What is the English customs declaration? Standard customs declaration form 2025

In this article, No.1 Translation sẽ chi tiết về khái niệm, mẫu tờ khai hải quan bằng tiếng Anh chuẩn 2025 và báo giá chi tiết dịch vụ để hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng, chính xác.

Tờ khai hải quan tiếng Anh là gì?

Tờ khai hải quan tiếng Anh được gọi là Customs Declaration or Customs Entry. Đây là văn bản bắt buộc mà người khai hải quan (bao gồm chủ hàng hóa, chủ phương tiện hoặc người được ủy quyền) phải kê khai đầy đủ khi thực hiện xuất, nhập khẩu hoặc quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam.

Tờ khai hải quan chứa các thông tin quan trọng như loại hàng hóa, số lượng, giá trị, xuất xứ, điểm đến và thông tin của người xuất nhập khẩu. Những thông tin này giúp cơ quan hải quan kiểm soát hàng hóa, thu thuế, xác định phí liên quan, cũng như thu thập dữ liệu thống kê thương mại.

Hiện nay, việc truyền tờ khai hải quan được thực hiện qua phần mềm điện tử như ECUS5VNACCS or FPT.TQDT. Sau khi truyền tờ khai, cơ quan hải quan sẽ trả kết quả phân luồng và doanh nghiệp sẽ in tờ khai này cùng bộ hồ sơ để tiến hành thủ tục thông quan hàng hóa.

Tờ khai hải quan không chỉ là tài liệu pháp lý bắt buộc trong quy trình xuất nhập khẩu mà còn là căn cứ để doanh nghiệp làm chứng từ kế toán và cung cấp dữ liệu cho cơ quan quản lý trong việc thống kê thương mại quốc gia.

Chức năng cơ bản của tờ khai hải quan

Customs declarations là chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, đóng vai trò cung cấp thông tin và làm căn cứ pháp lý cho cơ quan hải quan trong quá trình kiểm tra, giám sát hàng hóa. Các chức năng chính bao gồm:

• Cung cấp thông tin chính thức về chủ thể tham gia (người xuất nhập khẩu, người khai hải quan) và đối tượng chịu kiểm tra – giám sát (lô hàng).

• Là chứng từ pháp lý bắt buộc trong quy trình làm thủ tục hải quan, giúp cơ quan hải quan đánh giá, kiểm tra và quản lý hàng hóa theo đúng quy định.

• Đóng vai trò chứng từ kế toán dành cho doanh nghiệp và chủ hàng trong toàn bộ hoạt động xuất – nhập khẩu.

• Cung cấp dữ liệu thống kê quan trọng, hỗ trợ cơ quan hải quan tổng hợp và phân tích tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa theo từng thời kỳ.

👉 See more: Mẫu khai nhập khẩu hàng hóa tiếng Anh

Giá trị pháp lý của tờ khai hải quan

Customs declarations là chứng từ pháp lý quan trọng nhất trong bộ hồ sơ hải quan và bắt buộc phải có trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu. Một bộ hồ sơ sẽ không hợp lệ nếu thiếu tờ khai hải quan, vì khi đó không thể phân biệt được với các chứng từ thương mại thông thường.

• Mọi thông tin khai báo trên tờ khai phải chính xác, trung thực và người khai hải quan phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về nội dung đã kê khai.

• Tờ khai hải quan là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan hải quan tính thuế, thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa và xử lý vi phạm (nếu có).

Nhờ giá trị pháp lý cao, tờ khai hải quan đảm bảo quá trình quản lý, kiểm soát và thông quan hàng hóa diễn ra minh bạch và đúng quy định.

Có những loại tờ khai hải quan nào?

Dựa trên mục đích và loại hình giao dịch, mẫu tờ khai hải quan tiếng Anh được phân thành ba nhóm chính:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu (Export Customs Declaration): Áp dụng cho hàng hóa được vận chuyển ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.

• Tờ khai hải quan nhập khẩu (Import Customs Declaration): Sử dụng cho hàng hóa đưa vào Việt Nam từ nước ngoài.

• Tờ khai hải quan quá cảnh (Transit Customs Declaration): Dùng cho hàng hóa di chuyển qua lãnh thổ Việt Nam nhưng không thực hiện thủ tục nhập khẩu hoặc xuất khẩu tại Việt Nam.

Việc phân loại đúng loại tờ khai giúp quá trình khai báo và thông quan diễn ra nhanh chóng, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định hải quan.

👉 See more: Dịch tiếng Anh chuyên ngành Hàng hải

Mẫu tờ khai hải quan bằng tiếng Anh chuẩn form 2024

Nội dung trên tờ khai báo hải quan tiếng Anh

Nội dung trên tờ khai hải quan có thể thay đổi tùy theo quốc gia và loại hình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, thông tin chung thường được yêu cầu bao gồm:

A. Thông tin chung về tờ khai (Declaration Information)

• Loại tờ khai (Type of Declaration): Xuất khẩu (Export), nhập khẩu (Import), quá cảnh (Transit)…
• Chế độ hải quan (Customs Procedure): Nhập khẩu thông thường (Import for Home Use), tạm nhập tái xuất (Temporary Import),…
• Mã số tờ khai (Declaration Number): Do hệ thống tự động cấp.
• Ngày khai hải quan (Date of Declaration): Ngày người khai hải quan gửi tờ khai cho cơ quan hải quan.

B. Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu (Exporter/Importer Information)

• Tên đầy đủ (Full Name):
• Mã số thuế (Tax Identification Number):
• Địa chỉ (Address):
• Quốc gia (Country):

C. Thông tin người khai hải quan (Declarant Information)

• Tên đầy đủ (Full Name):
• Mã số thuế (Tax Identification Number):
• Địa chỉ (Address):
• Quốc gia (Country):
• Mối quan hệ với chủ hàng (Relationship with the owner of the goods): Chủ hàng (Owner), Đại lý hải quan (Customs Broker),…

D. Thông tin về lô hàng (Goods Information)

• Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Tên gọi, chủng loại, công dụng, quy cách,…
• Mã số HS (Harmonized System Code): 6 chữ số đầu tiên là chung cho tất cả các nước, các chữ số tiếp theo do từng quốc gia quy định.
• Số lượng (Quantity): Kèm theo đơn vị tính (Unit of Measurement).
• Trọng lượng (Weight): Trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng tổng (Gross Weight).
• Giá trị (Value): Giá FOB (Free on Board), giá CIF (Cost, Insurance and Freight)…
• Xuất xứ hàng hóa (Country of Origin): Nơi sản xuất hoặc chế biến hàng hóa.
• Điều kiện giao hàng (Incoterms): EXW, FOB, CIF,…
• Thông tin về bao bì (Packaging Information): Loại bao bì (Type of packaging), số lượng kiện (Number of packages),…

E. Thông tin vận tải (Transportation Information)

• Phương tiện vận tải (Mode of Transport): Đường biển (Sea), đường hàng không (Air), đường bộ (Road),…
• Tên phương tiện vận tải (Name of Conveyance):
• Số hiệu chuyến bay/chuyến tàu (Flight/Vessel Number):
• Cảng xếp hàng (Port of Loading):
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge):
• Nơi đến (Place of Destination):

F. Thông tin khác (Other Information)

• Mục đích nhập khẩu (Purpose of Importation): Kinh doanh, sử dụng nội bộ,…
• Hồ sơ đính kèm (Supporting Documents): Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading),…
• Cam kết của người khai hải quan (Declaration Statement): Xác nhận tính chính xác và trung thực của thông tin đã khai báo.