Notarized Translation đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm giá trị pháp lý của giấy tờ, tài liệu khi sử dụng tại nước ngoài. Đây là yêu cầu phổ biến trong các study abroad profile, apply for visa, định cư, lao động và nhiều thủ tục quốc tế khác. Vậy dịch thuật công chứng là gì, thực hiện ở đâu, chi phí ra sao và quy trình thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Có thể bạn quan tâm Dịch thuật công chứng giá bao nhiêu?
CONTACT FOR SERVICE CONSULTANCY
Dịch thuật công chứng là gì?
Notarized Translation là quá trình chuyển ngữ các tài liệu, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (hoặc ngược lại) và được cơ quan có thẩm quyền (Department of Justice or Văn phòng Công chứng) chứng thực chữ ký của người dịch. Bản dịch sau khi công chứng có thể được sử dụng hợp pháp trong nhiều hồ sơ, thủ tục hành chính và giao dịch quốc tế.
Dịch thuật công chứng bao gồm 2 công đoạn là translation and notarized translation:
- Translation là quá trình chuyển đổi nội dung từ ngôn ngữ gốc sang ngôn ngữ đích, bảo đảm truyền tải chính xác ý nghĩa, thông tin và nội dung của tài liệu gốc.
- Notarized translation là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trên bản dịch theo quy định của pháp luật.
Theo Luật Công chứng, người thực hiện bản dịch phải là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng. Đồng thời, phải có trình độ chuyên môn phù hợp, thông thạo ngôn ngữ dịch và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của nội dung bản dịch trước tổ chức hành nghề công chứng.
>> See more: Tự dịch thuật công chứng được không?
Có thể tự dịch thuật công chứng được không?
Bạn không thể tự dịch thuật tài liệu rồi tự mang đi công chứng. Theo Luật Công chứng và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy trình bắt buộc đối với một bản dịch công chứng bao gồm 2 điều kiện như sau:
- Về người dịch: Bắt buộc phải là cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký thông tin, bằng cấp và có tên trong danh sách niêm yết của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng).
- Về việc ký cam kết: Người dịch hợp pháp phải trực tiếp ký cam kết về tính chính xác, trung thực của bản dịch so với bản gốc trước mặt người thực hiện chứng thực.
>>> Có thể bạn quan tâm điều kiện dịch thuật công chứng là gì?
Vì vậy, nếu cần sử dụng bản dịch cho các mục đích pháp lý như du học, xin visa, định cư hoặc thủ tục hành chính, giải pháp thuận tiện nhất là gửi hồ sơ cho các professional translation company. Họ sẽ đại diện bạn xử lý hoàn thiện từ khâu dịch thuật, hiệu đính cho đến khi hoàn tất dấu công chứng pháp lý
Bạn vẫn có thể tự dịch tài liệu để tiết kiệm thời gian và chi phí, tuy nhiên vẫn cần proofreading lại theo đúng chuẩn quy định và tiến hành lấy dấu công chứng. Phương án này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với việc thuê dịch mới hoàn toàn.
>> Xem thêm: Địa chỉ dịch thuật công chứng ở TpHCM
Dịch thuật công chứng tài liệu ở đâu?
Tại Việt Nam, hiện có 3 đơn vị được cấp phép chính thức để thực hiện dịch thuật công chứng, bao gồm công ty dịch thuật, văn phòng công chứng tư nhân and phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp các quận/huyện.
Trong số 3 đơn vị có thẩm quyền nêu trên, các công ty dịch thuật chuyên nghiệp luôn là lựa chọn tối ưu nhờ sở hữu quy trình dịch thuật chuyên nghiệp và nhanh gọn.
Đối với những loại tài liệu ngắn, form mẫu đơn giản (như căn cước công dân, birth certificate, passport…), công ty dịch thuật hoàn toàn có thể xử lý dịch thuật công chứng lấy ngay trong ngày cho khách hàng.
Nếu cần dịch thuật công chứng hồ sơ nhiều trang và có độ khó cao (như tài liệu specialized, financial report, hồ sơ thầu…) , việc lựa chọn đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp như Dịch Thuật Số 1 là giải pháp tốt nhất để đảm bảo cả về chất lượng chuyển ngữ lẫn tiến độ bàn giao.
>> Xem thêm: Dịch vụ English certified translation all inclusive
Báo giá dịch thuật công chứng, cập nhật 2026
Chi phí dịch thuật công chứng sẽ bao gồm phí dịch thuật và phí công chứng/chứng thực bản dịch. Tùy ngôn ngữ, số lượng trang và độ khó của tài liệu, mức giá thường dao động từ 100.000 – 350.000 VNĐ/trang. Dưới đây là bảng báo giá chi tiết tại Dịch Thuật Số 1:
Source Language | Target Language | Regular Translation Price | Specialized Translation Price |
|---|---|---|---|
Vietnamese | |||
Vietnamese | English | ||
Vietnamese | |||
Vietnamese | Chinese | ||
Vietnamese | |||
Vietnamese | Japanese | ||
Vietnamese | |||
Vietnamese | Korean |
Phí công chứng bản dịch tại TpHCM và các tỉnh phía Nam là:
- Notarized translation by private notary office: 50.000 VNĐ/bản
- Judicial Notarization: 50.000 VNĐ/bản
- Công chứng tiếng hiếm: 100.000 VNĐ/bản
- Certification for over 20 pages: 8.000 VNĐ/trang
- Certification for under 20 pages: 10.000 VNĐ/trang
Phí công chứng bản dịch tại Hà Nội và các tỉnh thành phía Bắc là:
- Notarized translation by private notary office: 50.000 VNĐ/bản
- Judicial Notarization: 60.000 VNĐ/bản
- Công chứng tiếng hiếm: 100.000 VNĐ/bản
- Certification for over 20 pages: 8.000 VNĐ/trang
- Certification for under 20 pages: 10.000 VNĐ/trang
Tại sao cần dịch thuật công chứng tài liệu?
Dịch thuật công chứng không chỉ đảm bảo tài liệu được dịch chính xác mà còn giúp hồ sơ có giá trị pháp lý, dễ dàng được chấp nhận trong các giao dịch quan trọng. Dịch vụ này thường cần thiết trong các trường hợp sau:
- Xin visa, định cư: Overseas study profile, định cư, bảo lãnh cần được dịch thuật công chứng để đảm bảo hợp lệ.
- Hoàn thiện hồ sơ cá nhân: Hồ sơ kết hôn, nhận con nuôi, hồ sơ pháp lý cá nhân khi làm việc hoặc sinh sống ở nước ngoài.
- Giao dịch doanh nghiệp: Hợp đồng kinh doanh, tài liệu pháp lý khi hợp tác giữa doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài.
- Xin cấp phép dự án: Hồ sơ xin giấy phép đầu tư, mở công ty tại Việt Nam của doanh nghiệp nước ngoài.
Ngay cả khi không có quy định bắt buộc, các tài liệu có công chứng vẫn có độ tin tưởng cao hơn vì được giám sát và xác nhận bởi cơ quan nhà nước.
>>> See more: Khi Nào Cần Dịch Thuật Công Chứng? Những Trường Hợp Bắt Buộc Phải Biết
Phân biệt 2 hình thức chứng thực bản dịch
Sau khi hoàn thành bản dịch, bạn cần chọn nơi chứng thực. Hiện có 2 hình thức, giá trị pháp lý tương đương nhau nhưng khác nhau về cách thức và thời gian:
Criteria | Chứng thực tại Phòng Tư pháp (Nhà nước) | Chứng thực tại Văn phòng Công chứng (Tư nhân) |
Cơ quan thực hiện | UBND quận/huyện (Phòng Tư pháp) | Văn phòng công chứng do công chứng viên tư thành lập |
Người chứng thực | Cán bộ tư pháp | |
Processing time | Thường 2 – 5 ngày làm việc | Thường 1 – 2 ngày, có thể lấy trong ngày |
Expense | Phí nhà nước cố định, thấp hơn | Linh hoạt hơn, thường cao hơn một chút |
Legal validity | Hợp lệ | Hợp lệ |
Phù hợp khi nào | Hồ sơ hành chính nhà nước, không gấp | Cần nhanh, hồ sơ thương mại, doanh nghiệp |
>>> See more: Phân Biệt Giữa Công Chứng Và Chứng Thực Chi Tiết
Quy trình dịch thuật công chứng theo đúng Luật 2026
Để đảm bảo bản dịch có giá trị pháp lý và được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận, quy trình dịch thuật công chứng thường bao gồm các bước sau:
Step 1: Receive and Review Documents
- Khách hàng cung cấp bản gốc hoặc bản sao hợp lệ của tài liệu cần dịch. Đơn vị translation sẽ kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng và khả năng công chứng của hồ sơ.
Bước 2: Thực hiện dịch thuật
- Tài liệu được chuyển ngữ bởi người dịch có đủ năng lực chuyên môn, đảm bảo nội dung bản dịch chính xác và thống nhất với văn bản gốc.
- Thời gian dịch thuật thường 4 – 24 giờ với tài liệu thông thường, có thể lâu hơn với hồ sơ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ hiếm.
Bước 3: Kiểm tra và hiệu đính
- Bản dịch được rà soát lại về nội dung, thuật ngữ, thông tin cá nhân và hình thức trình bày trước khi tiến hành chứng thực.
Bước 4: Chứng thực chữ ký người dịch
- Người dịch ký vào bản dịch và thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định tại cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Bước 5: Hoàn tất và bàn giao hồ sơ
- Sau khi được công chứng/chứng thực, bản dịch sẽ được đóng dấu xác nhận và bàn giao cho khách hàng để sử dụng trong các thủ tục hành chính, học tập, lao động hoặc giao dịch quốc tế.
Note: Theo quy định hiện hành, không phải mọi loại giấy tờ đều được phép dịch thuật công chứng. Các tài liệu bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc không xác định được nội dung có thể bị từ chối chứng thực bản dịch.
>> See more:
5 sai lầm phổ biến khi dịch thuật công chứng và cách tránh
1. Tự dịch rồi mang đi đóng dấu
Nhiều người cho rằng chỉ cần tự dịch tài liệu và mang đến văn phòng công chứng để đóng dấu. Tuy nhiên, theo quy định, bản dịch phải do cộng tác viên dịch thuật hoặc người dịch đủ điều kiện thực hiện và được chứng thực chữ ký người dịch.
Cách tránh: Sử dụng dịch vụ dịch thuật công chứng tại các đơn vị uy tín thay vì tự dịch.
2. Dùng bản dịch cũ cho hồ sơ mới
Một số người tận dụng bản dịch đã thực hiện từ trước để nộp cho hồ sơ mới. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025, nhiều cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu hồ sơ được dịch và chứng thực theo quy định hiện hành, khiến bản dịch cũ không còn phù hợp.
Cách tránh: Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi sử dụng lại bản dịch đã công chứng.
3. Không kiểm tra cộng tác viên dịch thuật có đủ điều kiện hay không
Nếu người dịch không thuộc danh sách cộng tác viên hoặc không đáp ứng điều kiện theo quy định, bản dịch có thể không được chứng thực.
Cách tránh: Lựa chọn đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp, có đội ngũ cộng tác viên được đăng ký và quản lý theo đúng quy định pháp luật.
4. Nhầm lẫn giữa hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng
Đây là lỗi rất phổ biến. Dịch thuật công chứng chỉ xác nhận tính chính xác của bản dịch, trong khi consular legalization là thủ tục chứng nhận giấy tờ để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Cách tránh: Xác định rõ mục đích sử dụng hồ sơ để thực hiện đúng thủ tục cần thiết, tránh mất thời gian và chi phí phát sinh.
5. Không chuẩn bị bản gốc hợp lệ trước khi đi dịch
Các giấy tờ bị mờ, rách, tẩy xóa hoặc không có bản gốc hợp lệ thường không đủ điều kiện để dịch thuật công chứng.
Cách tránh: Chuẩn bị đầy đủ bản gốc hoặc bản sao hợp lệ của tài liệu trước khi gửi dịch để quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
>>> Có thể bạn quan tâm dịch thuật công chứng có cần bản gốc không?
Dịch vụ dịch thuật công chứng online và offline trọn gói
Number 1 Translation is proud to be a service provider. dịch thuật công chứng trọn gói tại TP.HCM, Đà Nẵng, Hà Nội và các tỉnh khác trên toàn quốc. Chúng tôi có thế mạnh dịch hơn 100 ngôn ngữ phổ biến và tiếng hiếm, chuyên sâu trong 200 lĩnh vực. Đội ngũ biên dịch viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi cam kết đảm bảo bản dịch chính xác, đúng pháp lý và được công chứng hợp lệ.
Cam kết chất lượng dịch vụ:
✅ Dịch thuật online và offilne vnda ngôn ngữ: Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ như English certified translation, Notarized Chinese Translation (Hoa), Hàn, Nhật, Pháp, Đức, Nga, Thụy Điển, Séc, Latin, Hà Lan, Ả Rập…
✅ Xử lý nhanh chóng – Đảm bảo tính pháp lý: Có mối quan hệ sâu sắc với các cơ quan chức năng, giúp tăng tốc quá trình công chứng.
✅ Hồ sơ đa dạng: Chuyên dịch thuật công chứng các loại giấy tờ cá nhân, hồ sơ doanh nghiệp, văn bản pháp lý
✅ Hơn 99% khách hàng hài lòng và sử dụng dịch vụ thường xuyên hàng năm.
✅ Dịch vụ nhanh gọn, hỗ trợ tận tình: Quản lý chuyên nghiệp, đảm bảo khách hàng nhận hồ sơ đúng hạn theo cam kết.
✅ Tư vấn nhanh chóng: Phản hồi trong 15 phút khi khách hàng liên hệ qua hotline 0934.888.768, email hoặc trực tiếp tại văn phòng.
>>> See more: Dịch Thuật Công Chứng Online
Những tài liệu nào thường được dịch thuật công chứng?
Dưới đây là các loại hồ sơ, tài liệu phổ biến thường cần dịch thuật và công chứng tại Dịch Thuật Số 1:
- Và nhiều tài liệu, giấy tờ khác.
Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)
Dịch thuật công chứng bao nhiêu tiền 1 trang?
Chi phí dịch thuật công chứng dao động từ 30.000đ – 150.000đ/trang, chưa bao gồm phí công chứng theo quy định của Nhà nước (niêm yết tại Sở Tư pháp).
Có thể dịch thuật công chứng ở đâu?
Khách hàng có thể dịch thuật công chứng tại công ty dịch thuật, văn phòng công chứng tư nhân hoặc phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp quận/huyện.
Công chứng dịch thuật có hiệu lực bao lâu?
Thời hạn hiệu lực của bản dịch thuật công chứng phụ thuộc vào mục đích sử dụng. Đối với hồ sơ du học, thời gian hiệu lực thường từ 1-2 năm, trong khi các bản dịch công chứng phục vụ thủ tục hành chính có thể có hiệu lực từ 1-3 năm.
Có thể dịch thuật công chứng online không?
Dịch thuật có thể thực hiện online 100%, nhưng thủ tục để bản dịch có giá trị pháp lý vẫn phải đáp ứng quy định về chứng thực chữ ký người dịch. Vì vậy, không phải mọi trường hợp đều có thể hoàn thành hoàn toàn online.
Hy vọng những thông tin trong bài đã giúp bạn hiểu rõ dịch thuật công chứng là gì, quy trình thực hiện, chi phí cũng như địa điểm thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Nếu cần hỗ trợ dịch thuật công chứng nhanh chóng, chính xác và trọn gói, Dịch Thuật Số 1 luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ khâu dịch thuật đến hoàn tất chứng thực bản dịch. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
