Quy Định Về Chi Phí Dịch Thuật & Giá Thực Tế 2026

Tìm hiểu quy định về chi phí dịch thuật là bước quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp chủ động tài chính khi chuẩn bị hồ sơ pháp lý. Tuy nhiên, nhiều khách hàng vẫn băn khoăn liệu pháp luật có ấn định một mức giá chuyển ngữ chung hay không. Bài viết dưới đây của Dịch Thuật Số 1 sẽ giúp bạn làm rõ sự khác biệt giữa định mức của cơ quan nhà nước và mức chi phí thực tế trên thị trường. 

1. Quy định về chi phí dịch thuật được hiểu thế nào?

Pháp luật hiện không quy định một mức giá chung cho mọi dịch vụ dịch thuật. Theo Bộ luật Dân sự 2015, chi phí dịch vụ được xác định theo thỏa thuận giữa khách hàng và đơn vị cung cấp. 

Nếu không có thỏa thuận về giá hoặc phương pháp tính, giá dịch vụ được xác định theo giá thị trường của dịch vụ cùng loại tại thời điểm và địa điểm giao kết hợp đồng.

Riêng mức chi dịch viết, dịch nói tại Điều 11 Thông tư 35/2026/TT-BTC được sử dụng để lập dự toán và thanh toán kinh phí cho hoạt động tiếp khách nước ngoài, hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh. 

Đây không phải bảng giá bắt buộc đối với cá nhân, doanh nghiệp hoặc các công ty dịch thuật trên thị trường.

Như vậy, khi dịch hồ sơ cá nhân hoặc tài liệu doanh nghiệp, chi phí chính thức phải căn cứ vào tài liệu thực tế và báo giá của đơn vị cung cấp. Mức tại Thông tư 35/2026/TT-BTC chỉ nên dùng đúng phạm vi hoặc tham khảo, không được hiểu là giá dịch thuật niêm yết chung.

2. Mức chi biên dịch và phiên dịch theo quy định hiện hành 2026

Điều 11 Thông tư 35/2026/TT-BTC quy định mức chi cụ thể cho hoạt động biên dịch và phiên dịch như sau:

2.1. Mức chi biên dịch tài liệu

Mức chi biên dịch được tính theo chiều dịch và số lượng từ trong tài liệu:

6 ngôn ngữ chính thức của Liên hợp quốc gồm tiếng Ả Rập, tiếng Trung, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng Tây Ban Nha. Một trang biên dịch được quy đổi theo 350 từ, không căn cứ trực tiếp vào số trang A4 hoặc cách trình bày của tài liệu gốc.

Đối với tiếng Nhật, Hàn, Đức và các ngôn ngữ khác, mức chi không mặc nhiên tăng đủ 30%. Tùy mức độ phổ biến của ngôn ngữ tại địa bàn, thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định mức tăng cụ thể nhưng không vượt quá giới hạn trên.

2.2. Mức chi phiên dịch

Chi phí phiên dịch được tính theo giờ làm việc và số lượng phiên dịch viên:

Hai hình thức phiên dịch có cách thực hiện khác nhau:

• Phiên dịch nối tiếp: Phiên dịch viên chuyển ngữ sau khi người nói hoàn thành một câu hoặc một phần nội dung. Hình thức này phù hợp với cuộc họp, buổi làm việc và trao đổi có quy mô nhỏ.
• Phiên dịch song song: Phiên dịch viên chuyển ngữ gần như đồng thời với người nói, thường làm việc trong cabin và sử dụng hệ thống tai nghe, micro chuyên dụng. Hình thức này phù hợp với hội nghị đông người hoặc có nhiều ngôn ngữ.

2.3. Nguyên tắc tính và thanh toán

Khi áp dụng các mức chi trên, cơ quan, đơn vị cần lưu ý:

• Dịch chưa đủ một giờ: Thời gian phiên dịch lẻ giờ vẫn được thanh toán và quyết toán theo mức của một giờ.
• Thuê phiên dịch cabin trình độ cao: Với hội nghị quốc tế quy mô lớn, hội nghị song phương, đàm phán ký kết hiệp định, hội nghị chuyên ngành hoặc hoạt động đón đoàn khách hạng đặc biệt, hạng A, thủ trưởng đơn vị có thể quyết định mức chi cao hơn. Kinh phí phải được cân đối trong dự toán đã giao.
• Điều kiện thuê bên ngoài: Chỉ thuê biên dịch viên hoặc phiên dịch viên khi cơ quan, đơn vị không có nhân sự đáp ứng yêu cầu công việc.
• Sử dụng nhân sự nội bộ: Cán bộ của cơ quan, đơn vị tham gia biên dịch hoặc phiên dịch được thanh toán tối đa bằng 50% mức tương ứng. Mức chi cụ thể do thủ trưởng đơn vị quyết định và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ.
• Chi phí phục vụ phiên dịch: Khi thuê phiên dịch tham gia đón đoàn hoặc hội nghị quốc tế, đơn vị chủ trì có thể thanh toán chi phí đi lại, phòng nghỉ và tiền ăn. Mức tối đa được áp dụng tương đương chế độ dành cho đoàn viên của đoàn khách nước ngoài.
• Thuế và phí dịch vụ: Mức chi trong Thông tư đã bao gồm các khoản thuế và phí dịch vụ nếu có. Riêng chi phí đi lại, phòng nghỉ và tiền ăn của phiên dịch viên được xem xét theo điều kiện nêu trên.

3. Chi phí dịch thuật thực tế hiện nay được tính như thế nào?

Chi phí dịch thuật được xác định dựa trên cặp ngôn ngữ, khối lượng, loại tài liệu và đội ngũ dịch giả thực hiện. 

Với tài liệu văn bản, đơn giá thường được tính theo trang; giấy tờ cá nhân có thể tính theo bản hoặc bộ hồ sơ; phiên dịch tính theo giờ, ngày; còn hồ sơ lớn, website và phần mềm thường được báo giá theo dự án.

3.1. Bảng giá dịch thuật tham khảo

Tùy đặc điểm tài liệu, chi phí dịch thuật có thể áp dụng một trong các cách tính sau:

• Theo trang: Dùng cho hợp đồng, hồ sơ, tài liệu học thuật và văn bản chuyên ngành.
• Theo số từ: Phù hợp với sách, nội dung website, tệp Word hoặc dự án có thể thống kê chính xác.
• Theo giấy tờ: Áp dụng với hộ chiếu, căn cước, giấy khai sinh, bằng cấp, bảng điểm và giấy đăng ký kết hôn.
• Theo thời gian: Dùng cho phiên dịch trực tiếp, trực tuyến, hội nghị hoặc tháp tùng.
• Theo dự án: Phù hợp với tài liệu kỹ thuật, phần mềm, website hoặc hồ sơ có khối lượng lớn và nhiều định dạng.

Hiện tại, Dịch Thuật Số 1 đang hỗ trợ chuyển ngữ hơn 100 ngôn ngữ thông qua đội ngũ dịch giả Việt Nam và quốc tế. Để khách hàng tiện dự trù ngân sách, dưới đây là mức giá tham khảo cho một số cặp ngôn ngữ tiêu biểu.

Bảng giá dịch thuật bởi Dịch giả Việt Nam

Dịch giả Việt Nam phù hợp với giấy tờ cá nhân, hồ sơ công chứng, hợp đồng và những tài liệu cần chuyển ngữ giữa tiếng Việt với ngoại ngữ. Trong đó, mức chuyên ngành áp dụng cho nội dung đòi hỏi kiến thức chuyên môn và quy trình kiểm tra thuật ngữ kỹ hơn.

Bảng giá dịch thuật bởi Dịch giả Quốc tế

Dịch giả Quốc tế là người bản xứ hoặc sử dụng ngôn ngữ đích ở trình độ bản ngữ, phù hợp với nội dung cần cách diễn đạt tự nhiên, bản địa hóa hoặc sử dụng trực tiếp tại thị trường nước ngoài. Đây là một gói dịch riêng, không phải khoản phụ phí mặc định cộng thêm vào đơn giá của dịch giả Việt Nam.

Bảng giá trên là mức tham khảo đang được Dịch Thuật Sốc 1 công khai. Giá niêm yết chưa bao gồm 8% thuế GTGT và có thể thay đổi theo tài liệu, chương trình ưu đãi hoặc thỏa thuận của từng dự án. 

3.2. Yếu tố ảnh hưởng và các khoản phí phát sinh

Đơn giá trong bảng chưa phải lúc nào cũng là tổng số tiền cuối cùng. Chi phí có thể thay đổi theo chiều dịch, mức độ phổ biến của ngôn ngữ, khối lượng, độ khó chuyên ngành, chất lượng bản gốc, định dạng tài liệu và thời hạn hoàn thành. Bản chụp mờ, chữ viết tay, nhiều bảng biểu hoặc yêu cầu giữ nguyên bố cục thường cần thêm thời gian xử lý.

Việc lựa chọn dịch giả Quốc tế, chuyên gia chuyên ngành hoặc quy trình hiệu đính nhiều vòng cũng làm thay đổi báo giá. Theo chính sách của Dịch Thuật Số 1, phí hiệu đính thông thường được tính bằng 50% phí dịch; nếu bản dịch sai trên 10%, tài liệu hiệu đính có thể được tính như một bản dịch mới.

Ngoài phí dịch, hồ sơ có thể phát sinh các khoản sau:

• Phí dịch gấp hoặc xử lý ngoài giờ.
• Phí hiệu đính, kiểm tra chéo hoặc sử dụng dịch giả Quốc tế.
• Phí dàn trang, thiết kế và xử lý định dạng.
• Phí công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch.
• Phí sao y, chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thuế giá trị gia tăng, phí in ấn và giao nhận tài liệu.

Trước khi xác nhận dịch vụ, khách hàng nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ đội ngũ dịch giả, đơn vị tính, số trang hoặc số từ quy đổi, phụ phí, thuế và tổng số tiền. Việc tách riêng từng khoản giúp lựa chọn gói dịch phù hợp và hạn chế chi phí phát sinh trong quá trình hoàn thiện hồ sơ.

>> Xem thêm: Báo Giá Phiên Dịch Tiếng Trung 1 Ngày – Mới Cập Nhật 2026

4. Vì sao nên chọn Dịch Thuật Số 1 làm đơn vị đồng hành? 

Dịch Thuật Số 1 luôn tiếp nhận và kiểm tra kỹ tình trạng tài liệu trước khi tư vấn phương án. Dưới đây là các lý do chính khiến khách hàng tin tưởng lựa chọn đơn vị để xử lý hồ sơ:

• Uy tín và bề dày kinh nghiệm: Hoạt động từ năm 2008, đơn vị từng được ghi nhận với các danh hiệu như Top 3 Thương hiệu Dịch thuật Việt Nam, Sản phẩm – Dịch vụ tiêu biểu châu Á – Thái Bình Dương, minh chứng cho sự ổn định trong chất lượng dịch vụ.
• Hỗ trợ dịch thuật hơn 100 ngôn ngữ: Đơn vị đáp ứng tốt nhu cầu chuyển ngữ cho các tiếng phổ biến (Anh, Trung, Nhật, Hàn, Pháp, Đức,…) cho đến những ngôn ngữ đặc thù, hiếm gặp hơn trên thị trường.
• Dịch vụ đa dạng, thuận tiện: Khách hàng có thể tối ưu thời gian bằng cách sử dụng đồng thời các dịch vụ biên dịch, phiên dịch, dịch thuật công chứng, chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự ngay tại một đơn vị duy nhất.
• Hệ thống văn phòng tại 3 thành phố lớn: Sở hữu nhiều văn phòng giao dịch (tại Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng), mạng lưới này vô cùng thuận tiện cho khách hàng có nhu cầu tư vấn, nộp hoặc nhận hồ sơ trực tiếp.
• Tư vấn sát với mục đích sử dụng: Chuyên viên sẽ đánh giá tài liệu dùng trong nước hay quốc tế để đề xuất hình thức dịch, công chứng phù hợp, giúp hạn chế rủi ro bị từ chối hoặc phải đi lại bổ sung hồ sơ nhiều lần.
• Báo giá minh bạch trên tài liệu thực tế: Chi phí, thời hạn bàn giao luôn được xác nhận rõ ràng dựa trên tình trạng hồ sơ trước khi thực hiện, thay vì áp dụng một mức phí chung cứng nhắc cho mọi trường hợp. 

Để quá trình chuẩn bị hồ sơ pháp lý diễn ra thuận lợi và đúng quy định, bạn vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi. Đội ngũ chuyên viên sẽ hỗ trợ thẩm định tài liệu kỹ lưỡng và gửi báo giá dịch thuật công chứng chi tiết trước khi tiến hành thực hiện. 

LIÊN HỆ BÁO GIÁ NGAY

5. Câu hỏi thường gặp về chi phí dịch thuật

5.1. Dịch gấp được tính thêm chi phí như thế nào?

Phụ phí dịch gấp được xác định theo khối lượng tài liệu, cặp ngôn ngữ, độ khó và thời hạn bàn giao. Khách hàng nên cung cấp thời gian cần nhận bản dịch để Dịch Thuật Số 1 kiểm tra khả năng đáp ứng và báo tổng chi phí trước khi thực hiện.

5.2. Báo giá có thay đổi nếu khách hàng bổ sung hoặc chỉnh sửa tài liệu không?

Có. Nếu tài liệu mới làm tăng số từ, số trang hoặc yêu cầu xử lý, Dịch Thuật Số 1 sẽ tính lại phần công việc phát sinh. Trường hợp chỉ sửa lỗi nhỏ và chưa bắt đầu dịch, báo giá có thể được cập nhật mà không phát sinh phí.

5.3. Tài liệu có nhiều nội dung trùng lặp được tính phí như thế nào?

Các đoạn trùng hoàn toàn có thể được nhận diện bằng bộ nhớ dịch và áp dụng mức phí thấp hơn. Phần nội dung mới, có thay đổi hoặc cần dịch lại vẫn được tính phí theo khối lượng thực tế sau khi kiểm tra tài liệu.

5.4. Có thể chỉ yêu cầu dịch một phần tài liệu để tiết kiệm chi phí không?

Có. Khách hàng cần đánh dấu rõ trang, mục hoặc đoạn cần dịch để đơn vị xác định đúng khối lượng. Tuy nhiên, nếu bản dịch dùng cho thủ tục hành chính, công chứng hoặc hồ sơ nước ngoài, nên kiểm tra trước xem nơi tiếp nhận có yêu cầu dịch toàn bộ tài liệu hay không.

>> Xem thêm: Báo Giá Dịch Vụ Phiên Dịch Chuyên Nghiệp Cập Nhật 2026

Theo quy định về chi phí dịch thuật hiện nay, khung giá của Nhà nước thường chỉ áp dụng cho các cơ quan công. Với cá nhân và doanh nghiệp, mức phí thực tế sẽ linh hoạt thay đổi tùy theo loại giấy tờ và ngôn ngữ. Vì vậy, để dự trù ngân sách chính xác nhất, bạn có thể gửi trước tài liệu cho Dịch Thuật Số 1. Đội ngũ chuyên viên sẽ hỗ trợ xem xét kỹ hồ sơ và gửi lại báo giá chi tiết để bạn dễ dàng cân nhắc.