Những văn bản nào được phép sao y bản chính là câu hỏi được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện các thủ tục hành chính. Để giúp bạn có cái nhìn chính xác và hợp pháp, No.1 Translation xin chia sẻ toàn bộ quy định mới nhất về quy trình chứng thực. Việc nắm rõ các loại giấy tờ được chấp thuận sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.
LIÊN HỆ TƯ VẤN DỊCH VỤ SAO Y CHỨNG THỰC NGAY
Sao y (chứng thực bản sao) từ bản chính là gì?
Dựa trên cơ sở pháp lý tại khoản 10, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư ban hành ngày 05/03/2020, khái niệm này được định nghĩa như sau:
“Bản sao y” là bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác so với bản gốc hoặc bản chính của văn bản, được thể hiện đúng hình thức và kỹ thuật theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, đối chiếu theo khoản 1 và khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, hợp đồng và giao dịch:
- Cấp bản sao từ sổ gốc: Là hoạt động do cơ quan, tổ chức quản lý sổ gốc thực hiện. Họ sẽ căn cứ trực tiếp vào sổ gốc để cấp bản sao có nội dung hoàn toàn trùng khớp với dữ liệu gốc.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: Là việc cơ quan có thẩm quyền đối chiếu bản sao với bản chính để xác nhận tính chính xác, đồng nhất giữa hai văn bản.
>> See more: Sao Y Chứng Thực Là Gì? Khi Nào Nên Sao Y Và Chứng Thực?
Danh sách những văn bản nào được phép sao y bản chính
Theo hành lang pháp lý Việt Nam hiện hành (Nghị định 23/2015/NĐ-CP), những văn bản nào được phép sao y bản chính dưới đây đủ điều kiện để tiến hành chứng thực bản sao:
Văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp
Bao gồm các loại giấy tờ được cấp lần đầu, cấp lại hoặc cấp đổi bởi cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội hoặc đơn vị có thẩm quyền như:
- National ID card.
- Passport
- Birth certificate.
- Sổ hộ khẩu (nếu còn giá trị lưu trữ).
- Degrees, certificates.
- Marriage Certificate
- Business licenses
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Văn bản do cá nhân lập nhưng được xác nhận hợp pháp
Những văn bản nào được phép sao y bản chính? Một số giấy tờ do cá nhân tự lập vẫn có thể sao y nếu đã được cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xác nhận và đóng dấu hợp lệ.
Example:
- Giấy xác nhận công tác.
- Giấy xác nhận thu nhập.
- Đơn cam kết có xác nhận của cơ quan liên quan.
Hợp đồng và văn bản thỏa thuận
Các hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận được ký kết hợp pháp giữa các bên cũng có thể thực hiện chứng thực bản sao nếu đáp ứng điều kiện pháp luật quy định.
Example:
- Employment contract
- Hợp đồng thuê nhà.
- Hợp đồng mua bán.
- Văn bản thỏa thuận dân sự.
>> See more: Hợp Đồng Có Sao Y Được Không? Giải Đáp Chi Tiết Nhất.
Các trường hợp KHÔNG được phép sao y bản chính
Ngoài những văn bản được phép certified copy, để tránh bị từ chối khi đi chứng thực, bạn cần lưu ý các trường hợp đặc biệt không được phép sao y dưới đây:
- Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa đổi, thêm hoặc bớt các nội dung một cách bất hợp pháp.
- Bản chính bị hủy hoại, rách nát, cũ kỹ đến mức không thể xác định rõ ràng nội dung bên trong.
- Bản chính thuộc danh mục tài liệu đóng dấu mật của cơ quan có thẩm quyền, hoặc không đóng dấu mật nhưng có dòng chữ ghi rõ “Không được sao chụp”.
- Bản chính chứa các nội dung vi phạm pháp luật như: Trái với đạo đức xã hội; kích động chiến tranh, chống phá chế độ XHCH Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc; bôi nhọ danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân/tổ chức; hoặc xâm phạm quyền công dân.
- Bản chính do cơ quan nước ngoài cấp hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành.
- Giấy tờ cá nhân tự lập nhưng thiếu đi sự xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.
Thẩm quyền thực hiện sao y bản chính gồm những ai?
Những văn bản nào được phép sao y bản chính, ai được thực hiện? Căn cứ theo luật định, các cơ quan, đơn vị và cá nhân sau đây có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao:
- Phòng Tư pháp cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
- Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, phường, thị trấn.
- Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài.
- Công chứng viên tại các Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng hợp pháp.
Cá nhân trực tiếp ký lời chứng: Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng Tư pháp; Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã; Công chứng viên; Viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự được ủy quyền.
>> See more: Cơ Quan, Tổ Chức Có Thẩm Quyền Sao Y Bản Chính Chi Tiết.
Các hình thức sao y bản chính hợp pháp hiện nay
Khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ 3 hình thức chuyển đổi khi sao y văn bản bao gồm:
- Từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Chụp trực tiếp từ bản gốc/bản chính bằng giấy sang một bản giấy khác.
- Từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Thực hiện in trực tiếp dữ liệu từ bản gốc văn bản điện tử ra thành văn bản giấy.
- Từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Tiến hành số hóa (quét/scan) văn bản giấy và thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Giá trị pháp lý của bản sao y từ bản chính như thế nào?
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP xác lập giá trị pháp lý cụ thể cho các loại văn bản chứng thực:
- Bản sao từ sổ gốc và Bản sao chứng thực từ bản chính: Có giá trị sử dụng hoàn toàn thay thế cho bản chính trong các giao dịch dân sự, hành chính (trừ các trường hợp luật có quy định khác).
- Chữ ký được chứng thực: Có giá trị chứng minh chính xác người yêu cầu đã ký chữ ký đó, là cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực: Là chứng cứ vững chắc chứng minh về mốc thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự, sự tự nguyện và chữ ký/dấu điểm chỉ của các bên.
Lưu ý quan trọng: Mọi giấy tờ chứng thực bản sao hoặc chữ ký không tuân thủ đúng Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP đều không mang giá trị pháp lý.
>> See more: Giấy Tờ Sao Y Chứng Thực Có Giá Trị Sử Dụng Trong Bao Lâu?
Hồ sơ, thủ tục sao y bản chính chi tiết
Khi tiến hành sao y, bạn phải chuẩn bị tài liệu là bản gốc hoặc bản chính (được tạo ra từ bản gốc).
- Bản gốc: Là bản đầu tiên, hoàn chỉnh nội dung, thể thức và có chữ ký trực tiếp hoặc ký số duy nhất của người có thẩm quyền.
- Bản chính: Bản hoàn chỉnh nội dung, thể thức, được nhân bản từ bản có chữ ký trực tiếp. Bản gốc chỉ có một, nhưng bản chính có thể có nhiều bản.
Quy trình các bước thực hiện:
Để thực hiện chứng thực bản sao, người yêu cầu cần chuẩn bị bản gốc hoặc bản chính hợp lệ của giấy tờ cần sao y.
Step 1: Prepare the application
Người yêu cầu xuất trình:
- Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
- Bản gốc hoặc bản chính của giấy tờ cần chứng thực.
Trường hợp yêu cầu thay người khác cần bổ sung giấy tờ chứng minh quan hệ hoặc giấy ủy quyền hợp lệ.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu nội dung và kiểm tra tính hợp lệ của bản chính.
Nếu cấp bản sao từ sổ gốc, cơ quan sẽ căn cứ dữ liệu lưu trữ để thực hiện.
> > See more: Trích Lục Khai Tử Có Sao Y Được Không?
Bước 3: Tiến hành chứng thực
Sau khi đối chiếu chính xác, người thực hiện chứng thực sẽ:
- Ghi lời chứng theo mẫu quy định.
- Ký tên và đóng dấu.
- Ghi thông tin vào sổ chứng thực.
Đối với hồ sơ nhiều trang hoặc nhiều tờ, cơ quan sẽ đóng dấu giáp lai theo quy định.
Bước 4: Trả kết quả
Thông thường hồ sơ được giải quyết trong ngày làm việc. Nếu nộp sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp gửi hồ sơ qua bưu điện, thời gian xử lý được tính từ khi cơ quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Việc hiểu rõ những văn bản nào được phép sao y bản chính sẽ giúp bạn chủ động hơn khi xử lý các hồ sơ pháp lý hằng ngày. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị giấy tờ, dịch thuật công chứng hay cần tư vấn chuyên sâu, hãy Contact now with No.1 Translation. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh chóng, chính xác và đúng luật.
>> See more: Phí Công Chứng Sao Y Bản Chính Mới Nhất Và Cách Tính Đúng Luật.
