấn đề được nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm khi đưa hồ sơ Việt Nam ra nước ngoài. Từ ngày 11/09/2026, Nghị định 293/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tạo cơ sở pháp lý cho việc cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam. Dịch Thuật Số 1 tổng hợp 5 nhóm giấy tờ công được cấp Apostille và những trường hợp không đủ điều kiện để bạn dễ dàng kiểm tra trước khi làm thủ tục.
Các loại giấy tờ thuộc diện Apostille tại Việt Nam
Nghị định 293/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 11/09/2026, hướng dẫn Việt Nam thực hiện Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài. Theo quy định mới, các loại giấy tờ thuộc diện Apostille của Việt Nam thuộc phạm vi áp dụng có thể được cấp Apostille để sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước, thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.
Ở chiều ngược lại, giấy tờ công nước ngoài đã có Apostille hợp lệ có thể được sử dụng tại Việt Nam theo quy định mà không phải tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP xác định 05 nhóm giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille.
Nhóm 1: Giấy tờ tố tụng và thi hành án
Đây là một trong các loại giấy tờ thuộc diện Apostille được hình thành trong hoạt động tố tụng hoặc thi hành án và phải do cơ quan, người có thẩm quyền lập, ban hành hoặc chứng nhận đúng chức năng theo pháp luật. Nhóm này bao gồm:
- Bản án, quyết định và các văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra.
- Quyết định, biên bản và văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự.
- Vi bằng cùng các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Nhóm 2: Giấy tờ hành chính
Nhóm này bao phủ nhiều loại hồ sơ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hay chứng nhận theo quy định pháp luật. Các giấy tờ tiêu biểu gồm:
- Giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và nuôi con nuôi.
- Phiếu lý lịch tư pháp.
- Văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu.
- Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và các giấy tờ y tế khác.
- Các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp hoặc chứng nhận.
>> Xem thêm: Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Lý Lịch Tư Pháp: Thủ Tục Và Chi Phí 2026
Nhóm 3: Văn bản công chứng
Văn bản công chứng được lập theo quy định của pháp luật về công chứng cũng nằm trong các loại giấy tờ thuộc diện Apostille tại Việt Nam. Cụ thể gồm:
- Hợp đồng.
- Giao dịch.
- Bản dịch đã được công chứng.
- Bản sao đã được công chứng.
Như vậy, không chỉ giấy tờ do cơ quan hành chính cấp mà một số văn bản đã được công chứng đúng quy định cũng có thể thuộc diện xem xét cấp Apostille.
Nhóm 4: Văn bản chứng thực
Các văn bản chứng thực do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện theo pháp luật về chứng thực cũng thuộc phạm vi quy định. Bao gồm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính.
- Chứng thực chữ ký.
- Chứng thực chữ ký của người dịch.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Đây là nhóm thường gặp trong hồ sơ cá nhân, hồ sơ dịch thuật và các giao dịch cần sử dụng giấy tờ tại nước ngoài.
Nhóm 5: Các giấy tờ công khác
Ngoài 4 nhóm trên, các loại giấy tờ thuộc diện Apostille khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật cũng thuộc phạm vi cấp Apostille.
Tuy nhiên, phạm vi này vẫn chịu giới hạn bởi các trường hợp loại trừ tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Vì vậy, việc một tài liệu được xem là giấy tờ công chưa đồng nghĩa với việc hồ sơ chắc chắn được cấp Apostille.
>> Xem thêm:
- Apostille Là Gì? Phân Biệt Apostille Và Hợp Pháp Hóa (Legalization)
- Thực Hiện Apostille Tại Việt Nam Như Thế Nào? Quy Định Mới Nhất 2026
Không phải giấy tờ Việt Nam nào cũng được cấp Apostille
Việc xác định các loại giấy tờ thuộc diện Apostille cần dựa đồng thời vào loại giấy tờ, nguồn gốc, tình trạng pháp lý và quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng. Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP chia các trường hợp cần lưu ý thành nhóm không thuộc phạm vi và nhóm không đủ điều kiện cấp chứng nhận.
Giấy tờ không thuộc phạm vi cấp Apostille
Một số loại giấy tờ không nằm trong phạm vi cấp chứng nhận Apostille, gồm:
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự.
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ được pháp luật quy định.
- Giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ và chưa được công chứng, chứng thực.
- Giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.
Đặc biệt, giấy tờ nước ngoài không thể được chuyển thành giấy tờ Việt Nam để xin Apostille tại Việt Nam.
Ngoài loại giấy tờ, cần kiểm tra cả quan hệ áp dụng Công ước giữa Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi hồ sơ được sử dụng. Tại thời điểm 11/09/2026, Bộ Ngoại giao xác định Công ước được áp dụng giữa Việt Nam và 125 quốc gia thành viên. Các trường hợp chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam gồm:
- Đức.
- Áo.
- Séc.
- Thái Lan trước ngày 28/02/2027.
- Greenland thuộc Đan Mạch.
- Tokelau thuộc New Zealand.
- Các quốc gia chưa phải thành viên Công ước.
Với những trường hợp này, thủ tục chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được áp dụng theo quy định tương ứng thay vì Apostille.
Những giấy tờ thuộc phạm vi Apostille nhưng vẫn không đủ điều kiện cấp
Các loại giấy tờ thuộc diện Apostille cũng chưa chắc được chứng nhận nếu không đáp ứng yêu cầu về tính hợp lệ và khả năng xác thực. Các trường hợp có thể không đủ điều kiện gồm:
- Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung trái phép.
- Có căn cứ xác định giấy tờ là giả mạo.
- Cơ quan có thẩm quyền xác định không cấp giấy tờ đó.
- Chữ ký, con dấu, chức danh hoặc thẩm quyền trên giấy tờ không xác thực hoặc không đúng thẩm quyền.
- Chữ ký, con dấu không phải bản gốc hoặc không phù hợp với mẫu đã đăng ký.
- Giấy tờ đã bị tuyên bố vô hiệu, thu hồi hoặc hủy bỏ.
- Giấy tờ được xác định là cấp trái pháp luật.
- Giấy tờ công thuộc diện không được đưa ra nước ngoài theo pháp luật Việt Nam.
- Các loại giấy tờ thuộc diện Apostille điện tử không có chữ ký số hợp lệ hoặc chữ ký số không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
- Giấy tờ đã được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế khác hoặc pháp luật chuyên ngành.
Do đó, việc sở hữu một giấy tờ thuộc nhóm được quy định tại Điều 10 chỉ là điều kiện về phạm vi, chưa phải bảo đảm rằng hồ sơ sẽ được cấp Apostille.
>> Xem thêm: Khi Nào Cần Apostille Và Khi Nào Không? Giải Thích Chi Tiết Từ A-Z
Apostille có thay thế hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không. Apostille chỉ được sử dụng trong những quan hệ thuộc phạm vi Công ước và khi các loại giấy tờ thuộc diện Apostille đáp ứng điều kiện cấp chứng nhận. Nghị định 293/2026/NĐ-CP vẫn quy định việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với những trường hợp nằm ngoài phạm vi Apostille.
Có thể hiểu đơn giản, Apostille được áp dụng khi:
- Giấy tờ thuộc nhóm giấy tờ công được phép cấp Apostille.
- Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi sử dụng giấy tờ có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam.
- Giấy tờ đáp ứng các yêu cầu về tính hợp lệ và xác thực.
- Không thuộc trường hợp bị loại trừ theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP.
Ngược lại, nếu giấy tờ hoặc quan hệ giữa hai nước không thuộc phạm vi áp dụng, thủ tục chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự vẫn có thể được sử dụng.
Vì vậy, từ ngày 11/09/2026 không nên hiểu rằng mọi giấy tờ Việt Nam đưa ra nước ngoài đều chỉ cần Apostille. Bộ Ngoại giao cũng xác nhận cơ chế Apostille chỉ áp dụng trong quan hệ giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước.
>> Xem thêm: Việt Nam Gia Nhập Công Ước Apostille: Quy Định Áp Dụng & Thủ Tục
Khách hàng cần kiểm tra gì trước khi làm Apostille?
Để xác định chính xác thủ tục cần thực hiện, khách hàng nên chuẩn bị ít nhất 5 thông tin sau:
Bước 1: Loại giấy tờ
Các loại giấy tờ thuộc diện Apostille, ví dụ: bằng đại học, phiếu lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, hồ sơ doanh nghiệp, hợp đồng, bản dịch công chứng…
Bước 2: Quốc gia sử dụng giấy tờ
Đây là yếu tố quan trọng vì không phải mọi quốc gia đều có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam tại cùng một thời điểm.
Bước 3: Mục đích sử dụng
Có thể là du học, định cư, kết hôn, xin việc, thành lập doanh nghiệp, giao dịch thương mại hoặc hoàn thiện hồ sơ visa.
Bước 4: Hình thức giấy tờ
Cần xác định đó là bản gốc, bản sao chứng thực, bản công chứng, bản dịch công chứng hay tài liệu điện tử.
Bước 5: Yêu cầu của cơ quan tiếp nhận
Nếu có email, hướng dẫn hồ sơ hoặc văn bản yêu cầu từ trường học, cơ quan di trú, doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước nước ngoài, nên cung cấp để việc kiểm tra được sát với hồ sơ thực tế.
>> Xem thêm: Danh Sách Các Giấy Tờ Được Miễn Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự
Dịch vụ xin cấp chứng nhận Apostille tại Dịch Thuật Số 1
Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ kiểm tra các loại giấy tờ thuộc diện Apostille trước khi thực hiện, giúp khách hàng xác định giấy tờ có thuộc diện Apostille hay cần đi theo thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Việc kiểm tra trước cũng giúp hạn chế tình trạng chuẩn bị sai loại giấy tờ hoặc lựa chọn không đúng quy trình.
Quy trình hỗ trợ gồm: Tiếp nhận thông tin → Kiểm tra giấy tờ → Xác định thủ tục → Báo phí và thời gian → Chuẩn bị hồ sơ → Thực hiện thủ tục → Nhận kết quả → Bàn giao khách hàng.
>> Xem thêm: Quy Trình, Hồ Sơ Xin Cấp Chứng Nhận Apostille
Khách hàng có thể gửi thông tin về loại giấy tờ, quốc gia sử dụng và mục đích sử dụng để được kiểm tra trước. Việc xác định đúng ngay từ đầu đặc biệt quan trọng với hồ sơ cần hoàn thiện trong thời gian ngắn.
Các loại giấy tờ thuộc diện Apostille hiện được xác định khá rõ theo Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, nhưng để được cấp chứng nhận còn phải xét đến tính hợp lệ của giấy tờ và quan hệ áp dụng Công ước giữa Việt Nam với nước sử dụng. Dịch Thuật Số 1 hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, tư vấn Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp, giúp khách hàng hạn chế sai sót trước khi thực hiện thủ tục.
