Theo quy định mới của Luật Công chứng 2024, việc công chứng bản dịch sẽ được thay thế bằng chứng thực chữ ký của người dịch. Đồng thời, luật cũng mở rộng các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân trong những tình huống đặc biệt.
Tiêu chuẩn và điều kiện của người dịch mới nhất 2025
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và điều kiện sau để được thực hiện dịch thuật và tham gia chứng thực bản dịch:
- Người dịch phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên đối với ngôn ngữ cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên, trong đó ngôn ngữ cần dịch là ngôn ngữ sử dụng trong quá trình học tập.
- Đối với những thứ tiếng không phổ biến, nếu người dịch không có bằng cấp theo quy định nêu trên, thì bắt buộc phải chứng minh được khả năng thông thạo ngôn ngữ cần dịch, bảo đảm độ chính xác và chất lượng nội dung bản dịch.
Quy định trên nhằm bảo đảm chất lượng dịch thuật, tính chính xác về nội dung và tính pháp lý khi sử dụng bản dịch trong hồ sơ, thủ tục hành chính, giao dịch pháp luật. Cá nhân và tổ chức có liên quan cần nắm rõ để thực hiện đúng quy định hiện hành.
Quy định mới về công chứng bản dịch mà người dân cần biết
Kể từ ngày 01/7/2025, Luật Công chứng năm 2024 cùng với Nghị định số 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành luật đã chính thức có hiệu lực thi hành trên toàn quốc. Dưới đây là những điểm mới nổi bật mà người dân cần lưu ý:
Bỏ công chứng bản dịch, chuyển sang chứng thực chữ ký người dịch
Theo Điều 18 Luật Công chứng 2024, từ ngày 01/7/2025, hoạt động công chứng bản dịch chính thức bị bãi bỏ. Thay vào đó, công chứng viên chỉ thực hiện chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực.
Trước đây, Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên được notarized translation (Điều 61), nhưng nay nội dung này đã bị loại bỏ. Việc chứng thực chữ ký người dịch phản ánh đúng bản chất pháp lý và phù hợp với thực tiễn.
Người dân có nhu cầu xác nhận bản dịch sẽ thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Bên cạnh đó, các bản dịch đã được công chứng trước ngày 01/7/2025 vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý.
Chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký kết văn bản
Theo Điều 50 Luật Công chứng 2024, từ ngày 01/7/2025, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang văn bản trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Đặc biệt, quá trình ký hoặc điểm chỉ này phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.
Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định ảnh chụp phải:
- Nhận diện rõ người ký và công chứng viên;
- Rõ nét, không bị chỉnh sửa, cắt ghép;
- In màu hoặc đen trắng trên giấy A4, hoặc giấy ảnh chuyên dụng tối thiểu 13x18cm.
Việc chụp ảnh là thành phần bắt buộc trong hồ sơ công chứng. Nếu người yêu cầu công chứng không đồng ý chụp ảnh, công chứng viên được quyền từ chối thực hiện công chứng. Quy định này nhằm tăng tính minh bạch, xác thực và phòng ngừa rủi ro pháp lý trong hoạt động công chứng.
Tăng cường kiểm tra, xác thực và lưu trữ thông tin
Để đảm bảo an toàn pháp lý và ngăn ngừa gian lận:
- Khi chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan chứng thực phải chụp ảnh người ký tại thời điểm ký văn bản để lưu vào hồ sơ.
- Lời chứng trong văn bản phải ghi theo mẫu thống nhất, bao gồm:
- Họ tên người dịch,
- Thời gian và địa điểm ký văn bản,
- Xác nhận chữ ký,
- Đóng dấu của cơ quan chứng thực theo quy định pháp luật.
Điều chỉnh quy định về công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế
Luật mới tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc phân chia di sản:
- Trước đây: Tất cả những người thừa kế bắt buộc phải có mặt đầy đủ để cùng ký vào văn bản phân chia di sản.
- Từ 01/07/2025: Cho phép một hoặc một số người thừa kế lập văn bản phân chia di sản riêng (miễn là có sự đồng thuận của các bên) và tiến hành công chứng độc lập.
- Quy định này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp người thừa kế đang ở nước ngoài, không thể đồng thời có mặt để ký cùng nhau.
Mở rộng phạm vi công chứng ngoài trụ sở
Nhằm hỗ trợ người dân, đặc biệt là nhóm yếu thế, quy định mới cho phép:
- Công chứng viên được thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp như:
- Người yêu cầu công chứng già yếu, ốm đau, mất khả năng đi lại,
- Hoặc rơi vào hoàn cảnh bất khả kháng.
- Nội dung văn bản công chứng phải ghi rõ lý do thực hiện ngoài trụ sở và địa điểm cụ thể nơi diễn ra việc công chứng.
- Đây là bước tiến mang tính nhân đạo và linh hoạt, bảo đảm quyền tiếp cận dịch vụ công chứng của mọi người dân, không phân biệt hoàn cảnh sức khỏe hay địa lý.
Quy định về thủ tục chứng thực chữ ký người dịch
Theo Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dịch có nhu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch cần thực hiện như sau:
- Trường hợp là cộng tác viên Phòng Tư pháp: Xuất trình bản dịch và giấy tờ cần dịch. Người thực hiện chứng thực sẽ đối chiếu chữ ký với chữ ký mẫu; nếu nghi ngờ, yêu cầu ký lại trước mặt.
- Trường hợp tự dịch phục vụ mục đích cá nhân:
- Xuất trình CMND/hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
- Giấy tờ chứng minh trình độ ngoại ngữ (bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc bằng tốt nghiệp đại học phù hợp);
- Bản dịch kèm theo giấy tờ gốc hoặc bản sao cần dịch;
- Người dịch phải ký trước mặt người chứng thực.
- Thực hiện chứng thực:
- Kiểm tra hồ sơ và giấy tờ hợp lệ;
- Ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu, ghi sổ chứng thực;
- Nếu bản dịch từ 2 trang/tờ trở lên thì ghi lời chứng ở trang cuối và đóng dấu giáp lai.
- Trường hợp tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Viên chức ngoại giao/lãnh sự phải cam đoan nội dung bản dịch chính xác, ký tên và đóng dấu cơ quan.
Tóm lại, người dân, doanh nghiệp và tổ chức hành nghề công chứng cần chủ động cập nhật, tuân thủ đầy đủ các quy định mới để tránh vi phạm, đồng thời đảm bảo quyền lợi khi tham gia các giao dịch, thủ tục liên quan đến công chứng – chứng thực trong giai đoạn chuyển tiếp và lâu dài.
