Lệ phí công chứng sao y bản chính hiện hành là 2.000 đồng/trang (trang 1 và trang 2), từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, mức tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa phí chứng thực bản sao với phí photo, phí chứng thực hoặc các khoản chi phí phát sinh khác khi làm hồ sơ.
Trong bài viết này, Dịch Thuật Số 1 sẽ cập nhật chi tiết mức giá công chứng sao y bản chính mới nhất và giải đáp cho bạn những thắc mắc thường gặp khi chứng thực bản sao từ bản chính.
1. Lệ phí công chứng sao y bản chính là bao nhiêu?
Sao y bản chính (hay chứng thực bản sao từ bản chính) là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản photo/bản sao có nội dung đúng với bản gốc. Đây là thủ tục bắt buộc trong hầu hết hồ sơ hành chính, xin việc, du học, vay vốn ngân hàng,… Vậy lệ phí công chứng sao y bản chính là bao nhiêu?
1.1. Bảng phí chứng thực bản sao từ bản chính
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC và Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức phí công chứng sao y bản chính được tính theo số trang của bản chính, không phân biệt đó là CCCD, bằng cấp hay hộ chiếu. Cụ thể như sau:
| Cơ quan thực hiện | Căn cứ mức thu | Trang thứ nhất và thứ 2 | Từ trang thứ 3 trở đi | Tối đa/bản |
| UBND cấp xã | Điều 4, Thông tư 226/2016/TT-BTC | 2.000 đồng/trang | 1.000 đồng/trang | 200.000 đồng |
| Phòng công chứng | Khoản 7 Điều 4, Thông tư 257/2016/TT-BTC | 2.000 đồng/trang | 1.000 đồng/trang | 200.000 đồng |
| Văn phòng công chứng | Khoản 7 Điều 4, Thông tư 257/2016/TT-BTC | 2.000 đồng/trang | 1.000 đồng/trang | 200.000 đồng |
Phí được tính theo số trang của bản chính dùng để đối chiếu. Khi yêu cầu nhiều bản sao, từng bản được tính riêng theo số trang tương ứng; vì vậy, tổng số tiền tăng theo số lượng bản. Mức trần 200.000 đồng không áp dụng cho toàn bộ hồ sơ hoặc tất cả bản sao, mà được áp dụng riêng đối với mỗi bản được chứng thực.
1.2. Các khoản phí dễ nhầm với phí sao y
Dù thường được gọi chung là "phí công chứng giấy tờ”, mỗi khoản thực tế áp dụng cho một thủ tục khác nhau. Người yêu cầu có thể phân biệt dựa vào nội dung cần xác nhận như sau:
| Khoản phí | Nội dung được xác nhận | Trường hợp thường gặp | Cách tính |
| Phí chứng thực bản sao từ bản chính | Bản sao có nội dung đúng với bản chính được xuất trình | Sao y CCCD, hộ chiếu, bằng cấp hoặc giấy khai sinh | Theo số trang của bản chính và số bản cần chứng thực |
| Phí cấp bản sao văn bản công chứng | Cấp lại bản sao của văn bản công chứng đang được lưu trữ | Xin bản sao hợp đồng hoặc giao dịch đã công chứng trước đó | Áp dụng biểu phí riêng, không tính theo phí sao y |
| Phí chứng thực chữ ký | Chữ ký trên giấy tờ đúng là của người yêu cầu | Chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, giấy cam đoan hoặc văn bản khác | Tính theo từng trường hợp, không theo số trang |
| Chi phí dịch thuật và chứng thực chữ ký người dịch | Chữ ký của người thực hiện bản dịch | Dịch giấy tờ sang tiếng nước ngoài hoặc sang tiếng Việt để sử dụng trong hồ sơ | Gồm giá dịch thuật và phí chứng thực chữ ký người dịch |
Như vậy, lệ phí công chứng sao y bản chính chỉ áp dụng khi cần xác nhận bản sao đúng với bản chính. Các trường hợp xin lại văn bản đã công chứng, xác nhận chữ ký hoặc dịch giấy tờ sẽ áp dụng khoản phí khác.
>> Xem thêm: Quy Định Về Chi Phí Dịch Thuật & Giá Thực Tế 2026
2. Cách tính lệ phí công chứng sao y bản chính đúng luật
Sau khi xác định số trang của bản chính và số bản sao cần chứng thực, người yêu cầu có thể tự tính khoản phí phải nộp. Kết quả này chưa bao gồm các dịch vụ bổ sung.
2.1. Công thức tính theo số trang và số bản
Để tính đúng, trước hết cần xác định số trang của bản chính và số bản sao muốn chứng thực. Phí của một bản được tính theo số trang, sau đó nhân với tổng số bản yêu cầu.
| Bản chính có 1–2 trang: Phí một bản = Số trang × 2.000 đồng Bản chính có từ 3–197 trang: Phí một bản = 4.000 đồng + (Số trang − 2) × 1.000 đồng Bản chính có từ 198 trang trở lên: Phí một bản = 200.000 đồng, do đã đạt mức thu tối đa Tổng phí cần nộp: Tổng phí = Phí của một bản × Số bản sao cần chứng thực |
Đối với tài liệu từ 3 trang trở lên, 4.000 đồng là phí của hai trang đầu; những trang còn lại được tính 1.000 đồng/trang. Từ 198 trang, kết quả đã đạt 200.000 đồng nên áp dụng mức trần. Nếu yêu cầu nhiều bản, mức trần vẫn được tính riêng cho từng bản, không phải cho toàn bộ hồ sơ.
2.2. Ví dụ tính lệ phí chứng thực cụ thể
Các ví dụ dưới đây minh họa cách áp dụng công thức cho những giấy tờ ngắn và tài liệu nhiều trang. Tổng phí trong bảng chỉ bao gồm phí chứng thực bản sao từ bản chính; chưa tính tiền photo, dịch thuật, lấy nhanh, giao nhận hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác nếu người yêu cầu có sử dụng.
| Loại giấy tờ | Số trang | Số bản | Cách tính | Tổng phí |
| CCCD hoặc giấy tờ 1 trang | 1 | 5 | 2.000 × 5 | 10.000 đồng |
| Bằng cấp hoặc giấy tờ 2 trang | 2 | 3 | (2 × 2.000) × 3 | 12.000 đồng |
| Tài liệu 5 trang | 5 | 3 | [4.000 + (5 − 2) × 1.000] × 3 | 21.000 đồng |
| Tài liệu 198 trang | 198 | 1 | 4.000 + (198 − 2) × 1.000 | 200.000 đồng |
Tóm lại: Phí sao y bản chính tại bất kỳ cơ quan nào ở Việt Nam đều bắt đầu từ 2.000đ/trang và không vượt quá 200.000đ/bản theo quy định của pháp luật hiện hành. Nếu bạn bị thu cao hơn mức này mà không có giải thích rõ ràng về thù lao kèm theo như soạn thảo, đánh máy, photo tại chỗ,… đó là dấu hiệu thu phí sai quy định.
>>> Xem thêm: Dịch Vụ Sao Y Là Gì? Giá Trị Của Bản Sao Y Công Chứng
3. Lệ phí Nhà nước và phí dịch vụ khác nhau thế nào?
"Lệ phí công chứng sao y” là cách gọi thông dụng; xét đúng bản chất pháp lý, khoản thu bắt buộc khi chứng thực bản sao được gọi là phí chứng thực. Khoản này hoàn toàn khác với chi phí dịch vụ hỗ trợ do từng đơn vị cung cấp.
| Tiêu chí | Phí chứng thực theo quy định | Phí dịch vụ hỗ trợ |
|---|---|---|
| Bản chất | Khoản thu cho việc kiểm tra, đối chiếu và xác nhận bản sao đúng với bản chính | Khoản chi cho các công việc hỗ trợ ngoài thủ tục chứng thực |
| Căn cứ xác định | Áp dụng theo biểu phí do Nhà nước quy định | Do đơn vị cung cấp niêm yết hoặc thỏa thuận với khách hàng |
| Cách tính | Dựa trên số trang của bản chính và số bản yêu cầu chứng thực | Có thể tính theo trang, số bộ hồ sơ, thời gian xử lý hoặc phạm vi hỗ trợ |
| Khoản phí thường gồm | Thực hiện chứng thực và cấp bản sao có lời chứng, chữ ký, con dấu hợp lệ | Photo, in ấn, kiểm tra hồ sơ, sắp xếp tài liệu, xử lý gấp, nhận và giao kết quả |
| Tính bắt buộc | Phải nộp khi yêu cầu và được cấp bản sao chứng thực | Chỉ phát sinh khi người yêu cầu sử dụng thêm dịch vụ |
| Khả năng thỏa thuận | Không được tự ý tăng, giảm ngoài mức thu được quy định | Có thể khác nhau giữa từng đơn vị và từng yêu cầu |
| Chứng từ thanh toán | Được lập chứng từ thu phí theo quy định | Thể hiện trên hóa đơn hoặc phiếu thu của đơn vị cung cấp dịch vụ |
Vì vậy, mức báo giá thực tế có thể cao hơn biểu phí chứng thực mà không đồng nghĩa với việc cơ quan hoặc đơn vị thu sai. Người làm hồ sơ nên yêu cầu báo giá tách riêng phí chứng thực, chi phí photo và phí hỗ trợ, đồng thời chỉ sử dụng những dịch vụ bổ sung thực sự cần thiết. Dù lựa chọn gói hỗ trợ nào, giá trị pháp lý của bản sao vẫn được quyết định bởi việc chứng thực đúng thẩm quyền, không phụ thuộc vào giá dịch vụ cao hay thấp.
4. Những khoản phát sinh ngoài lệ phí công chứng sao y
Ngoài phí chứng thực, khách hàng có thể trả thêm chi phí photo, dịch thuật, lấy nhanh, giao nhận hoặc hỗ trợ hồ sơ. Các khoản này phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và nên được thể hiện riêng trong báo giá.
4.1. Chi phí photo hoặc in bản sao
Nếu chưa chuẩn bị bản photo, khách hàng có thể yêu cầu nơi tiếp nhận sao chụp hoặc in tài liệu. Chi phí này được thu riêng và có thể khác nhau tùy địa phương, đơn vị thực hiện. Bản sao cần rõ nét, đầy đủ các trang và mặt có thông tin để tránh phải in lại.
4.2. Phí dịch thuật công chứng
Khoản này phát sinh khi giấy tờ cần dịch sang ngôn ngữ khác và chứng thực chữ ký người dịch. Mức giá thường phụ thuộc vào ngôn ngữ, lượng nội dung, độ khó chuyên ngành, số bản và thời gian hoàn thành. Tổng chi phí có thể gồm:
- Phí dịch thuật và hiệu đính.
- Phí chứng thực chữ ký người dịch.
- Chi phí in, đóng bộ và làm thêm bản.
- Phụ phí xử lý gấp nếu có.
Với giấy tờ nước ngoài, khách hàng cũng nên kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự vì thủ tục này có thể ảnh hưởng đến thời gian và tổng chi phí.
4.3. Phí lấy nhanh, giao nhận và hỗ trợ hồ sơ
Đơn vị dịch vụ có thể thu thêm phí kiểm tra, sắp xếp, nhận, nộp và giao trả hồ sơ. Mức giá thường phụ thuộc vào:
- Số lượng và độ dài của tài liệu.
- Thời gian yêu cầu trả kết quả.
- Nhu cầu nhận, giao hồ sơ tận nơi.
- Phạm vi kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ.
Nếu được báo giá khoảng 8.000–10.000 đồng/trang, khách hàng cần lưu ý đây có thể là giá dịch vụ trọn gói, không phải toàn bộ đều là lệ phí Nhà nước. Vì vậy, nên yêu cầu đơn vị tách rõ phí chứng thực, photo, dịch thuật, giao nhận và các khoản hỗ trợ khác.
5. Hồ sơ cần chuẩn bị và trường hợp không được sao y bản chính
Để hồ sơ được tiếp nhận nhanh, người yêu cầu cần chuẩn bị đúng bản chính, đủ số lượng bản sao và kiểm tra trước tình trạng tài liệu. Một số giấy tờ không đáp ứng điều kiện pháp lý sẽ bị từ chối chứng thực.
5.1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi sao y bản chính
Theo Khoản 1 và 2 Điều 20 Văn bản hợp nhất 753/VBHN-BTP, hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính gồm:
- Bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm căn cứ đối chiếu.
- Bản sao cần chứng thực, bảo đảm đầy đủ nội dung và các trang của bản chính.
Nếu chỉ mang bản chính, cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận có thể chụp lại để chứng thực, trừ trường hợp không có phương tiện sao chụp. Với giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận, người yêu cầu phải hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sao y, trừ trường hợp được miễn.
>>> Xem thêm: Mẫu Sao Y Bản Chính Và Cách Trình Bày Bản Sao Chi Tiết
5.2. Những giấy tờ thường được sao y
Sao y thường được thực hiện đối với các giấy tờ cần nộp trong thủ tục hành chính, tuyển dụng, học tập hoặc giao dịch. Những loại phổ biến gồm:
- CCCD, thẻ căn cước và hộ chiếu.
- Giấy chứng sinh, giấy chứng nhận kết hôn.
- Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, học bạ và bảng điểm.
- Giấy phép, giấy chứng nhận và văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Hợp đồng, văn bản đã được công chứng hoặc chứng thực.
- Giấy tờ sử dụng trong hồ sơ xin việc, du học, visa và định cư.
Người làm hồ sơ nên kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận trước khi sao y, bởi không phải thủ tục nào cũng bắt buộc nộp bản sao có chứng thực.
5.3. Trường hợp nào không được sao y bản chính?
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, một số giấy tờ, tài liệu sẽ không được chứng thực bản sao từ bản chính trong các trường hợp sau:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng hoặc không xác định được nội dung.
- Giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Bản chính đã hết hạn sử dụng hoặc bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ.
- Giấy tờ có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc tuyên truyền nội dung bị cấm.
- Văn bản, giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận, đóng dấu hợp lệ của cơ quan/tổ chức có thẩm quyền.
- Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài nhưng có nội dung không rõ ràng hoặc thuộc trường hợp không được phép lưu hành, sử dụng tại Việt Nam.
- Bản chính được ép plastic, che mất dấu nổi hoặc dấu giáp lai khiến cơ quan chứng thực không thể kiểm tra tính hợp lệ.
Ngoài ra, cơ quan chứng thực có quyền từ chối sao y nếu phát hiện giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc có căn cứ cho rằng việc chứng thực vi phạm quy định pháp luật.
6. Nên chứng thực bản sao từ bản chính ở đâu?
Mức phí sao y bản chính tại UBND cấp xã và căn phòng công chứng là như nhau, đều 2.000đ/trang. Vậy tại sao nhiều người vẫn băn khoăn nên đi đâu?
6.1. Sao y tại UBND xã hoặc Phòng Tư pháp
Nhiều người thắc mắc giá công chứng giấy tờ ở phường là bao nhiêu? Câu trả lời hoàn toàn giống với mọi nơi khác, 2.000đ/trang, không có mức riêng.
- Ưu điểm: Phí thấp tuyệt đối, không phát sinh thù lao dịch vụ.
- Hạn chế cần biết: Chỉ hoạt động trong giờ hành chính. Một số UBND đông người vào đầu tuần hoặc đầu tháng — nên đi vào thứ Tư, thứ Năm buổi chiều để tránh chờ lâu.
- Phù hợp nhất khi: Giấy tờ cá nhân phổ thông, hồ sơ xin việc, thủ tục hành chính nội địa không yêu cầu cao về hình thức.
6.2. Sao y tại văn phòng công chứng/phòng công chứng
Câu hỏi giá công chứng giấy tờ ở văn phòng công chứng thực ra gồm hai phần: phí chứng thực cố định theo luật (giống UBND) + thù lao dịch vụ do văn phòng thu thêm nếu bạn sử dụng dịch vụ kèm theo.
- Ưu điểm: Linh hoạt giờ giấc, xử lý được hồ sơ phức tạp, có thể làm nhiều việc trong một lần đến.
- Hạn chế: Nếu chỉ sao y đơn thuần, một số văn phòng có thể thu thêm phí photo tại chỗ hoặc phí in ấn. Bạn hoàn toàn có thể từ chối khoản này bằng cách tự mang bản photo sẵn.
- Phù hợp nhất khi: Cần làm ngoài giờ hành chính, giấy tờ phục vụ giao dịch pháp lý phức tạp, hồ sơ du học, hợp đồng kinh tế, hoặc cần thêm dịch vụ đi kèm như dịch thuật công chứng cùng lúc.
Trong trường hợp bạn cần dịch vụ sao y chứng thực bản chính lấy ngay kết hợp dịch thuật công chứng, hoàn thiện hồ sơ du học, visa hoặc hồ sơ pháp lý, bạn có thể liên hệ Dịch Thuật Số 1 để được tư vấn thủ tục phù hợp, hỗ trợ xử lý nhanh và tối ưu chi phí thực hiện. Gọi ngay hotline 0934.888.768 để được tư vấn và báo giá chi tiết!
7. Một số câu hỏi thường gặp về lệ phí công chứng sao y bản chính
7.1. Những trường hợp nào được miễn phí chứng thực bản sao từ bản chính?
Hiện nay, pháp luật không quy định đối tượng được miễn phí riêng đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp miễn phí tại Điều 5 Thông tư 226/2016/TT-BTC chỉ áp dụng cho cá nhân, hộ gia đình vay vốn phát triển nông nghiệp, nông thôn khi chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản, không áp dụng cho chứng thực bản sao.
7.2. Phí chứng thực bản sao có khác nhau giữa các tỉnh, thành phố không?
Không. Tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng trong nước, phí chứng thực bản sao được áp dụng thống nhất: 2.000 đồng/trang đối với hai trang đầu, từ trang thứ ba thu 1.000 đồng/trang và tối đa 200.000 đồng/bản. Tuy nhiên, chi phí photo, in ấn hoặc dịch vụ hỗ trợ có thể khác nhau giữa từng nơi.
7.3. Nếu hồ sơ bị từ chối chứng thực thì người yêu cầu có phải nộp phí không?
Không. Phí chứng thực được thu cho bản sao đã hoàn thành chứng thực; nếu yêu cầu bị từ chối và cơ quan không cấp bản sao chứng thực thì người yêu cầu không phải nộp khoản phí này. Tuy nhiên, chi phí photo hoặc dịch vụ khác đã sử dụng, nếu có, vẫn có thể được tính riêng. Cơ quan tiếp nhận phải giải thích rõ lý do từ chối bằng văn bản.
7.4. Phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được tính như thế nào?
Bản sao điện tử được thu phí như bản sao giấy: 2.000 đồng/trang đối với hai trang đầu, từ trang thứ ba thu 1.000 đồng/trang và tối đa 200.000 đồng/bản. Nếu yêu cầu đồng thời cả bản giấy và bản điện tử, mỗi loại được tính phí riêng.
>>> Xem thêm: Phân Biệt Giữa Công Chứng Và Chứng Thực Chi Tiết
Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã nắm rõ mức lệ phí công chứng sao y bản chính mới nhất cũng như cách tính phí đối với từng loại giấy tờ cụ thể. Việc hiểu đúng quy định về công chứng, chứng thực sẽ giúp quá trình chuẩn bị hồ sơ diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Nếu bạn cần hỗ trợ sao y hồ sơ, dịch thuật công chứng đa ngôn ngữ hoặc tư vấn thủ tục pháp lý liên quan, liên hệ ngay Dịch Thuật Số 1 để được hỗ trợ nhanh, đúng quy định và tối ưu chi phí.
