Các loại tài liệu như hồ sơ du học, xin visa, giấy phép lao động, xuất khẩu lao động, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa… đều cần được dịch thuật và công chứng để đảm bảo tính pháp lý. Vậy Notarized translation là gì? Hãy cùng Dịch Thuật Số 1 tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
CONTACT FOR SERVICE CONSULTANCY
Dịch thuật công chứng là gì?
Dịch thuật công chứng là quá trình dịch một tài liệu từ ngôn ngữ gốc sang ngôn ngữ cần sử dụng (ví dụ: từ tiếng Việt sang tiếng Anh), sau đó được chứng thực bởi văn phòng công chứng hoặc cơ quan nhà nước (Phòng Tư pháp) để đảm bảo tính pháp lý và độ chính xác.
Cụ thể, dịch thuật công chứng gồm 2 bước bắt buộc:
- Bước 1 – Translation: Biên dịch viên đủ điều kiện (có bằng đại học ngoại ngữ hoặc chứng chỉ tương đương, đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan công chứng) thực hiện chuyển ngữ tài liệu và ký tên xác nhận.
- Bước 2 – Notarized translation: Phòng Tư pháp Quận, Huyện (notary) hoặc Văn phòng công chứng (private notary) đóng dấu xác nhận chữ ký đó là hợp lệ, từ đó bản dịch có giá trị sử dụng trong các thủ tục hành chính, pháp lý.
Lưu ý quan trọng – Thay đổi từ 01/7/2025: Theo Luật Công chứng 2024 (số 46/2024/QH15), thuật ngữ “công chứng bản dịch” đã chính thức bị bãi bỏ. Hình thức hiện hành là “chứng thực chữ ký người dịch”. Tuy nhiên, trong thực tế nhiều người vẫn quen gọi là "công chứng bản dịch” hoặc "dịch thuật công chứng".
Có thể bạn quan tâm Dịch thuật công chứng giá bao nhiêu?
Tại sao cần dịch thuật công chứng tài liệu?
Dịch thuật công chứng không chỉ đảm bảo tài liệu được dịch chính xác mà còn giúp hồ sơ có giá trị pháp lý, dễ dàng được chấp nhận trong các giao dịch quan trọng. Dịch vụ này thường cần thiết trong các trường hợp sau:
- Xin visa, định cư: Overseas study profile, định cư, bảo lãnh cần được dịch thuật công chứng để đảm bảo hợp lệ.
- Hoàn thiện hồ sơ cá nhân: Hồ sơ kết hôn, nhận con nuôi, hồ sơ pháp lý cá nhân khi làm việc hoặc sinh sống ở nước ngoài.
- Giao dịch doanh nghiệp: Hợp đồng kinh doanh, tài liệu pháp lý khi hợp tác giữa doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài.
- Xin cấp phép dự án: Hồ sơ xin giấy phép đầu tư, mở công ty tại Việt Nam của doanh nghiệp nước ngoài.
Ngay cả khi không có quy định bắt buộc, các tài liệu có công chứng vẫn có độ tin tưởng cao hơn vì được giám sát và xác nhận bởi cơ quan nhà nước.
>>> See more: Khi Nào Cần Dịch Thuật Công Chứng? Những Trường Hợp Bắt Buộc Phải Biết
Có thể tự dịch thuật công chứng được không?
Tự dịch thuật công chứng được không? Theo quy định hiện hành từ ngày 01/07/2025 (Luật Công chứng 2024), cá nhân không thể tự dịch rồi mang bản dịch đi “công chứng” như trước đây.
Có thể tự dịch thuật công chứng được không?
- Không. Nếu bạn tự dịch, bản dịch đó không thể tự động được chứng thực chỉ bằng việc mang đến văn phòng công chứng.
- Người ký trên bản dịch phải là người dịch đủ điều kiện và thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch theo quy định pháp luật.
- Trên thực tế, các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan chứng thực thường sử dụng đội ngũ cộng tác viên dịch thuật hoặc người dịch đã đăng ký để bảo đảm tính chính xác và trách nhiệm pháp lý của bản dịch.
Note: Trước ngày 01/07/2025, theo Luật Công chứng 2014, bản dịch để công chứng phải do cộng tác viên phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; người yêu cầu không được tự dịch rồi yêu cầu công chứng bản dịch.
>>> Có thể bạn quan tâm điều kiện dịch thuật công chứng là gì?
Phân biệt 2 hình thức chứng thực bản dịch
Sau khi hoàn thành bản dịch, bạn cần chọn nơi chứng thực. Hiện có 2 hình thức, giá trị pháp lý tương đương nhau nhưng khác nhau về cách thức và thời gian:
Criteria | Chứng thực tại Phòng Tư pháp (Nhà nước) | Chứng thực tại Văn phòng Công chứng (Tư nhân) |
Cơ quan thực hiện | UBND quận/huyện (Phòng Tư pháp) | Notary office do công chứng viên tư thành lập |
Người chứng thực | Cán bộ tư pháp | |
Processing time | Thường 2 – 5 ngày làm việc | Thường 1 – 2 ngày, có thể lấy trong ngày |
Expense | Phí nhà nước cố định, thấp hơn | Linh hoạt hơn, thường cao hơn một chút |
Legal validity | Hợp lệ | Hợp lệ |
Phù hợp khi nào | Hồ sơ hành chính nhà nước, không gấp | Cần nhanh, hồ sơ thương mại, doanh nghiệp |
>>> See more: Phân Biệt Giữa Công Chứng Và Chứng Thực Chi Tiết
Quy trình dịch thuật công chứng theo đúng Luật 2024
Để đảm bảo bản dịch có giá trị pháp lý và được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận, quy trình dịch thuật công chứng thường bao gồm các bước sau:
Step 1: Receive and Review Documents
- Khách hàng cung cấp bản gốc hoặc bản sao hợp lệ của tài liệu cần dịch. Đơn vị translation sẽ kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng và khả năng công chứng của hồ sơ.
Bước 2: Thực hiện dịch thuật
- Tài liệu được chuyển ngữ bởi người dịch có đủ năng lực chuyên môn, đảm bảo nội dung bản dịch chính xác và thống nhất với văn bản gốc.
- Thời gian dịch thuật thường 4 – 24 giờ với tài liệu thông thường, có thể lâu hơn với hồ sơ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ hiếm.
Bước 3: Kiểm tra và hiệu đính
- Bản dịch được rà soát lại về nội dung, thuật ngữ, thông tin cá nhân và hình thức trình bày trước khi tiến hành chứng thực.
Bước 4: Chứng thực chữ ký người dịch
- Người dịch ký vào bản dịch và thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định tại cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Bước 5: Hoàn tất và bàn giao hồ sơ
- Sau khi được công chứng/chứng thực, bản dịch sẽ được đóng dấu xác nhận và bàn giao cho khách hàng để sử dụng trong các thủ tục hành chính, học tập, lao động hoặc giao dịch quốc tế.
Note: Theo quy định hiện hành, không phải mọi loại giấy tờ đều được phép dịch thuật công chứng. Các tài liệu bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc không xác định được nội dung có thể bị từ chối chứng thực bản dịch.
>> See more:
- Quy Định Mới Nhất Về Công Chứng, Chứng Thực Bản Dịch Mới Nhất
- Dịch thuật công chứng lý lịch tư pháp: Quy trình & Thủ tục
5 sai lầm phổ biến khi dịch thuật công chứng và cách tránh
1. Tự dịch rồi mang đi đóng dấu
Nhiều người cho rằng chỉ cần tự dịch tài liệu và mang đến văn phòng công chứng để đóng dấu. Tuy nhiên, theo quy định, bản dịch phải do cộng tác viên dịch thuật hoặc người dịch đủ điều kiện thực hiện và được chứng thực chữ ký người dịch.
Cách tránh: Sử dụng dịch vụ dịch thuật công chứng tại các đơn vị uy tín thay vì tự dịch.
2. Dùng bản dịch cũ cho hồ sơ mới
Một số người tận dụng bản dịch đã thực hiện từ trước để nộp cho hồ sơ mới. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025, nhiều cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu hồ sơ được dịch và chứng thực theo quy định hiện hành, khiến bản dịch cũ không còn phù hợp.
Cách tránh: Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi sử dụng lại bản dịch đã công chứng.
3. Không kiểm tra cộng tác viên dịch thuật có đủ điều kiện hay không
Nếu người dịch không thuộc danh sách cộng tác viên hoặc không đáp ứng điều kiện theo quy định, bản dịch có thể không được chứng thực.
Cách tránh: Lựa chọn đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp, có đội ngũ cộng tác viên được đăng ký và quản lý theo đúng quy định pháp luật.
4. Nhầm lẫn giữa hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng
Đây là lỗi rất phổ biến. Dịch thuật công chứng chỉ xác nhận tính chính xác của bản dịch, trong khi consular legalization là thủ tục chứng nhận giấy tờ để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Cách tránh: Xác định rõ mục đích sử dụng hồ sơ để thực hiện đúng thủ tục cần thiết, tránh mất thời gian và chi phí phát sinh.
5. Không chuẩn bị bản gốc hợp lệ trước khi đi dịch
Các giấy tờ bị mờ, rách, tẩy xóa hoặc không có bản gốc hợp lệ thường không đủ điều kiện để dịch thuật công chứng.
Cách tránh: Chuẩn bị đầy đủ bản gốc hoặc bản sao hợp lệ của tài liệu trước khi gửi dịch để quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
>>> Có thể bạn quan tâm dịch thuật công chứng có cần bản gốc không?
Dịch vụ dịch thuật công chứng có thể được làm ở đâu?
Công chứng bản dịch ở đâu? Theo quy định hiện hành, quy trình gồm 2 bước tách biệt tại 2 nơi khác nhau:
Bước dịch thuật – thực hiện bởi biên dịch viên đủ điều kiện, thường thông qua:
- Công ty dịch thuật chuyên nghiệp (điều phối toàn bộ quy trình)
- Hoặc biên dịch viên tự do đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan công chứng
Bước chứng thực chữ ký người dịch – thực hiện tại 1 trong 2 cơ quan có thẩm quyền:
- Department of Justice thuộc UBND quận/huyện (hệ thống nhà nước)
- Văn phòng Công chứng tư nhân
Lưu ý thực tế: Hầu hết khách hàng chọn công ty dịch thuật vì đơn vị này điều phối cả 2 bước, giúp khách hàng xử lý nhanh, không tốn thời gian đi lại.
>>> See more: How long does certified translation take??
Dịch vụ dịch thuật công chứng online và offline trọn gói
No.1 Translation proud to be a service provider dịch thuật công chứng trọn gói tại TP.HCM, Đà Nẵng, Hà Nội và các tỉnh khác trên toàn quốc. Chúng tôi có thế mạnh dịch hơn 100 ngôn ngữ phổ biến và tiếng hiếm, chuyên sâu trong 200 lĩnh vực. Đội ngũ biên dịch viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi cam kết đảm bảo bản dịch chính xác, đúng pháp lý và được công chứng hợp lệ.
Cam kết chất lượng dịch vụ:
✅ Dịch thuật online và offilne vnda ngôn ngữ: Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ như English certified translation, Notarized Chinese Translation (Hoa), Hàn, Nhật, Pháp, Đức, Nga, Thụy Điển, Séc, Latin, Hà Lan, Ả Rập…
✅ Xử lý nhanh chóng – Đảm bảo tính pháp lý: Có mối quan hệ sâu sắc với các cơ quan chức năng, giúp tăng tốc quá trình công chứng.
✅ Hồ sơ đa dạng: Chuyên dịch thuật công chứng các loại giấy tờ cá nhân, hồ sơ doanh nghiệp, văn bản pháp lý
✅ Hơn 99% khách hàng hài lòng và sử dụng dịch vụ thường xuyên hàng năm.
✅ Dịch vụ nhanh gọn, hỗ trợ tận tình: Quản lý chuyên nghiệp, đảm bảo khách hàng nhận hồ sơ đúng hạn theo cam kết.
✅ Tư vấn nhanh chóng: Phản hồi trong 15 phút khi khách hàng liên hệ qua hotline 0934.888.768, email hoặc trực tiếp tại văn phòng.
>>> See more: Dịch Thuật Công Chứng Online – Nhanh Chóng, Chất Lượng Cao
Báo giá dịch thuật công chứng – Mới cập nhật 2026
Source Language | Target Language | Regular Translation Price | Specialized Translation Price |
|---|---|---|---|
Vietnamese | |||
Vietnamese | English | ||
Vietnamese | |||
Vietnamese | Chinese | ||
Vietnamese | |||
Vietnamese | Japanese | ||
Vietnamese | |||
Vietnamese | Korean |
Phí công chứng bản dịch tại TpHCM và các tỉnh phía Nam là:
- Notarized translation by private notary office: 50.000 VNĐ/bản
- Judicial Notarization: 50.000 VNĐ/bản
- Công chứng tiếng hiếm: 100.000 VNĐ/bản
- Certification for over 20 pages: 8.000 VNĐ/trang
- Certification for under 20 pages: 10.000 VNĐ/trang
Phí công chứng bản dịch tại Hà Nội và các tỉnh thành phía Bắc là:
- Notarized translation by private notary office: 50.000 VNĐ/bản
- Judicial Notarization: 60.000 VNĐ/bản
- Công chứng tiếng hiếm: 100.000 VNĐ/bản
- Certification for over 20 pages: 8.000 VNĐ/trang
- Certification for under 20 pages: 10.000 VNĐ/trang
Những tài liệu nào thường được dịch thuật công chứng?
Dưới đây là các loại hồ sơ, tài liệu phổ biến thường cần dịch thuật và công chứng tại Dịch Thuật Số 1:
- Notarized Translation of Birth Certificates
- Notarized Translation of University Diplomas
- Notarized Translation of Marriage Certificates
- Notarized Translation of Single Status Certificates
- Notarized Translation of Driver’s Licenses
- Notarized Translation of Labor Export Documents
- Notarized Translation of Judicial Records
- Notarized Translation of Residency Verification Documents
- Notarized Translation of Judicial Records
- Notarized Translation of CO, CQ Certificates
- Và nhiều tài liệu, giấy tờ khác.
Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)
Dịch thuật công chứng bao nhiêu tiền 1 trang?
Chi phí dịch thuật công chứng dao động từ 30.000đ – 150.000đ/trang, chưa bao gồm phí công chứng theo quy định của Nhà nước (niêm yết tại Sở Tư pháp).
Có thể dịch thuật công chứng ở đâu?
Khách hàng có thể dịch thuật công chứng tại công ty dịch thuật, văn phòng công chứng tư nhân hoặc phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp quận/huyện.
Công chứng dịch thuật có hiệu lực bao lâu?
Thời hạn hiệu lực của bản dịch thuật công chứng phụ thuộc vào mục đích sử dụng. Đối với hồ sơ du học, thời gian hiệu lực thường từ 1-2 năm, trong khi các bản dịch công chứng phục vụ thủ tục hành chính có thể có hiệu lực từ 1-3 năm.
Có thể dịch thuật công chứng online không?
Dịch thuật có thể thực hiện online 100%, nhưng thủ tục để bản dịch có giá trị pháp lý vẫn phải đáp ứng quy định về chứng thực chữ ký người dịch. Vì vậy, không phải mọi trường hợp đều có thể hoàn thành hoàn toàn online.
Trên đây, bài viết đã giải đáp cho bạn chi tiết về “dịch thuật công chứng là gì?”. Tóm lại, dịch thuật công chứng là một dịch vụ quan trọng trong các giao dịch quốc tế, giúp đảm bảo tính pháp lý, nâng cao độ tin cậy và giảm thiểu rủi ro khi sử dụng tài liệu ở nước ngoài.
Tại Dịch Thuật Số 1, chúng tôi tự hào với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật công chứng, mang đến cho khách hàng những bản dịch chính xác, chuẩn pháp lý và được công chứng nhanh chóng. Chúng tôi chuyên xử lý đa dạng tài liệu từ hồ sơ cá nhân, hợp đồng kinh tế, tài liệu pháp lý đến các văn bản chuyên ngành phức tạp.
Cần lấy gấp trong ngày? Đội ngũ dịch giả và công chứng viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, đảm bảo tài liệu của bạn được hoàn thiện nhanh chóng – chính xác – đúng pháp luật.
📞 Liên hệ ngay để được tư vấn và báo giá:
