Từ ngày 11/09/2026, Công ước La Hay về việc miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài đã chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Thay vì thực hiện quy trình consular legalization qua cơ quan ngoại giao của nước tiếp nhận, giấy tờ thuộc phạm vi Công ước có thể được sử dụng sau khi được cấp Chứng nhận Apostille. Hãy cùng No.1 Translation tìm hiểu chi tiết Apostille là gì và cách xin tem Apostille tại Việt Nam theo quy định mới nhất ngay sau đây.
>>> See more: Giấy tờ nào cần chứng nhận Apostille?
Apostille là gì?
Apostille (Cách đọc: “ah-pos-teel”) là chứng nhận được cấp theo Công ước La Hay 1961 nhằm xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh và con dấu trên giấy tờ công để giấy tờ này có thể được sử dụng tại quốc gia khác mà không phải thực hiện consular legalization procedures.
Công ước Apostille tại Việt Nam có hiệu lực từ 11/09/2026. Theo đó, giấy tờ công Việt Nam sau khi được cấp chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền có thể được sử dụng tại hơn 120 quốc gia là thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục xác minh nào tại Đại sứ quán hay Lãnh sự quán của nước tiếp nhận.
>>> Xem thêm: Danh sách các quốc gia tham gia Công ước Apostille
Xin dấu Apostille ở đâu?
Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille. Hiện nay, người dân và tổ chức có thể xin dấu Apostille trực tiếp tại trụ sở của Cục Lãnh sự (40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội) đối với các tỉnh phía Bắc hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1) đối với các tỉnh phía Nam.
Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định về lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho UBND cấp tỉnh. Việc phân cấp được thực hiện theo các tiêu chí, điều kiện và lộ trình do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định. Vì vậy, không phải mọi UBND cấp tỉnh đều đương nhiên có thẩm quyền cấp Apostille.
Khi dùng giấy tờ cho các mục đích như du học, định cư hay làm việc tại nước ngoài, sau khi được cấp chứng nhận Apostille, bạn vẫn cần Notarized translation sang ngôn ngữ đích để hồ sơ được chấp nhận.
Nếu bạn đang gặp khó khăn với các thủ tục rườm rà, hãy để Dịch Thuật Số 1 đồng hành cùng bạn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ Dịch thuật công chứng đến hỗ trợ Xin dấu Apostille, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Liên hệ ngay với No.1 Translation qua hotline 0934.888.768 để được tư vấn miễn phí và hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng.
Quy trình xin chứng nhận Apostille tại Việt Nam
Theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, thủ tục cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam được thực hiện theo quy trình dưới đây.
Bước 1: Tra cứu giấy tờ thuộc diện được cấp Apostille
Trước khi nộp hồ sơ, người đề nghị cần kiểm tra xem giấy tờ của mình có nằm trong danh mục các loại giấy tờ công của Việt Nam được cấp chứng nhận Apostille hay không. Theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, danh mục này bao gồm:
Giấy tờ tố tụng và thi hành án:
- Bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra.
- Quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự.
- Vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.
Giấy tờ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp, chứng nhận:
- Giấy tờ về hộ tịch (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn,…), quốc tịch, nuôi con nuôi.
- Phiếu lý lịch tư pháp.
- Văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu.
- Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và các giấy tờ y tế khác.
- Các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp/chứng nhận.
Văn bản công chứng: Hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng qua các thời kỳ.
Văn bản chứng thực:
- Bản sao chứng thực từ bản chính.
- Chứng thực chữ ký (bao gồm cả chữ ký người dịch).
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Các giấy tờ công khác: Các giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định (trừ trường hợp thuộc các trường hợp ngoại lệ quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP).
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ & chọn phương thức nộp
Nghị định quy định 02 phương thức nộp hồ sơ bao gồm:
- Phương thức 1 (Trực tiếp hoặc Bưu chính): Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính.
- Phương thức 2 (Trực tuyến): Nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc qua Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).
Nghị định quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền. Người đề nghị cấp chứng nhận Apostille cho giấy tờ, tài liệu của người khác chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp, sử dụng giấy tờ, tài liệu và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng như các pháp luật liên quan.
Bước 3: Nhận kết quả
Kết quả tem/chứng nhận Apostille sẽ được trả trực tiếp tại bộ phận Một cửa, gửi qua bưu điện về địa chỉ đăng ký hoặc hiển thị dưới dạng chứng nhận điện tử (e-Apostille) tra cứu trên Sổ đăng ký điện tử.
Chi phí xin cấp Apostille tại Việt Nam
Theo Điều 9 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, người đề nghị cấp chứng nhận Apostille phải nộp phí chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí. Mức phí hiện hành được quy định tại Thông tư 157/2016/TT-BTC. Chi phí nhà nước để cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam là 30.000 đồng/bản/lần.
Phí được nộp tại thời điểm thực hiện thủ tục, theo phương thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp: Thanh toán bằng VNĐ tại Bộ phận Một cửa của Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille.
- Nộp trực tuyến toàn trình: Thanh toán trực tuyến theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).
Ngoài phí cấp Apostille, tổng chi phí thực tế có thể bao gồm:
- Phí dịch thuật: Phát sinh khi giấy tờ cần được dịch sang tiếng Việt hoặc ngôn ngữ mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu. Chi phí phụ thuộc vào ngôn ngữ, loại tài liệu, số trang và số lượng bản dịch.
- Phí công chứng/chứng thực bản dịch: Áp dụng khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực.
- Phí sao y, chứng thực: Phát sinh nếu hồ sơ cần bản sao chứng thực từ bản chính hoặc các giấy tờ liên quan.
- Phí bưu chính/chuyển phát: Áp dụng khi lựa chọn gửi hồ sơ hoặc nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu chính.
- Phí dịch vụ hỗ trợ hồ sơ: Phát sinh khi sử dụng đơn vị chuyên nghiệp để tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục Apostille thay mặt người có nhu cầu.
Việc nắm rõ thực hiện Apostille tại Việt Nam như thế nào theo quy định mới nhất 2026 sẽ giúp bạn chủ động hoàn thiện các thủ tục pháp lý, sẵn sàng cho các kế hoạch du học, làm việc, định cư hay hợp tác quốc tế. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu, Dịch Thuật Số 1 tự hào cung cấp dịch vụ trọn gói từ tư vấn xin dấu Apostille đến dịch thuật công chứng đa ngôn ngữ, đảm bảo tính pháp lý 100% và giao kết quả đúng hẹn.
