Hợp đồng có sao y được không luôn là thắc mắc của rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp khi cần chuẩn bị hồ sơ hành chính hay thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế. Để bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tối ưu hóa quy trình xử lý giấy tờ, việc nắm rõ quy định pháp luật về chứng thực là điều vô cùng cần thiết. Hãy cùng No.1 Translation tìm hiểu chi tiết các quy định, điều kiện và thủ tục sao y hợp đồng chuẩn xác nhất ngay trong bài viết dưới đây.
LIÊN HỆ TƯ VẤN DỊCH VỤ SAO Y NGAY
Sao y là gì? Hợp đồng có sao y được không?
Để hiểu rõ bản chất pháp lý của vấn đề, trước hết chúng ta cần làm quen với các khái niệm nền tảng về hợp đồng và hoạt động sao y chứng thực theo quy định hiện hành.
Hợp đồng là gì?
Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự, thương mại hoặc lao động. Đây là cơ sở pháp lý tối cao để ràng buộc trách nhiệm và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hợp tác.
Sao y là gì?
Certified copy là quy trình tạo ra một hoặc nhiều bản sao có nội dung hoàn toàn trùng khớp với văn bản gốc. Bản sao này phải được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiến hành chứng thực hoặc công chứng để xác nhận tính hợp pháp, đảm bảo cấu trúc và nội dung không bị sai lệch so với nguồn ban đầu.
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 10, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, thuật ngữ “sao y” được định nghĩa là bản sao đầy đủ, chính xác toàn bộ nội dung của bản chính (ở đây là hợp đồng), được trình bày chuẩn chỉnh theo đúng thể thức và kỹ thuật văn bản pháp quy.
Hợp đồng có sao y được không?
Câu trả lời là Hoàn toàn có thể. Bạn hoàn toàn được phép thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính đối với các loại hợp đồng để phục vụ cho mục đích nộp hồ sơ hành chính hoặc ký kết giao dịch. Tuy nhiên, một điều kiện tiên quyết là hợp đồng đó phải hợp pháp, đã được công chứng, chứng thực hoặc được xác nhận, ký kết bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định.
Hợp đồng được sao y bản chính có giá trị pháp lý không?
Căn cứ theo Điều 26 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản sao y tuân thủ đúng kỹ thuật và thẩm quyền sẽ có giá trị pháp lý tương đương như bản gốc.
Do đó, đối với các loại hợp đồng kinh tế hay dân sự, khi đã được sao y bản chính đúng quy định của pháp luật, bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng thay thế cho bản chính trong các giao dịch thương mại, thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước hoặc làm chứng cứ khi giải quyết tranh chấp pháp lý.
> > See more: Notarized Translation, Notarized Copy and Notarized Economic Contract.
Các loại hợp đồng được phép sao y
Hợp đồng có sao y được không? Điều kiện và thủ tục chuẩn? Không phải mọi văn bản thỏa thuận đều có thể đem đi chứng thực; pháp luật quy định rõ ràng về các nhóm hợp đồng đủ điều kiện để thực hiện thủ tục này.
- Hợp đồng đã qua công chứng hoặc chứng thực: Đây là những văn bản có tính pháp lý cao nhất, ví dụ như hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà đất đã được xác nhận tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Bản gốc này hoàn toàn hợp lệ để làm căn cứ sao y.
- Hợp đồng không bắt buộc công chứng nhưng có xác nhận của pháp nhân: Điển hình là hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc có đóng dấu tròn pháp nhân và chữ ký hợp pháp của đại diện doanh nghiệp, cơ quan nhà nước.
- Hợp đồng thương mại và dịch vụ thông dụng: Các loại hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cung ứng tài sản giữa các doanh nghiệp sở hữu con dấu và tư cách pháp nhân hợp pháp.
- Đối với hợp đồng tự lập (viết tay hoặc đánh máy): Nếu văn bản chỉ chứa chữ ký thuần túy của các cá nhân mà không có bất kỳ sự xác nhận, đóng dấu nào của cơ quan hay tổ chức có thẩm quyền thì không được phép sao y. Đối với trường hợp này, các bên buộc phải mang bản chính cùng giấy tờ tùy thân đến cơ quan công chứng để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký hoặc chứng thực giao dịch trực tiếp.
> > See more: Sao Y Chứng Thực Là Gì? Khi Nào Nên Sao Y Và Chứng Thực?
Địa điểm thực hiện sao y hợp đồng hợp pháp
Khi đã giải đáp hợp đồng có sao y được không thì nếu có nhu cầu chứng thực, bạn có thể chủ động lựa chọn các địa điểm tiếp nhận hợp pháp:
- Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn: Bộ phận một cửa tại đây có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ, hợp đồng do cơ quan Việt Nam cấp hoặc xác nhận.
- Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện, quận, thị xã: Cơ quan này sở hữu thẩm quyền tương đương UBND cấp xã, chuyên trách xử lý các văn bản hành chính và dân sự.
- Các tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm cả Phòng công chứng (công lập) và Văn phòng công chứng (tư nhân). Đây là lựa chọn linh hoạt, nhanh chóng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên khi cần sao y hợp đồng kinh tế số lượng lớn.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài: Nơi tiếp nhận và thực hiện chứng thực sao y cho các công dân hoặc tổ chức Việt Nam đang học tập, làm việc và hoạt động tại nước ngoài theo thẩm quyền lãnh sự.
Lưu ý: Để tìm kiếm địa chỉ của các văn phòng công chứng hoặc cơ quan tư pháp gần vị trí của mình nhất, bạn hãy truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp tỉnh/thành phố nơi mình đang sinh sống. Chi tiết về quy trình xem thêm tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
> > See more: Thủ Tục Chứng Thực Hợp Đồng Mua Bán Đất Mới Nhất.
Những nội dung quan trọng có trong bản sao y hợp đồng
Hợp đồng có sao y được không, có nội dung quan trọng nào? Một bản sao y hợp đồng đúng quy chuẩn và có giá trị pháp lý bắt buộc phải thể hiện đầy đủ các cấu phần kỹ thuật. Tùy thuộc vào hình thức lưu trữ, các nội dung này được quy định cụ thể tại Phụ lục I của văn bản luật:
Bản sao y định dạng điện tử:
- Chỉ rõ hình thức sao cụ thể (Sao y, Sao lục hoặc Trích sao).
- Ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện sao văn bản.
- Tên loại văn bản gốc.
- Thông tin thời gian ký số chính xác của người có thẩm quyền: Hiển thị rõ Ngày/tháng/năm; giờ:phút:giây theo tiêu chuẩn múi giờ Việt Nam (ISO 8601).
- Danh sách nơi nhận văn bản.
- Chứng thực bằng chữ ký số và dấu điện tử của cơ quan, tổ chức ban hành.
Bản sao y định dạng giấy:
- Ghi rõ thể thức hình thức sao (Sao y/ Sao lục/ Trích sao).
- Tên cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực bản sao.
- Số và ký hiệu bản sao: Gồm số thứ tự đăng ký trong sổ chứng thực và chữ viết tắt tên loại bản sao theo quy định chung.
- Tên loại văn bản được sao.
- Địa danh hành chính và thời gian tiến hành sao văn bản (Ví dụ: Hà Nội, Ngày… tháng… năm…).
- Ghi rõ quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký tươi của người thực hiện sao văn bản.
- Đóng dấu mộc đỏ trực tiếp của cơ quan, tổ chức thực hiện.
- Mục nơi nhận.
> > See more: Sao Y Bản Chính Có Thời Hạn Bao Lâu [Giải Đáp]
Những loại giấy tờ, hợp đồng không được chứng thực bản sao?
Hợp đồng có sao y được không, trường hợp nào bị từ chối? Người dân và doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp đặc biệt bị từ chối chứng thực được quy định rõ tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:
- Bản chính hợp đồng có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa, bôi nhọ, thêm hoặc bớt các nội dung làm thay đổi bản chất văn bản một cách không hợp lệ.
- Bản chính bị hủy hoại, hư hỏng nặng, cũ nát hoặc nhòe chữ dẫn đến việc không thể xác định được nội dung chính xác bên trong.
- Hợp đồng thuộc danh mục đóng dấu mật của cơ quan có thẩm quyền hoặc tuy không đóng dấu mật nhưng có dòng chữ ghi rõ cấm sao chụp dưới mọi hình thức.
- Văn bản có nội dung trái với quy định pháp luật, đi ngược lại đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống phá chế độ XHCN; xuyên tạc lịch sử dân tộc; bôi nhọ, xúc phạm uy tín, danh dự của tổ chức, cá nhân hoặc xâm phạm quyền công dân.
- Hợp đồng do các cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc công chứng nhưng chưa được tiến hành consular legalization theo đúng trình tự quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Các loại giấy tờ, thỏa thuận do cá nhân tự lập đơn phương mà hoàn toàn không có xác nhận hay đóng dấu hợp pháp từ cơ quan có thẩm quyền.
> > See more: Những Trường Hợp Nào Không Được Chứng Thực Chữ Ký?
Hợp đồng có sao y được không? Thủ tục và giấy tờ cần chuẩn bị
Để quá trình chứng thực tại các cơ quan chức năng diễn ra thuận lợi, không tốn thời gian bổ sung hồ sơ, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ sau:
- Bản chính của hợp đồng: Đây là tài liệu bắt buộc phải xuất trình để cán bộ tư pháp đối chiếu trực tiếp. Pháp luật nghiêm cấm việc dùng một bản đã sao y trước đó để tiếp tục nhân bản và chứng thực.
- Bản photo hợp đồng: Bạn nên chuẩn bị sẵn số lượng bản photo tương ứng với nhu cầu sử dụng thực tế để nộp kèm bản chính, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi.
- Giấy tờ pháp lý cá nhân: Mang theo Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người trực tiếp đi thực hiện thủ tục để xác minh nhân thân khi được yêu cầu.
Câu hỏi hợp đồng có sao y được không đã được pháp luật giải đáp rất rõ ràng bằng các thông tư, nghị định cụ thể. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình hoàn thiện hồ sơ, hãy Contact now with No.1 Translation để được hỗ trợ chuyên nghiệp, nhanh chóng nhất.
