Sao y bản chính là gì? Dịch vụ sao y bản chính trọn gói 2026
Certified copy là thủ tục bắt buộc khi chuẩn bị hồ sơ xin việc, nhập học, vay vốn ngân hàng, đăng ký kinh doanh hoặc các giao dịch dân sự khác. Vậy sao y bản chính là gì, thực hiện ở đâu, lệ phí bao nhiêu và có giá trị trong bao lâu? Bài viết dưới đây No.1 Translation sẽ giải đáp chi tiết các quy định pháp lý mới nhất theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Certified copy What?
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, certified copy là việc cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính (bản gốc) để chứng thực bản sao hoàn toàn chính xác và giống với bản chính về nội dung, hình thức. Sau khi được chứng thực, bản sao có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch dân sự, thủ tục hành chính và hồ sơ pháp lý theo quy định.
Đây là hình thức chứng thực hồ sơ phổ biến, thường gọi là chứng thực sao y bản chính or công chứng sao y bản chính khi thực hiện hồ sơ xin việc, du học, kết hôn, apply for visa hay các thủ tục hành chính khác.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa certified copy and chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, đây là 2 thủ tục hoàn toàn khác nhau:
- Chứng thực sao y bản chính: Cơ quan thẩm quyền tiến hành đối chiếu và xác nhận cả nội dung lẫn hình thức của bản sao là trùng khớp 100% với bản gốc.
- Chứng thực chữ ký: Chỉ xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực mà không xác nhận tính chính xác của nội dung văn bản đó.
>>> See more: Mẫu sao y bản chính và cách trình bày
Certified copy ở đâu?
Theo quy định, khách hàng có thể thực hiện sao y bản chính tại UBND cấp xã, phường, thị trấn hoặc Văn phòng Công chứng có thẩm quyền. Với hồ sơ xin visa, du học, định cư hoặc các thủ tục có yếu tố nước ngoài, khách hàng có thể lựa chọn công ty dịch thuật chuyên nghiệp như Dịch Thuật Số 1 để được hỗ trợ trọn gói từ sao y bản chính, Notarized translation to consular legalization.
Liên hệ Dịch Thuật Số 1 qua hotline 0934.888.768 hoặc inbox Fanpage để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ sao y bản chính nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian cho mọi loại hồ sơ cá nhân và doanh nghiệp.
>>> See more: Sao y bản chính khác gì với công chứng?
Những văn bản nào được phép sao y bản chính?
Hầu hết các giấy tờ, văn bản được cấp hợp pháp, có chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đều có thể thực hiện sao y bản chính. Các loại giấy tờ này thường được chia thành 3 nhóm chính sau đây:
- Giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp: Gồm các văn bản phổ biến trong giao dịch như giấy tờ nhân thân (sao y bản chính CCCD, passport, giấy khai sinh), bằng cấp/chứng chỉ (IELTS, bằng đại học) và giấy tờ tài sản, doanh nghiệp.
- Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp: Thường gặp trong hồ sơ visa, du học hay đầu tư (bằng cấp quốc tế, hộ chiếu nước ngoài, CO/CQ) và bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sao y, trừ trường hợp được miễn.
- Giấy tờ do cá nhân tự lập: Các văn bản như di chúc, hợp đồng hoặc giấy ủy quyền chỉ được phép sao y bản chính khi đã có xác nhận và đóng dấu hợp lệ từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
>>> See more:
Lệ phí công chứng sao y bản chính
Currently, giá sao y bản chính (phí chứng thực bản sao từ bản chính) được quy định mức chung rất rõ ràng tại các cơ quan nhà nước và phòng công chứng. Cụ thể như sau:
- Trang 1 và trang 2: 2.000 đồng/trang.
- Từ trang thứ 3 trở lên: Thu thêm 1.000 đồng/trang.
- Mức thu tối đa: Không quá 200.000 đồng/bản.
Tại các cơ quan hành chính nhà nước hoặc phòng công chứng thông thường, mức phí trên sẽ chưa bao gồm tiền photo, in ấn tài liệu.
Nếu bạn không có thời gian xếp hàng chờ đợi tại UBND hoặc cần xử lý các hồ sơ nước ngoài phức tạp, hãy trải nghiệm dịch vụ sao y trọn gói tại Dịch Thuật Số 1. Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, khách hàng sẽ được miễn phí hoàn toàn phí in ấn, photocopy tài liệu và được hỗ trợ giao nhận hồ sơ tận nơi. Bạn chỉ việc gửi file, mọi khâu sẽ được hoàn thiện từ A-Z.
Certified True Copy
in Hanoi
- True copy notarization over 20 pages: 8,000 VND / page
- True copy notarization under 20 pages: 10,000 VND / page
Certified True Copy
in Ho Chi Minh City
- True copy notarization over 20 pages: 8,000 VND / page
- True copy notarization under 20 pages: 10,000 VND / page
Sao y bản chính có giá trị bao lâu?
Pháp luật Việt Nam hiện nay không quy định thời hạn hiệu lực của bản sao y chứng thực. Về nguyên tắc, giá trị của bản sao y bản chính phụ thuộc vào hiệu lực của bản chính. Bản sao y sẽ có giá trị vô thời hạn cho đến khi bản gốc bị thay đổi, thu hồi hoặc hết hiệu lực pháp lý.
Tuy nhiên, khi đi làm thủ tục hành chính hoặc nộp hồ sơ, bạn cần phân biệt rõ 2 nhóm thời hạn thực tế sau đây để tránh bị từ chối hồ sơ một cách đáng tiếc:
- Nhóm có giá trị vô thời hạn: Áp dụng cho các giấy tờ có nội dung gốc cố định và không thay đổi theo thời gian như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp hay chứng chỉ. Bản sao y của nhóm này thường được các cơ quan tiếp nhận và chấp nhận ở mọi thời điểm.
- Nhóm có thời hạn thực tế (3 - 6 tháng): Áp dụng cho các loại giấy tờ có thể biến động nội dung hoặc bản gốc có thời hạn như CCCD, đăng ký kết hôn, sổ đỏ hay giấy phép kinh doanh. Để đảm bảo tính cập nhật, các tổ chức thường chỉ chấp nhận bản sao y của nhóm này trong vòng 3 đến 6 tháng gần nhất.
>> See more: Sao y bản chính có hiệu lực bao lâu?
Quy định về sao y bản chính
Quy định về sao y bản chính mới nhất được thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và quản lý tài liệu. Cụ thể như sau:
1. Các hình thức sao y bản chính
Theo quy định, sao y bao gồm 3 hình thức cơ bản:
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Thực hiện bằng cách chụp hoặc photocopy trực tiếp từ bản gốc, bản chính sang giấy.
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Thực hiện bằng việc in trực tiếp từ bản gốc văn bản điện tử ra bản giấy.
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Thực hiện bằng việc số hóa (scan) tài liệu giấy và tiến hành ký số của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Khi thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính phục vụ cho các giao dịch cá nhân, người yêu cầu có quyền lựa chọn bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện nhất và có nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác, minh bạch cho cán bộ tiếp nhận.
2. Cách đóng dấu sao y bản chính
Đóng dấu sao y bản chính ở vị trí nào sẽ còn tùy thuộc vào cơ quan thực hiện và mục đích sử dụng. Thông thường, dấu chứng thực sẽ được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Đối với hồ sơ nhiều trang, cơ quan chứng thực hoặc doanh nghiệp phải đóng dấu giáp lai tại mép phải của văn bản để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết cách đóng dấu sao y giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, tổ chức:
Criteria |
Tại cơ quan có thẩm quyền (UBND, Phòng Tư pháp, VP Công chứng) |
Trong doanh nghiệp, tổ chức (Sao y lưu trữ nội bộ) |
|---|---|---|
Người ký xác nhận | Cán bộ tư pháp hoặc Công chứng viên thực hiện ký và ghi rõ họ tên | Người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp ký tên. |
Vị trí đóng dấu tròn | Dấu chứng thực của cơ quan đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. | Dấu tròn pháp nhân của doanh nghiệp đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. |
Cách đóng dấu sao y bản chính nhiều trang | Đóng dấu giáp lai tại khoảng giữa mép phải các trang | Đóng dấu giáp lai trùm mép phải toàn bộ tập hồ sơ |
Why Choose No. 1 Translation?
Free Delivery
No. 1 Translation offers free delivery within city limits for orders from 300,000 VND and above.
Nationwide Coverage
We offer certified true copy services across the entire territory of Vietnam.
Free Printing
All certified true copy orders include free printing. No hidden fees.
Legal Consultancy
No. 1 Translation offers free legal consultancy for documents related to administrative procedures, visas, passports, and more.
Available 24/7
We provide 24/7 customer support, with the fastest turnaround to save your time.
Top-Rated Reputation
With nearly 20 years of experience, we handle even the most complex cases with confidence.
Providing the Best Certified True Copy Services
Fast, accurate, on time, and capable of handling high volumes — that’s what our customers say about our certified true copy service.
Outstanding Quality
We are always ready to support our customers with the fastest response, professional consultancy free document pickup and delivery, and expedited processing for Certified True Copy documents. Call our Hotline now: 0934.888.768 – 077.90.888.68 for immediate assistance!
Always the Lowest Prices
We utilize advanced project management platforms and modern equipment systems that allow us to automate operations and reduce execution costs. This enables us to deliver projects at the most competitive rates for our customers.
Capability of Handling High Volumes
With a large team of in-house staff, No. 1 Translation can meet all client demands, from just 1 page to 100,000 pages of certified true copies — all delivered the same day or within the shortest possible timeframe.
How to Submit Documents for Certified True Copy?
Câu hỏi thường gặp về sao y bản chính
Dưới đây là tổng hợp và giải đáp chi tiết cho những câu hỏi thường gặp nhất về quy trình, thủ tục cũng như các quy định pháp lý xoay quanh việc sao y bản chính.
Người có quyền ký sao y bản chính bao gồm cán bộ được giao nhiệm vụ tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, công chứng viên tại Văn phòng/Phòng Công chứng và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đối với văn bản do chính đơn vị đó ban hành.
Dấu sao y bản chính thường được đóng tại góc trên bên phải hoặc góc dưới bên phải ở phần khoảng trống cuối văn bản.
Sao y bản chính có mức phí 2.000 đồng/trang cho 02 trang đầu, từ trang thứ 3 là 1.000 đồng/trang và tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
Hiểu rõ sao y bản chính là gì cùng các quy định pháp lý liên quan sẽ giúp bạn chủ động và tiết kiệm tối đa thời gian khi chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ. Nếu bạn đang có khối lượng lớn tài liệu cần xử lý, hồ sơ tiếng nước ngoài phức tạp hoặc đơn giản là muốn tối ưu công sức đi lại chờ đợi, dịch vụ sao y bản chính trọn gói tại No.1 Translation chính là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn. Liên hệ ngay qua hotline 0934.888.768 – 0779.088.868 để nhận báo giá nhanh chóng nhất.
