Giấy khai sinh là một trong những giấy tờ hộ tịch quan trọng nhất của công dân và được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính. Vậy giấy khai sinh bản sao có công chứng được không và giá trị pháp lý của nó như thế nào? Hãy cùng No.1 Translation làm rõ vấn đề này ngay dưới đây.
>>> See more: Giấy khai sinh có sao y bản chính được không?
Giấy khai sinh bản sao công chứng là gì?
Về bản chất, giấy khai sinh bản sao công chứng là bản sao được chứng thực từ bản chính giấy khai sinh. Bản sao này có nội dung hoàn toàn trùng khớp với bản chính, có giá trị pháp lý tương đương và được sử dụng rộng rãi trong nhiều thủ tục hành chính.
Hiện nay, giấy khai sinh bản sao thường tồn tại dưới 2 hình thức phổ biến bao gồm:
- Bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính: Đây là bản chụp (photocopy) từ bản chính giấy khai sinh, được cơ quan có thẩm quyền đối chiếu trực tiếp với bản chính để xác nhận bản sao có nội dung hoàn toàn trùng khớp với bản chính.
- Bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc (bản sao trích lục): Đây là bản sao do cơ quan quản lý sổ đăng ký hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trích xuất. Nội dung của loại bản sao này không cần bản gốc để đối chiếu mà được căn cứ hoàn toàn vào thông tin lưu trữ trong sổ gốc.
>>> See more: Bản trích lục có sao y được không?
Bản sao giấy khai sinh có công chứng được không?
Giấy khai sinh không thuộc đối tượng được công chứng mà phải thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định của pháp luật.
Cụ thể, Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao có nội dung đúng với bản chính. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực chỉ được phép đối chiếu trực tiếp với bản chính hợp pháp trước khi xác nhận giá trị của bản sao.
Bên cạnh đó, pháp luật cũng không cho phép thực hiện việc “sao y từ bản sao” hay chứng thực một bản sao đã được chứng thực trước đó. Nói cách khác, cơ quan có thẩm quyền không được sử dụng một bản sao đã đóng dấu chứng thực để tiếp tục tạo ra bản sao chứng thực mới.
Do đó, nếu muốn có bản sao giấy khai sinh hợp lệ để sử dụng trong các thủ tục hành chính, bạn cần xuất trình bản chính giấy khai sinh or bản trích lục khai sinh để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu trực tiếp. Sau khi hoàn tất thủ tục chứng thực, bản sao này sẽ được công nhận và sử dụng theo quy định của pháp luật.
Công chứng bản sao giấy khai sinh ở đâu?
Như đã đề cập, giấy khai sinh không thuộc đối tượng được công chứng mà phải thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính (hay còn gọi là certified copy). Bạn có thể mang giấy khai sinh đến bất kỳ Ủy ban nhân dân cấp xã/phường/thị trấn, Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc các Notary office trên toàn quốc để tiến hành công chứng (sao y chứng thực).
Nếu không có thời gian đi lại, bạn có thể chủ động xin giấy khai sinh bản sao online dễ dàng bằng cách truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, thành phố.
Mặc dù việc chứng thực bản sao giấy khai sinh là thủ tục khá đơn giản, nhưng đối với các hồ sơ du học, xin visa, kết hôn với người nước ngoài,… giấy khai sinh thường cần Notarized translation và trong nhiều trường hợp phải thực hiện thêm thủ tục consular legalization.
Nếu bạn đang chuẩn bị study abroad profile, xin visa, kết hôn nước ngoài, bảo lãnh thân nhân hoặc định cư, Dịch Thuật Số 1 cung cấp giải pháp trọn gói từ dịch thuật công chứng giấy khai sinh đến hoàn thiện toàn bộ hồ sơ pháp lý liên quan. Contact Us Now! để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá nhanh chóng bạn nhé.
Giấy khai sinh công chứng có hiệu lực bao lâu?
Luật Công chứng và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đều không quy định thời hạn sử dụng đối với bản sao giấy khai sinh đã được chứng thực. Điều này đồng nghĩa với việc bản sao giấy khai sinh công chứng (chứng thực) không có thời hạn hiệu lực và có thể được sử dụng vô thời hạn, miễn là nội dung trên bản chính vẫn còn nguyên giá trị pháp lý.
Tuy nhiên, nếu thông tin trên bản chính giấy khai sinh có sự thay đổi, cải chính hộ tịch (ví dụ: đổi họ tên, dân tộc, quê quán…), thì những bản sao chứng thực trước thời điểm thay đổi sẽ lập tức vô hiệu. Lúc này, bạn bắt buộc phải tiến hành chứng thực lại bản sao mới theo thông tin đã được cập nhật.
>>> See more: Giấy tờ sao y công chứng có thời hạn bao lâu?
Công chứng giấy khai sinh cần những gì?
Để quá trình công chứng (chứng thực) giấy khai sinh diễn ra thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ bắt buộc sau đây:
- Bản chính Giấy khai sinh: Đây là giấy tờ quan trọng nhất và bắt buộc phải có để người thực hiện chứng thực đối chiếu, xác minh tính xác thực của thông tin.
- Bản photo Giấy khai sinh: Bạn nên chuẩn bị sẵn các bản photo từ bản chính giấy khai sinh theo số lượng mình cần (ví dụ: cần 3 bản sao thì chuẩn bị sẵn 3 bản photo). Nếu không kịp chuẩn bị, bạn có thể photo trực tiếp tại cơ quan hành chính hoặc văn phòng công chứng.
- Giấy tờ tùy thân: Bạn cần mang theo thẻ Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn hạn sử dụng để chứng minh nhân thân khi nộp hồ sơ.
Nhiều cơ quan hiện nay cũng cho phép xuất trình Căn cước điện tử trên ứng dụng VNeID (đã kích hoạt tài khoản mức độ 2) để thay thế cho thẻ vật lý khi làm thủ tục. Tuy nhiên, để tránh phát sinh vướng mắc, bạn nên kiểm tra trước quy định của cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc mang theo giấy tờ bản cứng để sử dụng khi cần thiết.
Phí công chứng giấy khai sinh
Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 226/2016/TT-BTC, phí chứng thực giấy khai sinh hoặc chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang. Tuy nhiên, từ trang thứ 3 trở đi, phí thu giảm còn 1.000 đồng/trang. Đồng thời, mức phí thu tối đa không được vượt quá 200.000 đồng/bản.
FAQ – Các câu hỏi thường gặp liên quan đến giấy khai sinh bản sao công chứng
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về thủ tục, thời hạn sử dụng hoặc giá trị pháp lý của giấy khai sinh bản sao công chứng, hãy tham khảo những câu hỏi thường gặp dưới đây.
Giấy khai sinh bản sao công chứng có thời hạn không?
No. Giấy khai sinh bản sao công chứng (chứng thực từ bản chính) không có thời hạn sử dụng và có giá trị vô thời hạn. Tuy nhiên, bản sao sẽ không còn giá trị nếu bản chính bị thu hồi, hủy bỏ hoặc thông tin hộ tịch trên bản gốc đã được thay đổi, cải chính theo quy định.
Văn phòng công chứng có công chứng giấy khai sinh không?
Có. Văn phòng công chứng có thể thực hiện thủ tục sao y giấy khai sinh từ bản chính. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật, thủ tục này được gọi chính xác là chứng thực bản sao từ bản chính, không phải công chứng giấy khai sinh theo nghĩa thông thường.
Hy vọng những thông tin chi tiết về thủ tục, chi phí, địa điểm và thời hạn hiệu lực của giấy khai sinh bản sao công chứng (chứng thực) trên đây đã giúp bạn giải tỏa được những băn khoăn khi chuẩn bị hồ sơ hành chính. Nếu cần sử dụng giấy khai sinh cho hồ sơ du học, xin visa, định cư hoặc các thủ tục tại nước ngoài, Dịch Thuật Số 1 sẵn sàng hỗ trợ trọn gói, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và đúng yêu cầu. Gọi ngay hotline 0934.888.768 – 0779.088.868 để được tư vấn nhé.
