Trong các thủ tục hành chính hay giao dịch dân sự, chúng ta thường xuyên nghe yêu cầu phải nộp bản sao y công chứng. Vậy sao y bản chính là gì, được pháp luật quy định ra sao và thời hạn sử dụng là bao lâu? Bài viết dưới đây của Dịch Thuật Số 1 sẽ giải đáp chi tiết cho bạn.
>>> Tham khảo mẫu sao y bản chính và cách trình bày
Sao y bản chính là gì?
Sao y bản chính (hay chứng thực bản sao từ bản chính) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản gốc (bản chính) để chứng thực bản sao có nội dung và hình thức hoàn toàn trùng khớp so với bản chính.
Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sau khi được chứng thực, bản sao có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch và thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
>>> Xem thêm: Sao y bản chính khác gì với công chứng?
Những văn bản nào được phép sao y bản chính?
Theo quy định về sao y bản chính mới nhất, phần lớn giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc do cá nhân lập nhưng đã được xác nhận hợp pháp đều có thể được chứng thực bản sao từ bản chính. Điều này giúp cá nhân, tổ chức sử dụng bản sao thay cho bản chính trong nhiều giao dịch và thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.
Một số loại giấy tờ thường được sao y bản chính gồm:
- Giấy tờ cá nhân: Căn cước công dân (CCCD), giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng tốt nghiệp, học bạ, chứng chỉ nghề, chứng chỉ ngoại ngữ…
- Giấy tờ về quyền sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ, Sổ hồng), giấy đăng ký xe máy, ô tô và các giấy tờ sở hữu tài sản khác.
- Văn bản hành chính, doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh, hợp đồng kinh tế, quyết định, thông báo và các văn bản do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền ban hành.
>>> Chi tiết các giấy tờ được phép sao y bản chính
Giấy tờ không được phép chứng thực bản sao từ bản chính
Bên cạnh các giấy tờ được phép sao y, điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định một số trường hợp cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối chứng thực, bao gồm:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc có dấu hiệu giả mạo.
- Giấy tờ bị hư hỏng, rách nát, không còn đọc rõ nội dung.
- Văn bản có đóng dấu mật hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước.
- Giấy tờ, văn bản do cơ quan nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định (trừ trường hợp được miễn).
Trước khi thực hiện thủ tục sao y, bạn nên kiểm tra kỹ tình trạng của bản chính và bảo đảm giấy tờ đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định để tránh mất thời gian bổ sung hoặc thực hiện lại hồ sơ.
Sao y bản chính ở đâu?
Bạn có thể sao y bản chính tại UBND cấp xã/phường, Phòng Tư pháp cấp huyện, Văn phòng công chứng hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài. Đây đều là các cơ quan có thẩm quyền ký sao y bản chính theo quy định hiện hành.
Mặc dù bạn hoàn toàn có thể tự mang giấy tờ đến UBND hoặc các Văn phòng công chứng để thực hiện, nhưng trong thực tế, thủ tục này thường đi kèm với việc dịch thuật công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói để làm hồ sơ du học, định cư, visa.
Để tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ phức tạp, xu hướng hiện nay của người dân và doanh nghiệp là lựa chọn giải pháp trọn gói tại các công ty dịch thuật chuyên nghiệp như Dịch thuật Số 1.
Tại đây, dịch vụ sao y bản chính được tích hợp cùng các dịch vụ dịch thuật công chứng, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự và các thủ tục liên quan. Nhờ đó, khách hàng chỉ cần chuẩn bị giấy tờ một lần, toàn bộ quy trình sẽ được hỗ trợ đồng bộ, giúp rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo hồ sơ đáp ứng đúng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trong và ngoài nước.
Sao y bản chính có giá trị bao lâu?
Sao y bản chính có hiệu lực bao lâu? Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, pháp luật không quy định thời hạn hiệu lực của bản sao y bản chính. Tức là bản sao được chứng thực có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính và sẽ có hiệu lực song hành với bản chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Thời gian sử dụng thực tế của bản sao y không giống nhau đối với mọi loại giấy tờ mà phụ thuộc vào thời hạn và giá trị của bản chính. Có thể chia thành 2 nhóm như sau:
- Sao y bản chính có giá trị vĩnh viễn: Đối với các loại giấy tờ như Bằng tốt nghiệp, Giấy khai sinh, Bảng điểm, Chứng chỉ nghề… nội dung của chúng là cố định và không thay đổi theo thời gian. Do đó, bản sao y của các loại giấy tờ này có giá trị sử dụng vô thời hạn (trừ trường hợp bản chính bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi hoặc hủy bỏ).
- Sao y bản chính có giá trị hữu hạn: Đối với các giấy tờ có xác định thời hạn ngay trên phôi như Thẻ Căn cước công dân, Hộ chiếu… hoặc các loại giấy tờ có thể biến động theo thời gian thì bản sao y chỉ có giá trị khi bản gốc còn hạn sử dụng. Nếu bản gốc hết hạn hoặc có sự thay đổi về nội dung, bản sao y trước đó sẽ lập tức bị vô hiệu.
Mặc dù pháp luật không quy định bản sao y chỉ có giá trị trong 3 hoặc 6 tháng, nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp, trường học, cơ quan nhà nước hoặc cơ quan xét duyệt visa thường yêu cầu bản sao được chứng thực trong thời gian gần đây (thường từ 03-06 tháng).
Lệ phí công chứng sao y bản chính
Theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính được áp dụng trên toàn quốc với mức phí là 2.000 đồng/trang đối với tất cả các trang của bản sao và không quá 200.000 đồng/bản.
Đây là mức thu do Nhà nước quy định và được áp dụng khi thực hiện chứng thực tại các cơ quan có thẩm quyền như UBND cấp xã, Phòng Tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Khi thực hiện sao y trong các dịch vụ trọn gói để hoàn thiện hồ sơ du học, xin visa, định cư,… tại các công ty dịch thuật, chi phí sao y bản chính sẽ không được tính riêng theo từng trang mà được tích hợp vào biểu phí dịch vụ trọn gói của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Báo giá sao y bản chính
Phân biệt sao y bản chính và chứng thực chữ ký
Trong thực tế, không ít người nhầm lẫn giữa sao y bản chính và chứng thực chữ ký khi thực hiện các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật, đây là hai hình thức chứng thực khác nhau về bản chất, phạm vi xác nhận và giá trị pháp lý. Cụ thể:
| Tiêu chí | Sao y bản chính | Chứng thực chữ ký |
| Mục đích | Xác nhận bản sao đúng với bản chính | Xác nhận chữ ký là của chính người yêu cầu |
| Đối tượng chứng thực | Bản sao của giấy tờ, văn bản | Chữ ký trên giấy tờ, văn bản |
| Nội dung được xác nhận | Nội dung và hình thức của bản sao trùng khớp với bản chính | Chỉ xác nhận danh tính người ký |
| Trách nhiệm của cơ quan chứng thực | Chịu trách nhiệm về việc bản sao đúng với bản chính | Không chịu trách nhiệm về nội dung hoặc hình thức của văn bản |
Hiểu rõ sao y bản chính là gì, giá trị pháp lý, thời hạn sử dụng cũng như thủ tục thực hiện sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác và tránh những sai sót không đáng có. Nếu bạn cần sao y bản chính, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc hoàn thiện hồ sơ du học, định cư, xin visa, Dịch Thuật Số 1 là đơn vị uy tín sẵn sàng hỗ trợ với quy trình trọn gói, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
